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Einfach besser arbeiten

Schluss mit Meeting-Marathons: So werden Besprechungen produktiv

Job-Meetings sind – oft zurecht – als Zeitverschwendung gefürchtet. Denn zu häufig wird dort viel geredet, aber nichts wirklich gesagt – und meistens passiert hinterher erstmal nichts. Doch das muss nicht sein. Und dazu kann jeder etwas beitragen.

„Ich sitze heute schon wieder fünf Stunden in Meetings.“ Es gibt wohl kaum einen Arbeitnehmer, der diesen Satz freudestrahlend ausspricht – zu unbeliebt sind Besprechungen aller Art, oft aus gutem Grund. Doch damit sich das ändert, muss mehr passieren als Nörgelei unter Kollegen. Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter können dafür etwas tun.

Zunächst sollte man gut darüber nachdenken, ob ein Meeting tatsächlich sein muss, rät Karrierecoach Ute Bölke. Auch der Zeitpunkt muss passen: „Gleich am Montagmorgen zwei Stunden in einer Besprechung sitzen, das muss nicht sein.“ Außerdem sollte man pünktlich starten – sonst sind viele Teilnehmer schon genervt, bevor es überhaupt losgeht.

„Manche Teilnehmer kommen in einen Rausch“

Wenn diese Basisfragen geklärt sind, ist das größte Problem oft, dass es kein klares Ziel gibt. „Dann ufern Besprechungen schon aus, bevor sie angefangen haben“, sagt Führungskräfte-Coach Axel Rittershaus. Ebenso wichtig ist eine klare Agenda. Denn dann ist direkt klar, wer was vorzubereiten oder beizutragen hat.

„Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, das Meeting zu einem Erfolg zu machen“, sagt Coach und Autor Michael Gerharz. Da gibt es zum Beispiel Kollegen, die ständig alles wiederholen, was andere schon längst gesagt haben. „Manchmal hören die einfach nicht gut zu. Bei komplexen Themen aber kann man einfach nicht alles im Kopf behalten, was bereits gesagt wurde“, erklärt Gerharz. Was Abhilfe schafft: Die Diskussion verschriftlichen und Gedanken visualisieren, zum Beispiel auf einem Whiteboard.

Bölke rät in diesem Zusammenhang auch zu einem Moderator, der als eine Art Zeitwächter fungiert: Er legt Redezeiten fest und achtet auch darauf, dass diese eingehalten werden. Denn nicht nur Wiederholungen können ein Problem sein. „Manche Teilnehmer kommen in einen Rausch, wenn sie erstmal dran sind, und dadurch zieht sich alles in die Länge“, erklärt Bölke.

„Viel reden spricht nicht für Kompetenz“

„Viel reden spricht nicht für Kompetenz“, warnt Gerharz. „Kompetent wirken die, die sich verständlich ausdrücken können und auf den Punkt kommen.“ Er empfiehlt daher, sich für Präsentationen genau zu überlegen, was die Kernaussage ist – der sogenannte Küchenzuruf. Es lohne sich immer, die eigene Aussage vorher in drei Sätzen zusammenzufassen.

Wenn jemand in Sachen Redezeit über die Stränge schlägt, dürfen auch die Kollegen ihn bitten, zum Punkt zu kommen, sagt Rittershaus. Eine Besprechung erfordere schließlich von allen Beteiligten Disziplin. Rittershaus hält es auch für wichtig, dass man ehrlich miteinander umgeht: Wer nicht vorbereitet ist, sollte das offen zugeben. Dann kann eventuell die Agenda umgestellt werden, und man vergeudet weniger Zeit.

Feedback zur Besprechung sollte nicht nur am Ende des Meetings erfragt werden, wenn alle schon mit den Hufen scharren und gedanklich im nächsten Termin sind, rät Rittershaus. Es ist vielmehr sinnvoll, spontane Kommentare durch eine anonyme Befragung nach dem Meeting zu ergänzen. Dazu gebe es kostenlose Online-Tools. Der Fragebogen sollte spätestens am nächsten Morgen verschickt werden, das Ausfüllen darf höchstens fünf Minuten dauern.

