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Change 2017

"Überstunden sind Management-Fehler - und so vermeidet man sie"

Überstunden führen zu Unzufriedenheit, Stress und Burnout – und sind trotzdem Alltag in vielen Unternehmen. „Überstunden resultieren allein aus Missmanagement in der Chefetage“. Sagt ein Chef. Und zeigt Lösungen auf.

Ein Gastbeitrag von Alexander Krapp*

Die Zahlen sind alarmierend: Ein Viertel der Vollzeitbeschäftigten in Deutschland glaubt, sein aktuelles Arbeitstempo langfristig nicht durchhalten zu können. 18 Prozent arbeiten an der Grenze ihrer Leistungsfähigkeit und 23 Prozent verzichten auf Pausen, heißt es in einer Studie der Bertelsmann Stiftung von 2015. Demnach geht sogar jeder Achte krank zu Arbeit. Der steigende Ziel- und Ergebnisdruck in Unternehmen zwingt Beschäftigte in Deutschland dazu, mehr zu arbeiten, als ihnen gut tut.

Der Grund für den Überstunden-Gau? Missmanagement in der Führungsebene.

Konkret hat dieses falsche Management zwei Hauptaspekte: Entweder regiert im Unternehmen das Chaos oder die Gier. Das bedeutet im ersten Fall, dass die internen Workflows nicht stimmen. Im zweiten Fall deckt sich die Personalplanung nicht mit der Kunden- oder Projektplanung – zu wenig Mitarbeiter, zu viele Projekte. Das Ergebnis ist in beiden Fällen eine Abwärtsspirale. Mitarbeiter kündigen, weil sie weniger verdienen als ihnen durch die Überstunden zusteht. Zudem sind es meist die Besten, die zuerst gehen.

Überlastete Mitarbeiter bringen mangelhafte Leistung

Danach springen Kunden ab: Häufiger Personalwechsel und der einhergehende Kompetenzverlust lässt das Vertrauen schwinden. Die verbliebenen Angestellten müssen die Kapazitäten durch Mehrarbeit kompensieren. Dies geht jedoch zu Lasten der Arbeitsqualität. Außerdem wird es nötig, noch mehr Zeit in Mitarbeiter-Recruiting und Kundenakquise zu investieren. So lässt nach und nach die Gesamtleistung nach.

Das ist aber noch nicht alles. Mit einem derartigen Arbeitsmodell wird es immer schwieriger junge, gut ausgebildete Fachkräfte zu rekrutieren und zu halten. Gerade diese suchen nämlich verstärkt nach Möglichkeiten, ihre individuelle Lebenssituation mit dem Beruf zu vereinen. Wer kann Anforderungen wie flexiblen Arbeitszeiten oder Homeoffice gerecht werden, wenn er noch nicht einmal sein Überstundenproblem im Griff hat?

Mit diesen sechs Schritten kann das Management den Überstunden den Kampf ansagen:

  1. Die eigenen Ressourcen richtig einschätzen

Grundsätzlich sollte man wenig erfahrenen Mitarbeitern keine Projektverantwortung übertragen. Das ist zwar, angesichts des niedrigeren Gehaltsniveaus sehr verlockend, ein Projekt-Gau ist aber vorprogrammiert. Schließlich muss der Anfänger seine fehlende Erfahrung durch Überstunden kompensieren. Hinzu kommt, dass er mehr Hilfe braucht und somit auch die Kollegen und Vorgesetzten zusätzlich belastet werden.

  1. Unpassende Aufträge ablehnen

Nicht jedes Unternehmen ist für jeden Auftrag ausgelegt. Sei es weil die personellen Kapazitäten fehlen oder die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind. In einem solchen Fall sollte man den Mut aufbringen Nein zu sagen. Das hat nichts mit wirtschaftlichem Luxus zu tun, sondern zeugt von merkantilem Realismus. Neinsagen im richtigen Moment erspart den Mitarbeitern nervige Korrekturschleifen und unnötige Mehrarbeit. Die Kapazitäten werden nicht an falsche Projekte verschwendet und können sinnvoll – also fokussiert – eingesetzt werden.

