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Neue Führung

"Mitarbeiterbefragungen ohne Folgen schaffen Frust"

Offenheit und Kritikfähigkeit sind zwei zentrale Anforderungen an moderne Unternehmensführung. Leider aber verpassen viele Firmen die Chance, durch Mitarbeiterbefragungen wirkliche positive Veränderungen anzustoßen. XING Spielraum sprach mit Matthias Frye von Questback über taube Chefs, enttäuschte Angestellte und Wege zu einer Feedback-Kultur.

Matthias Frye Questback_zum Thema Mitarbeiterbefragungen

Matthias Frye, Regional Manager Central Europe bei Questback: „Viele Chefs lesen Kritik nicht gerne.“

XING Spielraum: Herr Frye, Mitarbeiterbefragungen haben nicht den besten Ruf. Warum?

Matthias Frye: Für den Mitarbeiter müssen Umfragen einfach attraktiver gestaltet werden. Leider werden sie oft mit langweiligen Designs, endlosen Fragekatalogen, komplizierter Handhabung oder verwirrenden Fragen konfrontiert. Die Unternehmen sind meist sehr bestrebt, Ergebnisse mit dem Vorjahr vergleichen zu können und sehen daher von einer Modernisierung ihrer Befragung ab. Außerdem steht zu oft der Prozess im Vordergrund, zu selten die tatsächlichen Befragungsergebnisse und Maßnahmen – auf die es aber eigentlich ankommt! Das motiviert verständlicherweise kaum dazu, an einer Umfrage teilzunehmen.

Unternehmen wiederum sind manchmal skeptisch, da eine klassische Befragung aller Mitarbeiter automatisch mit einem hohen Verbrauch an Zeit, Kosten und anderen Ressourcen verbunden wird. Der daraus entstehende Nutzen steht für viele dann in keinem Verhältnis. Zudem fürchten sich manche Chefs davor, dass beim Befragungsprozess Fehler passieren, die die Belegschaft einem nachher ankreidet.

Wer hat denn an diesem Zustand mehr Schuld – die Chefs oder die Mitarbeiter?

Frye: Darauf gibt es ehrlich gesagt keine pauschale Antwort: Einerseits gibt es natürlich Chefs, die weniger gerne hören möchten, was ihre Mitarbeiter über sie zu sagen haben. Diese sind oftmals auch nicht bereit, etwas zu verändern oder konkrete Maßnahmen auf die Umfrage folgen zu lassen. Und wenn doch eine Umfrage durchgeführt wird, nachher aber nur die lobenswerte Platzierung im Arbeitgeber-Ranking oder die hohe Beteiligungsrate hervorgehoben werden, fühlen sich die Mitarbeiter schnell verschaukelt.

Doch es wäre zu einfach, nur auf die Chefetage zu zeigen. Denn auch die Mitarbeiter beziehungsweise die Betriebsräte als deren Vertretung können zum Problem beitragen. Natürlich ist es sehr wichtig, dass Mitarbeiter geschützt werden. Wenn diese Sorge jedoch übertrieben wird, kommt meist nichts Konkretes aus der Befragung heraus.

Wie sollte aus Ihrer Erfahrung heraus eine Befragung aussehen, die alle Seiten zufrieden stellt?

Frye: Der grundsätzliche Wille, bei einer Umfrage mitzumachen, ist in der Regel vorhanden: Arbeitnehmer möchten heute mehr als je zuvor ihr Unternehmen aktiv mitgestalten. Daher ist es für sie kein Problem, häufiger befragt zu werden – solange die Befragung kurz, spielerisch und gleichzeitig sinnstiftend ist. Damit sie möglichst eng einbezogen werden, müssen die Ergebnisse für alle transparent gemacht werden und daraus Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden. Nur wenn diese zielführend und für alle nachvollziehbar sind, tragen sie dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Kurzum: Eine gute Befragung ermöglicht einen kontinuierlichen Dialog zwischen den Mitarbeitern und den Führungskräften und stößt Veränderungen an.

Oft ist es ja auch so, dass aus Befragungen einige schnelle Reaktionen erfolgen, aber nachhaltige Veränderungen nicht mehr. Haben Sie dafür auch einen Tipp?

Frye: Dafür gilt es, die Befragungsergebnisse in einem umfassenden Tool zu verwalten, das Rückgriffe auf alle Details der Umfrage ermöglicht und nichts in Vergessenheit geraten lässt. Auch die beschlossenen Maßnahmen sowie deren beabsichtigte Wirkung sollte darin erfasst werden, damit sich der Erfolg der Projekte überprüfen lässt. Um den weiteren Verlauf nachzuverfolgen, sollten unbedingt die Mitarbeiter bei der Auswahl, Gestaltung und Bewertung der Wirksamkeit eingebunden werden – gegebenenfalls über eine neue Umfrage. Wir bezeichnen das als „Closed Loop“: einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der Ursache, Wirkung und Maßnahmen als Kreislauf betrachtet.

Für das Mitarbeiter-Feedback in Ihrer eigenen Firma Questback haben Sie sogar eine App entwickelt. Was bietet sie für Vorteile?

Frye: Unsere App „MySay“ ermöglicht es jedem Mitarbeiter, nicht nur Feedback zu seiner Arbeitssituation, sondern auch Verbesserungsvorschläge und Ideen zu Prozessen, Abläufen oder Produkten laufend abzugeben – mit wenig Aufwand und unabhängig von Zeit oder Ort. Er bestimmt dabei selbst, wann er seine Meinung zu welchen Aspekten abgibt, anstatt dazu aufgefordert zu werden. Diese Selbstbestimmung wird sehr dankbar angenommen und trägt zu einer erhöhten Zufriedenheit bei! MySay dreht sich nicht nur um klassische Mitarbeiterthemen, sondern auch übergeordnete Sachverhalte wie die gesamte Unternehmensstrategie, Geschehnisse auf dem Markt oder Rückmeldungen zu Services und Produkten. Das ermöglicht uns Einblicke in das Stimmungsbild unserer Mitarbeiter, verbessert aber auch die Customer Experience und hilft uns, unser gesamtes Unternehmen zukunftsfähig zu machen.


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