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Digitalisierung

Drei Regeln für den perfekten digitalen Arbeitsplatz

Home Office, mobiles Arbeiten, reibungsloser Workflow – die Digitalisierung bietet phantastische Möglichkeiten für unsere Arbeitswelt. Doch in vielen Unternehmen scheitern neue Lösungen noch an organisatorischen Problemen und persönlichen Widerständen. In einem Gastbeitrag erklärt Thomas Gierich* von T-Systems, wie man beides überwinden kann.

Thomas Juergen Gierich T-Systems

Digitalisierungsexperte Gierich: „Je flexibler der Arbeitsplatz, desto größer die Anforderungen an die Arbeitgeber“

Was bislang die Kaffeeküche war, ist heute der Chat Room. Ging es früher darum, bequem am Fenster zu sitzen, ist heute der Ausblick auf größtmögliche Mobilität und beste Hard- und Software gefragt. Digitale Arbeitsformen haben unsere Arbeitswelt innerhalb kürzester Zeit revolutioniert. Das „Büro to go“ wird zum Workflow-Treiber – weil es den Unternehmen mehr Effizienz verspricht, aber auch, weil die Mitarbeiter und auch Bewerber diese individuellen Freiheiten zunehmend einfordern. Das Homeoffice avanciert zum „Must have“. Von Zuhause aus oder auf Geschäftsreisen uneingeschränkt arbeiten zu können, eigenverantwortlich zu agieren und flexibel zu sein: klingt nach einer Arbeitserleichterung. Doch dafür muss der digitale Arbeitsplatz in der Praxis funktionieren und vor allem: auch von allen angenommen werden. Doch hieran scheitert es oft.

Punkt 1: Die Technik muss stimmen

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird dann zum Erfolgsprojekt, wenn die Daten und Applikationen endgeräteunabhängig und sicher an einem zentralen Ort liegen – vornehmlich in der Cloud. Der Vorteil: Die IT kann die Software zentral verwalten und aktualisieren, was deren Management einfacher macht. Und die Nutzer können von überall her darauf zugreifen, wenn die Anbindung stimmt. Technisch heute längst kein Problem mehr, sollte man meinen. Doch manchmal hakt es an den kleinen Dingen. Was zum Beispiel nützt die beste Vision von Collaboration, wenn der Kollege im Ausland über keinen Laptop verfügt?

Der Roll-Out der Digital Workplaces stellt Unternehmen zum Teil vor immense Herausforderungen. Den Umzugswagen im Hau-Ruck-Verfahren vollzupacken, führt häufig dazu, dass die Mitarbeiter eher frustriert als motiviert nach Hause gehen. Schritt für Schritt ins digitale Arbeitsleben umziehen, hat sich bewährt: Erst analysieren, welche Abteilung welche Bedürfnisse an Software und Geräten hat und welche Applikationen im Gebrauch sind. Dann aussortieren, was davon wirklich in die Cloud muss. Und danach Bereich für Bereich zu migrieren. Aber nicht, ohne die Mitarbeiter „mitzunehmen“. Umso wichtiger ist der nächste Punkt.

Punkt 2: Alle bereit für den Wandel?

Bei den „Digital Natives“ keine Frage: Sie haben die Digitalisierung im Blut und klare Vorstellungen, wie ihr Wunschbüro eingerichtet sein sollte. Die Tatsache, dass es digital ist, ist für sie selbstverständlich. „Digital Natives“ erwarten, dass sie von ihrem Arbeitgeber intuitiv bedienbare Programme zur Verfügung gestellt bekommen. Ansonsten bedienen sie sich selbst und transferieren Cloud-basierte Anwendungen wie WhatsApp oder Dropbox aus ihrem Privatleben an den Arbeitsplatz. Sie treiben den digitalen Wandel voran und werden beim Recruiting immer stärker nachgefragt.

Was den Druck zusätzlich erhöht, ihnen eine digitale Wohlfühlumgebung einzurichten. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch die „Bewahrer“. Und das sind mehr als man glaubt, denn die „Digital Immigrants“ bilden in vielen Unternehmen noch die Mehrheit. Sie geben gewohnte Strukturen und Techniken ungerne auf, reagieren mit Sorge und Ablehnung auf anstehenden Veränderungen – und müssen abgeholt und überzeugt werden müssen. So positiv die Aussicht auf etwas Neues ist: Beim Thema Wandel reagieren rund 95 Prozent der Menschen erstmal skeptisch.

Punkt 3: Die unterschiedlichen Anforderungen unter einen Hut bringen

Die „Digital Angst“ ernst nehmen – das sollte die Devise sein. Allen Mitarbeitern sollte bewusst sein, wie die neue Arbeitswelt aussieht und welche Vorteile sie mit sich bringt. Sie sollten aber auch Antworten auf kritische Fragen erhalten, zum Beispiel zur drohenden Vermischung von Business und Freizeit und der „Allzeitverfügbarkeit“. Je flexibler der Arbeitsplatz, desto größer die Anforderungen an die Arbeitgeber, hier klare Aussagen zu treffen und die Work-Life-Balance ins digitale Zeitalter zu übertragen. Doch damit nicht genug: Alle Mitarbeiter sollten je nach ihren Befindlichkeiten auf dem Weg ins Büro to Go begleitet werden – durch eine sensible Vorbereitung, durch kontinuierliche Kommunikation, was wann passiert, und durch Schulungen und Weiterbildungen.

