Einfach besser arbeiten

Streitfrage: Wie lange dürfen E-Mails liegen bleiben?

Wie viel Zeit darf höchstens vergehen, bevor man auf eine geschäftliche Mail reagiert? Und ist Nachhaken erlaubt, wenn die Antwort zu lange dauert?

E-Mail-Beantwortung

Berufstätige antworten auf eine E-Mail am besten innerhalb von 24 Stunden. Den Absender länger warten zu lassen, ist unhöflich. (©Foto: Jan-Philipp Strobel / dpa)

Viele Berufstätige haben täglich mit überlaufenden Postfächern zu tun. Weniger wichtige E-Mails bleiben daher oft eine Weile unbearbeitet. Doch auch wenn es viel zu tun gibt, sollten Absender nicht zu lange auf eine Antwort warten müssen. Erhalten Berufstätige auf eine E-Mail längere Zeit keine Antwort, ist das nicht nur nervig. Sie stehen auch vor der Frage: Dürfen sie mit einer zweiten E-Mail nachhaken oder ist das unhöfliches Drängeln?

Etikette-Expertin Carolin Lüdemann hält es für völlig legitim, in solchen Fällen noch einmal eine E-Mail zu schicken. Berufliche E-Mails sollten innerhalb von 24 Stunden beantwortet sein.

Könne der Empfänger der E-Mail in dieser Zeitspanne keine Antwort geben, sei trotzdem eine Reaktion nötig. Es reiche, wenn man dem Absender zu verstehen gebe: Ich kümmere mich, ich bin dran. Bleibt so eine Antwort jedoch aus, sei man nicht unhöflich, wenn man drängelt, sagt Lüdemann – im Gegenteil: Es sei eher der andere, der sich nicht besonders wertschätzend verhält.

Generell sollten Berufstätige darauf achten, dass sie in E-Mails nie deutlich formloser schreiben als in einem Brief. „Man sollte sich immer klarmachen: Eine E-Mail kann mit wenigen Klicks noch Jahre später hervorgeholt werden“, sagt Lüdemann. Die fehlende Rechtschreibung und Zeichensetzung, der unhöfliche Ton: All das ist dann gegebenenfalls wieder zu sehen.

Was meinen Sie? Muss man wirklich innerhalb eines Tages auf E-Mails reagieren? Verraten Sie uns, unten in den Kommentaren.

24 Kommentare

Frank Schäfer

29.11.2016

Ich bin mittlerweile schon froh, wenn ich überhaupt eine Antwort auf meine E-Mails bekomme. Die Akquise per Mail ist nach meiner Erfahrung ein vollkommen ungeeigneter Kanal. Gleiches gilt im übrigen auch sehr häufig für die gezielte Kontaktaufnahme über XING. Auch hier halten es viele nicht einmal für nötig, zu antworten. Mich stimmt diese Entwicklung sehr nachdenklich. Natürlich werden wir alle mit Mails überflutet. Gleichwohl finde ich es nach wie vor ein Gebot der Höflichkeit, zu antworten. Mir ist ein klares „Nein“ allemal lieber, als gar keine Antwort. Es scheint so zu sein, dass mittlerweile nahezu alle nur noch die Dinge abarbeiten können, die schon brennen. Alles andere wird gar nicht mehr angeschaut und erledigt sich somit durch Zeitablauf.

Die in dem Artikel geforderten 24 Stunden empfinde ich als sehr ambitioniert. Hier finde ich eine Rückmeldung innerhalb von 3-5 Arbeitstagen als ausreichend. Natürlich kommt es auf das Anliegen drauf an, aber grundsätzlich würde mir die o.g. Reaktionszeit reichen.

