New Work

„Digitale Kommunikation wird ein Face-to-Face-Gespräch niemals ersetzen“

E-Mails, Chats, Messenger: Elektronische Nachrichten sind auch aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Aber vor lauter Schnelligkeit geht die Botschaft häufig unter. Wie man digitale Kommunikationsmittel sinnvoll einsetzt, erläutert Johann Butting, EMEA-Chef des Messaging-Anbieters Slack*, im Interview mit XING Spielraum.

XING Spielraum: Was macht eine gelungene Kommunikationskultur im Unternehmen aus?

Johann Butting: Digitale Transformation lässt sich nicht mehr aufhalten im Unternehmen. Daher müssen Firmen bezüglich ihrer Kommunikationskultur offen sein und sich in Ruhe überlegen, was der Übergang zu moderner, digitaler Kommunikation für sie heißt. Dabei gibt es zwei wesentliche Themen: Erstens ist es die Transparenz. Digitale Tools, die richtig eingesetzt werden, ermöglichen einen wesentlich transparenten Wissensaustausch im Unternehmen. Aktuell bearbeitete Themen sind für Mitarbeiter schneller einsehbar und das Finden von Informationen wird für Mitarbeiter einfacher. Der zweite Punkt ist die Effizienz. Im privaten Umfeld sind wir durch den Einsatz von Messaging-Systemen schon wesentlich schneller und effizienter, und anders organisiert. Die gleichen Potenziale sehen wir nun auch im Unternehmen. Die Tendenz geht hin zu kürzeren und weniger formalen Organisationsformen.

XING Spielraum: Teamwork ist ein Schlüsselbegriff von New Work. Die Kommunikation mit den Kollegen läuft jedoch zunehmend über digitale, also indirekte Kanäle. Erscheint dieser Trend nicht paradox?

Butting: Ich finde es nicht paradox. Mein Job besteht zu 95 Prozent aus Kommunikation – mit Kunden, meinen Teams und den Kollegen in den USA. Entscheidend für den Erfolg meiner Teams ist am Ende, wie effizient und gut ich in dieser Kommunikation bin. Digitale Tools unterstützen dabei, elektronische Kommunikation effizienter zu machen. Das bedeutet, sie qualitativ näher an die Face-to-Face Kommunikation heranzuführen. Besonders vorteilhaft ist dabei vor allem, dass vorhandenes Wissen nicht verloren gehen kann und Themen auch nachträglich verfolgt werden können. Dabei geht es nicht darum, persönliche Kommunikation durch digitale zu ersetzen. Diskussionen müssen von der Logik „Individuum first“ auf „Team first“ umgestellt werden. Das ist der Grund, warum z.B. Slack über Kanäle anstatt über direkte Nachrichten zwischen Personen organisiert ist.

XING Spielraum: Umgangssprache, Emoticons, Abkürzungen über das Chat-Format – Unterhaltungen werden informeller und lebendiger. Inwiefern verändert sich dadurch auch das Verständnis für Hierarchien?

Butting: In diesem Bereich gibt es große Veränderungen. Eine neue Arbeitswelt erfordert neue Konzepte für Hierarchien, dabei ist Transparenz einer der wichtigsten Faktoren. Wenn Informationen breit verfügbar sind, hat das allein schon großen Wert. Hierarchien sind dann nicht mehr basiert auf Wissensvorteilen.

„In früheren Meetings nahmen alleine Updates von Führungskräften 25 % der Zeit ein. Heute haben Mitarbeiter diese Information schon längst auf digitalen Kanälen gelesen.“

Es gibt zahlreiche Forschungsarbeiten zu diesem Thema, aus denen hervorgeht, dass Menschen psychologisch stark auf die Emotionen menschlicher Gesichter reagieren. Konversationen in Tools wie Slack vermitteln daher eine gewisse Nähe und vermeiden im Gegensatz zum rein schriftlichen Austausch auch unbeabsichtigte Schärfe.

„Aus Hierarchien werden die Ängste ein Stück weit herausgenommen, was sie effizienter macht. Gleichzeitig werden sie aber nicht wirkungslos.“

XING Spielraum: Neue Organisations- bzw. Kommunikationsformen bedeuten eine große Herausforderung für den Mitarbeiter, um beispielsweise nicht in der Flut an Nachrichten zu versinken – wir kennen es alle aus dem privaten Umfeld. Wie kann sich der berufliche User dagegen wappnen?