  1. Zauberwort Spezialisierung

Im Wettbewerb verschafft eine Spezialisierung einen großen Vorteil. Ein Unternehmen sollte sich lieber auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, als viele verschiedene Disziplinen nur halb zu beherrschen. Dieses „Spezialistsein“ erweckt nicht nur Vertrauen von außen, sondern entfaltet auch Wirkung nach innen. Ein spezialisierter Mitarbeiter schafft bessere Ergebnisse in kürzester Zeit und geht am Ende des Tages pünktlich und zufrieden nach Hause.

  1. Mehr Outsourcing

Alles hausintern umzusetzen um Geld zu sparen, ist in Wahrheit eine Milchmädchenrechnung. Statt die eigenen Mitarbeiter mit Aufgaben außerhalb ihres Fachwissens zu belasten, sollte man lieber ein breites Netzwerk an Dienstleistern und Partnern aufbauen. Bei Bedarf sollten Projektleiter erfahrene Experten ins Boot holen. Erfahrungsgemäß steigert dies die Kundenzufriedenheit und schont die Nerven des Teams.

  1. Prioritäten setzen

Wenn es doch mal brennt, liegt es allein in der Hand des Managements, wie viel Druck es an die Mitarbeiter weitergibt. Es ist nun einmal nicht möglich, alles gleichzeitig zu schaffen. Panikmache ist ebenso wenig zielführend. Wie sehr Überstunden in solchen Fällen ausufern, hängt dabei direkt von der Einschätzung des Chefs selbst ab. Gerade jüngeren Führungskräften fehlt häufig die Erfahrung, Dinge richtig priorisieren zu können. Eine Umstellung auf agile Projektmethoden hilft in solchen Phasen, schneller und flexibler auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können.

  1. Zielgerichtete Kompetenzverteilung

Unter Personalengpässen leiden am meisten die eigenen Mitarbeiter. Diese müssen sie schließlich ausgleichen. Idealerweise gibt es für jeden Aufgabenschwerpunkt eines Mitarbeiters eine adäquate Vertretung in den eigenen Reihen. Kennt man die eigenen Mitarbeiterkompetenzen und setzt diese richtig ein, ist dies eine wesentliche Voraussetzung, um der Überstundenproblematik schon im Vorfeld entgegenzuwirken.

Krapp_Alexander Soulsurf*Über Alexander Krapp:

Alexander Krapp ist Gründer und Geschäftsführer von SOULSURF. Die Digitalagentur mit Sitz in München entwickelt für Kunden digitale Lösungen und mobile Apps. Die vier Schwerpunkte sind Beratung im Bereich digitale Transformation, externes Projektmanagement, Business Intelligence-Lösungen sowie die Entwicklung von Portalen, Corporate Websites und E-Commerce-Angeboten. DIE SOULSURF GmbH wurde 2009 gegründet. Die Digitalagentur SOULSURF mit Sitz in München entwickelt für Kunden digitale Lösungen und mobile Apps.

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5 Kommentare

Oliver Triebel

26.01.2017

Lieber Alexander Krapp,

Ihre Lösungsvorschläge an sich finde ich wirklich gut. Die grundsätzliche Problematik sehe ich aus meiner persönlicher Erfahrung vor allem in der Einstellung des Managements zur Situation und zu ihrem Personal.

Die Einstellung ‚Die Zeiten sind eben hart.‘, ‚Wir wollen doch alle unseren Job behalten, also müssen wir mehr leisten.‘ oder ‚Wir müssen uns an die vorgegebenen Marktverhältnisse oder Budgetvorgaben anpassen.‘ erscheinen mir in der Arbeitswelt seit vielen Jahren sehr präsent.