Jürgen Silke Butter

29.11.2016

Wer seinen Briefpartner schätzt aber beim Empfang der Mail nicht anwesend ist weil man sich z.B. im Ausland auf hält dann sollte der Schreiber das akzeptieren und selbst wenn man die Nachricht selbst erhalten hat gibt es in gewissen Situationen Gründe die Antwort für eine gewisse Zeit schuldig zu bleiben . Nehmen wir einmal folgendes an : Eine Frau erhält von einem Verehrer Post obwohl sie an dieser Korresoondenz nicht sonderlich interessiert ist wie soll sie da reagieren ? Am einfachsten wäre es klipp und klar zu äußern : habe Ihre Post erhalten aber ich kann Ihre Zuneigung nicht erwiedern . Das wäre korrekt und der Schreiberling wüsste Bescheid . Die zweite Variante könnte im Aussetzen einer Antwort aus fallen und damit wäre der Schreiberling für eine gewisse Zeit abgefertigt . Wenn er aber nach einer Weile sich noch einmal in Erinnerung ruft dann sollte man ihm klaren Wein ein – schenken . Ein weiteres Aussetzen wäre herzlos und gemein . Frauen werden eben umworben und irgend wie sollte man ihre missliche Lage auch verstehen . es ist alles eine Frage des Standpunktes .
Es gibt aber noch jede Menge anderer Situationen die wieder andes zu beantworten ist .

Stephanie Klein

06.12.2016

Jürgen Silke Butter, es geht hier eindeutig um geschäftliche Emails und nicht um „Flirt“Mails! Da bleibt es wohl jedem selbst überlassen wann und ob man überhaupt reagiert. Bei geschäftlichen Mails gebe ich dem Autor völlig recht, es ist höflich, wenn ich eine Antwort, wenngleich es sich nur um einen Bearbeitungsvermerk handelt, als Absender erhalte.

Martin Jungbauer

06.12.2016

@Frank Schäfer,
Ihr Anliegen in allen Ehren. Mir ist auch völlig unbekannt, ob Ihnen geläufig ist, wieviel unverlangte und völlig unnötige Mails täglich in einem geschäftlich genutzten Postfach landen. Ich habe auch grundsätzlich kein Problem damit, wenn jemand das Medium E-Mail als Akqusitionsplattform nutzen möchte. Das Risiko muss ich mit meiner Teilnahme am elektronischen „Briefverkehr“ tragen. Ich habe aber sehr wohl ein Problem damit, wenn dieser den Anspruch erhebt, dass seine Mail auch beantwortet wird. Der Volksmund sagt: „Keine Antwort ist auch eine Antwort“. Wenn ich auf meine Mail keine Antwort erhalte, kann ich davon ausgehen, dass der Gegenüber kein Interesse hat. Wenn man fest davon ausgeht, dass der Gegenüber eigentlich Interesse haben müsste, kann man allenfalls nach zwei Wochen nochmal elektronisch nachfragen, ob die Mail denn angekommen ist. Wenn ich alle diese unverlangten Mails beantworten müsste, dann würde ich den halben Tag nur E-Mails verfassen. Ich persönlich habe mitterweile eine sehr umfangreiche Liste von unerwünschten Absendern, deren Mails durch mein E-Mail-System automatisch in den Mülleimer verschoben werden.

Wenn ich irgendeinen Wunsch oder ein Problem habe, dann recherchiere ich selbst nach einer Lösung. Das ist mit entsprechenden Suchmaschinen heutzutage kein Problem mehr. Also ist eine vernünftig aufgebaute Internetseite mit entsprechender „Bedienung“ der Suchmaschinenrobots tausendmal mehr wert, als E-Mails durch die Gegend zu schicken, die bei anderen Menschen unnötige Arbeit verursachen. Bitte nehmen Sie meine Zeilen nicht persönlich, sondern ausschließlich als meine persönliche Meinung zur Sache.

M. Kulig

06.12.2016

Wer während seiner Geschäftszeiten, es nicht schafft seine Emails zu bearbeiten, hat in meinen Augen a) zu wenig Personal oder b) organisiert etwas falsch. Wir sind in einer Zeit angekommen wo das Image eines Unternehmens noch nie so wichtig war, an jeder Ecke steht ein Mitbewerber, und wer da schon nicht zufällig bei seinen Mails arbeiten kann – hat schon schwerere Karten gezogen.

Ich bin, aber der Überzeugung, dass man auch nach 3-5 Werktagen antworten kann, denn seien wir mal ehrlich, der Einzelhandel hat schon vieles zerstört, gerade die Kulanz die zwar in unseren Unternehmen auch eine Rolle spielt, wird oftmals ausgenutzt und als Standard angesehen.

Jedoch, bin ich der Überzeugung das man Mails pro Tag beantworten kann, aus den einfachen Grund, ruft nun einer an rede ich ja auch mit Ihn und lasse das Telefon nicht links liegen.