Die Digitalisierung bietet viele Chancen – doch nur in der engen Interaktion zwischen Mensch und Technik wird daraus auch das Arbeitsumfeld 4.0, das wir uns alle wünschen.

*Autoren-Info: Thomas Jürgen Gierich ist einer der “Centralized Hosted Workplace”-Pioniere in Deutschland und verfügt über 17 Jahre Erfahrung in Virtualisierungstechnologien, Cloud Computing und „Centralized Managed Workplace“-Lösungen. Er arbeitete für verschiedene Unternehmen und begleitete mit diesen in den letzten zwei Jahrzehnten mehr als 350.000 Nutzer in eine zentralisierte Arbeitswelt. Bei T-Systems International verantwortet er den internationalen Solution Sales-Bereich für Digital Workplace-Lösungen.
Kontakt: Thomas.Gierich@t-systems.com


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3 Kommentare

Michael

16.08.2017

Mobiles Arbeiten sollte in der heutigen Zeit ein „must have“ sein und nicht ein Privileg einiger Mitarbeiter!
Die Vorteile liegen auf der Hand:
– Flexible und eigenverantwortliche Arbeitszeiten
– Entlastung des Straßenverkehrs da weniger Berufspendler zu ihren Büros fahren und daraus resultierend weniger Umweltgifte… Das ist für mich auch das beste Argument!
– Weniger Büroflächen und daraus Sparpotenzial

Und so könnte das weiter geführt werden. Ich verstehe nicht, warum sich so viele Firmen damit schwer tun.

Heike Riedinger

17.08.2017

Dem kann ich nur beipflichten, es gehört in unsere Zeit und bringt für viele nur Vorteile. Natürlich gibt es auch andere Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Nicht jeder kann ohne Führung eigenverantwortlich arbeiten, nicht jeder kann Nein sagen und irgendwann nicht mehr erreichbar sein. Nicht jeder kann mit Worklife Balance so umgehen, dass es wirklich Worklife Balance ist. Und nicht jeder Arbeitsplatz ermöglicht Mobiles Arbeiten.
Für mich liegen die Vorteile hier auch ganz klar auf der Hand und ich finde es super, dass der Trend in diese Richtung geht, Ich verbinde damit auch ein großes Stück Freiheit, dann zu arbeiten, wenn ich kreativ bin, die Pendelei gegen Freizeit, Sport oder Arbeit einzutauschen, eine ganz andere Sichtweise zu erlauben und es macht mich auch als Mitarbeiter stolz die Eigenverantwortung für meine Arbeitspakete mitgestalten zu können. Das ist ein Privileg, dass mir mein Arbeitgeber T-Systems zugesteht, was für mich der Hauptgrund ist mich mit meinem Arbeitgeber zu identifizieren. Ich bin stolz darüber so arbeiten zu dürfen und hoffe es wird in Zukunft mehr und mehr dieser Rollen geben und auch mehr und mehr Arbeitgeber die ihren Mitarbeitern diese Arbeitsweise erlauben und ermöglichen.

Ralph Maar

17.08.2017

Vielen Dank Herr Gierich für Ihren Artikel,

seit Jahren versuche ich einen solchen Arbeitsplatz zu finden. Das ist fast unmöglich in Deutschland. Bei sehr vielen Unternehmen rennt man gegen eine „Wand“.

Ich leide an Fernweh und möchte oft verreisen. Einfach an einem anderen Ort sein und dort leben und arbeiten. In den Medien wird oft über Work und Life Balance berichtet. Mir persönlich nutzt das gar nichts, wenn ich im Unternehmen einen Ruheraum oder Fitnessraum habe. Und ich mir kostenlos Obst nehmen kann. Was für ein Blödsinn.

Im vorherigen Kommentar wurden bereits einige Vorteile aufgelistet. Ich gehe noch weiter, warum soll ich mit Menschen, sprich Kollegen in einem Büro meine Zeit verbringen die ich wahrscheinlich gar nicht leiden kann. Und die mich vielleicht nicht leiden können. Ich weiß worüber ich schreibe, weil ich erkrankt war bin ich jahrelang übelst am Arbeitsplatz gemobbt worden bis zum totalen Zusammenbruch.

Daher kommt für mich nur noch ein Orts- und Zeitunabhängiger Digitaler Arbeitsplatz in Frage.

Immerhin findet man im Internet inzwischen einige wenige Unternehmen die das anbieten. Allerdings sind die meisten nicht seriös, da sie die notwendige technische Ausstattung nicht kostenfrei zur Verfügung stellen und die Entlohnung sehr schlecht ist.

Ein amerikanisches Online Unternehmen bietet Homeoffice Arbeitsplätze an und stellt das komplette technische Equipment zur Verfügung. Doch ist auch bei diesem Unternehmen die Entlohnung schlecht, so dass sich eine Beschäftigung nicht lohnt.

Ich bin Ü50 und habe das Arbeiten in Deutschland eingestellt. Ich mache nur noch das, was mir Spaß macht. Lieber nicht arbeiten und wenig Geld haben, als arbeiten und krank werden.

Wer jetzt denkt, der macht nichts. Falsch gedacht. In Eigeninitiative absolviere ich gerade meine vierte Berufsausbildung. Wenn ich das so nennen darf. Dann bin ich Kaufmann, Immobilienmakler mit geprüftem Sachverstand, Verwaltungsangestellter und last but not least Experte im Online-Marketing. UPS, beinahe hätte ich meine Tätigkeit als Autor/Texter nicht erwähnt.

Auch im digitalen Bereich ist es in Deutschland wie immer, langsam und alles wird schwierig gemacht.

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