Butting: Die Unternehmen müssen Standards schaffen. Immer wenn wir einen Technologieschub haben, gibt es mehr Möglichkeiten always-on zu sein. Das fing schon mit (Mobil-)Telefonen an. Damit können natürlich Probleme verbunden sein. Klar definierte Arbeitsstrukturen im Unternehmen sind daher extrem wichtig.

XING Spielraum: Wie organisieren Sie persönlich Ihre Kommunikation?

Butting: Ich persönlich plane am Sonntagmorgen eine Stunde lang meine kommende Woche, wobei ich natürlich auch Nachrichten an Kollegen schreibe. Jedoch bin ich dabei sehr klar: Nur, weil ich am Wochenende eine Nachricht schreibe, muss diese nicht direkt beantwortet werden.

Regeln müssen im Team aufgestellt werden: Wann ist etwas wichtig und muss beantwortet werden und was kann auch mal etwas länger liegen bleiben? Slack bietet hierbei beispielweise die Möglichkeit, Keywords und Kanäle für bestimmte Zwecke zu definieren und markieren. Notifications erreichen mich dann etwa am Wochenende nur bei dem Gebrauch bestimmter Schlagworte beziehungsweise bei Neuigkeiten in den markierten Kanälen. Auch Artifical Intelligence Tools können eingesetzt werden, um die Auswahl der Nachrichten noch akkurater zu machen. Ich habe dies für mich so eingestellt, damit ich nur die für mich relevanten Messages bekomme. So bearbeite ich täglich lediglich morgens für 30 bis 40 Minuten und abends für etwa 15 Minuten die eingegangenen Nachrichten. Insgesamt verbringe ich damit also nicht mehr als eine Stunde täglich.

XING Spielraum: Inwiefern sehen Sie digitale Kommunikation als Katalysator für Feedbackkultur?

Butting: Digitale Kommunikation sollte auch in diesem Thema die Face-to-Face Kommunikation nicht ersetzen. Schwieriges Feedback sollte weiterhin in einem persönlichen Gespräch gegeben werden. Feedback sollte trotzdem häufig, schnell und in kleinen Dosen gegeben werden, anstatt selten und alles auf einmal. Dies lässt sich durch digitale Systeme einfach sehr gut unterstützen, was wiederrum unfraglich die Effizienz steigert.

Meiner Meinung nach sind Emojis dabei sehr wirkungsvoll. Wenn sich beispielsweise ein Mitarbeiter unklar ausdrückt und ich seine Frage nicht verstehe, sende ich anstatt einer Gegenfrage, einen passenden Emoji. Dieser wird dann meistens richtig verstanden.

XING Spielraum: Wie würden Sie die Kommunikationskultur von Slack beschreiben?

Butting: Es wird viel, aber effizient kommuniziert. Slack als Tool nimmt viele Routinearbeiten ab, weshalb wir viel Zeit mit den wirklich wichtigen Aufgaben verbringen können. Durch Leichtigkeit und Informalität in der Kommunikation, gelingt es uns gut, über Hierarchieebenen hinweg ungezwungener zu reden, sowohl von oben nach unten als auch anders herum. Das heißt jedoch nicht, dass es Hierarchien verschwinden. Mitarbeiter fühlen sich empowert und setzen selbst Themen auf die Tagesordnung. Oft sind dadurch Themen schon in Arbeit, bevor ich als Führungskraft auf sie stoße und angehen möchte.

Das Interview führte Julia Nedoma

*Johann Butting ist Head of EMEA bei Slack. Er arbeitet seit fast 20 Jahren im Technologiesektor in den USA und in Europa. Zuletzt war er als Head of EMEA bei Dropbox tätig, wo er für den Aufbau des europäischen Teams an fünf Standorten und insgesamt 300 Mitarbeitern verantwortlich war.

 


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1 Kommentare

Paul G. Huppertz

30.07.2018

Die Aussage im Titel dieses Postings gilt schon seit Jahrtausenden, denn so lange praktizieren Menschen das Digitalisieren von Informationsrepräsentationen verschiedener Typen bereits, wie es anschaulich & kompakt dargestellt ist im Computerposter.
s. XING-Forum ‚Poster ‚Die Geschichte der digitalen Evolution“
https://www.xing.com/communities/posts/poster-die-geschichte-der-digitalen-evolution-1014138570