Martin Hagenow

06.12.2016

Wenn ich pro Tag einhundert geschäftliche Emails erhalte, kann ich sie nicht alle beantworten. Mein eigentliches Tagesgeschäft ist eben nicht die Beantwortung von EMails.

Leider hat es sich eingebürgert, dass wegen jeder Kleinigkeit eine Mail geschrieben wird, obwohl das unnötig wäre.

Also: Mails von bekannten Kontakten werden vorrangig beantwortet, alles andere bleibt liegen und wird erst auf Nachfrage angefasst.

Aufgrund von Krankheitsvertretungen und Problemen im Tagesgeschäft sind bei mir im letzten halben Jahr knapp 600 Email unbeantwortet geblieben – ohne dass es ein Problem war. Ich habe diese dann ungelesen gelöscht.

Gerade Emails wie: „Hallo, kannst Du mich mal anrufen“ oder „Gab es beim letzten Test ein Problem“ liebe ich über alles. Zumal genau diese Fragen auch von den Kollegen auf dem Flur oder im Team-Meeting gestellt werden könnten. Wenn man mit sechs Leuten in einem Büro sitzt und der Tischnachbar einem EMails schreibt, wenn er was will, dann liegt das Problem nicht in meiner Reaktionszeit…

Thomas Scholz

06.12.2016

Auch ich halte es für eine mangelnde Wertschätzung einem Geschäftspartner gegenüber, auf eine E-Mail überhaupt nicht zu reagieren. Jeder hat dieselbe Zeit. Daher sollte es für jeden, der im Geschäftsleben steht, auch machbar sein, kurz darauf zu antworten – völlig egal in welcher geschäftlichen Position derjenige ist. Mit einer kurzen Rückantwort wie z.B. „Danke für die Info, ich melde mich nächste Woche am … bei Ihnen”, „Ich rufe Sie am Mittwoch zurück.” oder „Ich werde Ihnen meine Unterlagen Anfang der KW … zukommen lassen” … usw. Keiner erwartet, dass jemand sofort reagiert. Je nach Wichtigkeit des Themas finde ich eine Antwort innerhalb von 2 Tagen angebracht. Jedoch nicht erst eine oder 2 Wochen später … oder sogar 1 Monat (was übrigens keine Seltenheit ist!) oder eben gar nicht. Auch das ist heute mehr die Regel als die Ausnahme. Inbesondere wenn man mit diesem Unternehmen bereits in Kontakt steht, erwartet der Absender der E-Mail eine Antwort darauf. Sofern man mit E-Mails Akquise betreibt, um dem Partner bzw. Unternehmen etwas anzubieten, sehe ich das etwas anders. Bei unpersönlichen E-Mails, die keinerlei individuellen Bezug haben, ist es aufgrund der Masse der eingehenden E-Mails heute gar nicht mehr möglich, alle zu beantworten. Das ist meiner Meinung auch verständlich. Denn postalische Mailings, die im Briefkasten landen, kann man auch nicht alle beantworten. Hat eine E-Mail jedoch klaren Bezug zu dem Unternehmen (z.B Name des Ansprechpartners, Name des Unternehmens oder sonstige individuelle Angaben, Infos zu diesem Unternehmen etc.), kann man auch darauf durchaus eine Antwort erwarten. Es ist eine Sache der Einstellung und des Image, wie man damit umgeht. Ich bin der Meinung, es gehört heute einfach zu einem positiven Eindruck, auch auf solche E-Mails zu antworten.
Doch das muss jedes Unternehmen heute für sich selbst beantworten, welchen Eindruck bzw. welches „Bild” es bei Kunden und Partnern erzeugen möchte. Meine Erfahrungen: je größer die Unternehmen sind, desto schlechter steht es mit der E-Kommunikation.

Charlene Wolff

06.12.2016

Wir leben in einer Zeit von Rücksichtslosigkeit und Ignoranz. Ich würde auch immer umgehend auf eine Mail antworten, und sei es nur, dass ich mitteile, dass ich sie bekommen habe und Zeit brauche, um sie zu beantworten. Das ist jedoch leider weder in der Geschäftswelt noch in der Politik heute Usus. Wie oft erfolgt auch innerhalb von 6 Wochen keine Antwort!