Auf der Messe ‚Zukunft Personal‘ hörte ich über Jahre viele gute Konzepte und Visionen. Von meinem Steuerberater höre ich „Die Arbeitswelt wird immer brutaler und menschenfeindlicher.“ Es scheint tatsächlich Firmen zu geben, die erkannt haben, dass es so nicht weitergehen kann und die Mittel haben, etwas zu Gunsten aller zu verbessern. Aber das ist sicher nicht die Mehrheit.

Allgemein ist der einzelne Arbeitnehmer die einfachste Zielscheibe, um dort Druck abzuladen: Wer von sich aus sich mehr uns sich kümmern möchte, um nicht ‚unter die Räder‘ zu kommen, ist eine „faule Sau“ und wird gemobbt. „Wenn das jeder machen würde, könnten wir den Laden gleich zumachen!“. Wer sich krank meldet, ist ein „Kollegenschwein oder Simulant“. „Der sol sich nicht so anstellen! Kann der sich vom Arzt nicht ‚gesundspritzen‘ lassen?“. Wer kündigt, ist ein „Verräter“, der seine Kollegen im Stich lässt. „Gekündigte Mitarbeiter werden nicht ersetzt. Einstellungsstopp vom Deutschland Management.“ Es war vor 10 Jahren schon durchaus üblich, dass das Arbeitspensum von 3 Mitarbeitern einem einzelnen aufgebürdet wurde. Interessanterweise bleiben die Umsätze gleich bis besser im Vergleich zu Vorjahren. Go hard or go Hartz 4!

Der tatsächliche Hintergedanke scheint hier offensichtlich: das Unternehmen soll wirtschaftlicher geführt werden auf Kosten der Mitarbeiter.

Das tatsächliche Problem ist: So lange in der Führungsetage keine Einsicht einzieht oder Firmen nicht für gesundheitliche Schäden (gesundheitliche Gefährdungen sollten hier auch schon abgedeckt werden) zur Verantwortung gezogen werden, wird sich hier NICHTS ändern – wieso auch?

Mitarbeiter, die sich beschweren, werden rausgemobt. Nicht jeder Betrieb hat einen Betriebsrat und dann ist die Frage, ob dieser funktioniert oder eher die Geschäftsleitung schützt als die Mitarbeiter. Arbeitnehmer, die gegen ihren Arbeitgeber klagen wollen, wird in der Rechtsberatung davon abgeraten. „Sie wollen sich doch nicht Ihre Karriere ruinieren?“ Und Geswerkschaftsvorsitzende sagen „Wir müssen arbeitgeberfreundlicher werden!“ Recht haben und Recht durchsetzten sind eben Zweierlei. Gelebte Perversion ist Realität geworden.

Weil jeder nur an sich denkt, ist es möglich, die meisten Arbeitnehmer in Schach zu halten. Wer als Erster für einen Kollegen Partei ergreift, wird als Zweiter rausgeschmissen. Gäbe es einen soliden Zusammenhalt, wäre es wesentlich schwieriger für die Geschäftsleitung, ihre maßlose Gier durchzusetzen….frei nach dem Motto: Lächle, denn sie können nicht alle entlassen. Fakt ist: Ohne Mitarbeiter ist ein Untenehmen aufgeschmissen! Ich habe schon erlebt, dass nach der Kündigung eines Abteilungsleiters seine komplette Abteilung mit ihm gekündigt hatte. Das gab einen Spaß in der Geschäftsleitung!

Wir brauchen in der Arbeitswelt wieder mehr Verantwortungsbewusstsein, ein wieder-zur-Verantwortung-ziehen-können und ein positives Wir-Gefühl.

