Einfach besser arbeiten

Ständige Unterbrechungen: So schaffen Sie Ihre Arbeit trotzdem

Kollegen, Anrufe, Spontanmeetings – die Arbeit wäre viel schneller geschafft, wenn man nicht ständig unterbrochen würde. Statt eine Aufgabe zügig abzuarbeiten, sitzt man manchmal den ganzen Arbeitstag an ihr. Aber mit ein paar Tricks kann man die Unterbrechungen in den Griff bekommen.

Unterbrechungen am Arbeitsplatz

Wegen ständiger Unterbrechungen kann mancher Beschäftigte kaum konzentriert am Stück arbeiten. (©Foto: Monique Wüstenhagen / dpa)

Welche Strategien helfen, um trotz Hektik konzentriert und fokussiert weiterzuarbeiten? Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua) hat Tipps zusammengetragen.

1. Reflektieren

Um gute Strategien für mehr Arbeitseffektivität zu entwickeln, sollte man erstmal sein eigenes Verhalten kennen. Dabei helfen Fragen wie: Wie gehe ich bisher mit Arbeitsunterbrechungen um? Was funktioniert bislang gut, und wodurch verliere ich viel Zeit? Welche Möglichkeiten fallen mir zusätzlich ein, um Arbeitsunterbrechungen besser zu bewältigen?

2. Möglichst schnell weiterarbeiten

Manche Unterbrechungen lassen sich nicht vermeiden. Das kann zum Beispiel sein, wenn von den Kindern ein wichtiger Anruf kommt. Für solche Fälle hilft es, sich ein kleines Notizbuch anzuschaffen. Darin notiert man in Stichworten, woran man gerade arbeitet. Gut ist es auch, nach der Unterbrechung möglichst schnell zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Denn je weniger Zeit vergangen ist, desto weniger hat man vergessen.

3. Aufgaben nach Prioritäten ordnen

Manche Aufgaben können sicher auch eine halbe Stunde warten. Bei manchen Unterbrechungen ist es daher wichtig, die bereits begonnene Aufgabe erst abzuschließen und sich erst dann dem nächsten Projekt zu widmen.

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4. Bei Überforderung reagieren

Manchmal prasseln mehrere Aufgaben unerwartet zugleich auf einen ein. Statt in Hektik zu verfallen, sollte man dann bewusst versuchen, ruhig zu agieren und seine Erfahrung zu nutzen. Das bedeutet, sich fünf Minuten Zeit zu nehmen, um sich alle Aufgaben zu notieren – und dann den Tag neu zu strukturieren: Wie arbeite ich die Aufgaben in welcher Reihenfolge ab? Und was fällt zur Not hinten runter?

5. Notfalls Arbeit abgeben

Manchmal sind gar nicht alle Aufgaben zu schaffen. Dann hilft nur, sie frühzeitig an Kollegen oder an das Team abzugeben. Das ist in der Regel auch kein Problem, vorausgesetzt man bietet an: Wenn Du mal in Not bist, helfe ich Dir natürlich auch.

3 Kommentare

Peter

07.02.2017

Eine gute Idee ist auch, Slots im Kalender für konzentrierte Eigenarbeit einzustellen. Das wird nicht die Kids abhalten, Vater oder Mutter schnell mal anzurufen, aber doch in vielen Fällen Kollegen.

Eine weitere gute Idee ist, die eigene Bio-Kurve zu kennen und auf sie abgestimmt zu planen. Z.B. sind Frühaufsteher typischerweise früh morgens am besten konzentrationsfähig und können zu der Zeit schwierige Eigenarbeit am besten erledigen. Die noch nicht beantworteten Emails vom Vortag und andere Routinearbeiten kann man auch später am Vormittag angehen.

Faas, Wolfgang

07.02.2017

Zuerst ordnen nach Prioritäten; den Stapel Papier einschl. Notizen „vergraben“ (nicht auf dem
Schreibtisch in Sichtweite) und nacheinander abarbeiten. Wenn es eng ist oder wird, dafür sorgen, das für einen Zeitraum X sie nicht durch Anrufe, Kollegenprobleme etc. gestört werden.
Individuell, wie Peter darlegte, den Arbeitsrhytmus bestimmen, dann klappt alles, denn
a) durch die herbeigeührte Ordnung fühlt man sich gleich leichter und freier,
b) durch das Weglegen von Aufgaben wird man psychisch entspannter (gelassener) was
automatisch zu besseren und schnelleren Arbeitsergebnissen führt.

Neelix

07.02.2017

1. bedeutet, dass man es noch nicht reflektierte und die „Schuld“ gefälligst erstmal bei sich zu suchen hat. Wenn man in solchen Problemen steckt, ist das ziemlich unwahrscheinlich. Es werden hier ansonsten nur Fragen aufgeworfen. Falls es wirklich jemanden gibt, der die Antworten darauf schon kennt, dürfte der diesen Teil als uninteressant, wenn nicht sogar als sinnfrei ansehen.
2. ist für sich selbst bereits eine lustige Aussage. Schon wenn die Unterbrechung jeweils eine Erstanalyse erfordert, damit man sie überhaupt versteht und notieren kann, ist „schnell“ bereits vorüber.
3. stellt der zugehörigen Überschrift im Detailtext das Bein, weil es hier bereits auf „manche“ reduziert wird. Für die Mehrzahl kann wie geschrieben eine Erstanalyse nötig sein, weil man sonst „den Kunden“ schon verloren hat.
4. soll wohl bedeuten, dass man bei jeder Unterbrechung (darum ging es doch?) den Tag neu strukturiert und somit aus dem Planungsmodus gar nicht mehr herauskommt.
5. scheitert bei vielem daran, dass es oft nur einen Spezialisten in der ganzen Firma gibt, der genau diese Aufgabe übernehmen kann, da den anderen die Zeit fehlt, das Wissen zu erlangen. Vertretungen sind oft nicht Teil der Personalplanung, weil zu teuer.

Fazit: Das Ganze geht auf diese Weise völlig an der Realität vorbei, weil es eine sehr komplexe Umwelt mit extrem vereinfachten Antworten zu behandeln versucht. Das ist menschlich, aber leider unzureichend.

Ein wirklicher Tipp wäre beispielsweise darum zu bitten, es in einer Mail darzulegen. Die kann man später priorisieren, abarbeiten, als Grundlage für einen gemeinsamen Termin verwenden oder (bei Überforderung an den Chef) weiterleiten. Das funktioniert aber auch nur solange, bis das eigene oder das Postfach vom Chef voll ist. :)