Und noch etwas ist zu tun, wenn die Besprechung vorbei ist, so Rittershaus: „Alle müssen sich wirklich verpflichten, die besprochenen Inhalte auch umzusetzen.“ Das habe auch mit dem Verantwortungsgefühl jedes einzelnen Mitarbeiters zu tun. Passiert nach einem Meeting nichts, sei das frustrierend und demotivierend für die Beteiligten.


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3 Kommentare

Ludwig

18.01.2018

Ich möchte in diesem Zusammenhang mal eine Passage aus „Zurück an die Arbeit“ von Lars Volmer zitieren:
„(…) Nicht das Instrument Meeting an sich ist falsch, schlecht oder nervig. Nur liegt sein Zweck eben nicht darin, Informationen auszutauschen oder Entscheidungen herbeizuführen. (…) Manche lästern hinter vorgehaltener Hand über die Meetings und rollen vor dem nächsten Jour fixe mit den Augen. Und immer mehr beklagen sich auch lauthals: So eine Zeitverschwendung! So ein Theater! Und die Arbeit bleibt liegen! Die Arbeit? Bleibt liegen?
… Jetzt wird’s spannend. Lesen Sie das ruhig noch einmal. Etwas, das in den meisten Unternehmen so viel Raum einnimmt. Etwas, für das alle anderen Arbeiten unterbrochen und liegengelassen werden. Etwas, das so viele Ressourcen bindet (acht Teilnehmer mal zweieinhalb Stunden gleich zwanzig Personenstunden!). Das soll keine Arbeit sein? Genau. Es ist keine Arbeit. Und die Menschen wissen das intuitiv. Nach meiner Beobachtung empfinden die meisten solche Veranstaltungen tatsächlich als etwas, das sie von der Arbeit abhält. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte leiden schwer unter dem Gefühl, nicht genug zur eigentlichen Arbeit zu kommen. Denn, verdammt nochmal, sie wollen doch arbeiten!“

Olaf Benken

19.01.2018

Ist ja alles schön und gut. Nur gibt es dabei gerade in größeren Unternehmen, bei denen das Problem IMHO auch diesbzgl. noch größer ist, zwei Probleme:

– die wenigstens Meetings finden noch in einem Meetingraum statt, sondern meist per TelKo. Ergo gibt es auch kein Whiteboard, welches man zur Visualisierung nutzen kann. „Neuartige“ Tools wie Lync werden aber nicht von allen Teilnehmern akzeptiert…

– wo finde ich neben mir als Organisator jemanden, der den Zeitwächter machen kann und will? Die Teilnehmer wehren sich i.d.R. mit Händen und Füßen, ich selbst kann das nicht gleichzeitig machen und jemanden extra dazuholen geht auch nicht…

Ich bin gespannt auf konstruktive Vorschläge!

Dr. Brigitte Teuchert

19.01.2018

1. Meetings – egal ob live oder TelKo – sollten „vorstrukturiert“ werden:
Nicht nur die Agenda zählt, sondern die Feststellung, was wollen die TeilnehmerInnen unter „Top 1“ tatsächliche besprechen:
Beispiel: Planung der Veranstaltung XY (wäre der Agendapunkt); zusätzlich erforderlich ist eine Substruktur:
TOP 1a: Terminfestlegung
TOP 1b: Ort der Veranstaltung
TOP 1c: Bestimmte Referenten auswählen….
Je genauer die Struktur, desto präziser kann der Austausch der TN stattfinden und das Ergebnis fixiert werden.
Die Zeitvorgabe kann exakter sein, die Äußerungen der TeilnehmerInnen werden kürzer, der Überblick über Vorschläge und Meinungen fällt leichter, Entscheidungen fallen schneller, Meetings werden kürzer und inhaltlich ergiebiger.
2. Mündliche Zusammenfassungen nach dem Abschluss z.B. von TOP 1a oder TOP 1b sofort mit einem kurzen Satz im Protokoll festhalten, d.h. mit „Protokollnotizen“ arbeiten. Am Ende des Meetings liegen alle Ergebnisse vor, sind verbindlich und sofort umsetzbar. Niemand muss nachträglich Protokoll schreiben.

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