Viele Grüße aus Düsseldorf

Oliver Triebel

Brigitta Meyer

29.01.2017

Raus aus der Überstundenfalle, dann bleiben die Mitarbeiter auch gerne. :)

Samka Graf

29.01.2017

Lieber Alexander Krapp,
Sie haben die Problematik absolut auf den Punkt gebracht. Bei vielen Gesprächen auf Geschäftsführerebene stelle ich bedauerlicherweise immer wieder fest, dass sich die meisten „Kollegen“ mit dieser Problematik in ihren Unternehmen nicht wirklich auseinandersetzen.
Es wird leider sehr häufig egoistisch weggeschaut, denn es funktioniert ja auch so. Des Weiteren fehlt es oft an echtem Interesse, Durchblick und insbesondere an Lösungsstrategien. Meist liegt die Priorität darin, daran zu arbeiten wie der ‚Manager von heute‘ selbst vom Unternehmen am meisten profitiert, und weniger für den Erfolg des Unternehmens ‚mitzuarbeiten’…..

Michael Marainer, Chef von MARAINER INKASSO

29.01.2017

Zuviele Überstunden müssen nicht sein, sie sind oft ein Zeichen mangelhafter Organisation. Zudem, was gemeinhin bekannt ist, stressen die Überstunden die Mitarbeiter, lassen die Kreativität der Beteiligten leiden. Mit einer konsequenten Organisation des Arbeitsgeschehens lassen sich ausufernde Überstunden auch relativ leicht vermeiden.

Agentur Tiberius

29.01.2017

Lieber Herr Triebel,
„die Zeiten sind hart“, „wir müssen uns dem Markt anpassen“, „wir müssen mehr leisten weil Fachpersonal fehlt“ und viele weitere, teils sinnlose Argumente, sind altbekannte Argumente, um die Angst vor Arbeitsplatzverlust zu schüren.
Überstunden sind gewollt. Weil, im Unternehmen schlecht geplant wird, Aufträge auf biegen und brechen angenommen werden, deren Realisierung schon bei Angebotsabgabe zeitlich und finanziell nicht realisierbar sind und weil man seine Mitarbeiter so bezahlt dass sie auf Mehrarbeit angewiesen sind. Überstunden sind notwendig wenn, z.B. wegen Krankheit, Mitarbeiter fehlen und ein Auftrag rechtzeitig fertig sein muss. Auf Dauer sind Überstunden teuer. Doch dafür fehlt vielen das Verständnis.
Zu Ihrer Bemerkung „So lange in der Führungsetage keine Einsicht einzieht oder Firmen nicht für gesundheitliche Schäden (gesundheitliche Gefährdungen sollten hier auch schon abgedeckt werden) zur Verantwortung gezogen werden, wird sich hier NICHTS ändern – wieso auch?“, möchte ich folgendes mitteilen.
Seit September 2013
„…stimmte der Bundesrat dem „Gesetz zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen“ zu. Damit war auch eine Änderung des Arbeitsschutzgesetzes verbunden, die die Berücksichtigung psychischer Belastungen klar festschreibt. So heißt es jetzt in § 4 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes: „Die Arbeit ist so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird“. Gleichzeitig wird in § 5, Absatz 3 als Nr. 6 erscheinen: „6. psychische Belastung bei der Arbeit“.
Mit dieser Änderung ist die Beurteilung psychischer Belastungen auf eine feste gesetzliche Grundlage gestellt und somit auch formell eine Angleichung an den Stand der Kenntnisse erfolgt. Psychische Belastungen sind in gleicher Weise zu beurteilen und mit Maßnahmen zu minimieren wie körperliche Belastungen“
Quelle: http://www.hcc-magazin.com/psychische-belastungen-jetzt-im-arbeitsschutzgesetz-verankert/10320
Toll, doch niemand kümmert sich darum. Viele kennen diese Änderung nicht, andere behalten es für sich. Nur ja keine schlafende Hund wecken.
Für alle die Personalverantwortung haben gilt, wer diese Neuerung ignoriert haftet.

Beste Grüße
Tiberius Dumitru

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