Jasmin Grigutsch

06.12.2016

Ich glaube, man kann die Frage nicht pauschal beantworten, sondern muss hier eine Unterscheidung vornehmen. Die Vertriebsmails, die Herr Schäfer meint, empfinde ich oft als Spam. Es ist nicht immer leicht ein gut recherchiertes und passendes Angebot von dieser Flut von anderen nutzlosen Anfragen zu unterscheiden. Wichtig ist hier eine persönliche Ansprache und ein ansprechender Aufhänger. Aber auch dann ist es zumindest bei mir so, dass viele andere Dinge oft wichtiger sind und ich die Mail vergesse. Dann freue ich mich sehr darüber, wenn nach 1-2 Wochen mal nachgehakt wird. Emails mit Kunden und interne Mails finde ich sollten wirklich innerhalb von 24h eine Antwort bekommen. Wenigstens so etwas: „Ich kann das gerade nicht beantworten – ich kläre das.“ Und schließlich gibt es immer noch die vielen Mails die ohnehin keine Antwort verlangen, weil man sie nur zur Kenntnis bekommen hat.
Generell finde ich aber dass hier mittlerweile ein wenig Druck aufgebaut wird und jeder einzelne hier darauf achten muss, zwischendurch mal einen Gang runter zu schalten. Dadurch, dass Emails auch auf den Smartphones verfügbar sind, die wir alle jederzeit dabei haben (auch abends beim Essen mit dem Partner, morgens vorm Frühstück…), sind wir immer neugierig, was denn jetzt schon wieder passiert ist und reagieren oft postwendent, so wie bei Whatsapp-Nachrichten und SMS auch. Das führt dazu, dass man sich auch verpflichtet fühlt immer wieder sofort zu antworten, was mittelfristig zu Stress führt. Da gehört auch ein wenig Selbstdisziplin dazu, sich nicht vom Email-Ton geißeln zu lassen und sofort aufzuspringen, sondern auch mal bewusst einen Gang runterzuschalten. Mal das Handy ausmachen. Feierabend machen. Abschalten. Die meisten Katastrophen sind am nächsten Tag ohnehin keine mehr und oftmals reicht es auch die Welt wieder ab 9h morgens zu retten. Ich empfinde es eher als unhöflich, wenn mein Gegenüber (gerade bei Meetings oder Besprechungen) jede Sekunde aufs Handy guckt, als auf eine Antowrt-Mail 2 Tage zu warten. Wenn es wirklich dringend ist, ruft man doch eh an, oder?

Stefan Spieß

06.12.2016

Kalt-Aquise über Xing oder Linked-in beantworte ich grundsätzlich nicht, weil das aus meiner Sicht nicht der richtige Kanal für eine Geschäftsanbahnung ist, da bin ich wahrscheinlich altmodisch – aber das ist für mich genauso spam wie die anderen 250 – 300 , die momentan jeden Tag in meinem Filter landen. Es ist mir trotz eines 12-14-Stunden-Arbeitstages auch nicht möglich, jede mail innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten und dieses „ja, ich werde mich darum kümmern“, „bitte warten Sie noch 2 Tage“ etc. führt auch nur dazu, den Postkasten noch mehr zu verstopfen – nur immer mehr unnütze Information und Belastung der Netze.

Björn Groß

06.12.2016

Ich stelle die Frage, warum wir in Zeiten von Email, wir anders agieren sollen als zu Zeiten von Fax und Post? Der Postweg, die Verbringungszeit von A nach B und die Vervielfältigung von Dokumenten für mehrere Adressaten ist (leider) effektiver geworden. Insgesamt ist das Kommunikationsvolumen durch Handy, social media etc. exponentiell gestiegen . WIR sind doch nicht so viel effizienter geworden, dass wir jetzt dieses grössere Volumen in noch kürzerer Zeit bewältigen können. Die Unterscheidung was muss bis wann beantwortet sein, ist dringender denn je. Dabei kann der Absender helfen, indem er seine Erwartung mitteilt. Er sollte diese aber angemessen dimensionieren. Das meiste ist nicht so wichtig, dass es in 24h beantwortet werden muss. Es ist unsere eigene Erwartungshaltung, die den Adressaten und damit auch wieder uns unter Druck setzt. Nur weil der Inhalt Sekundenbruchteile für die Verbringung benötigt, ist der Inhalt nicht schneller gelesen und mein inhaltlicher Beitrag für die Antwort nicht schneller geworden als vor 15 Jahren. Im Gegenteil: das Volumen der zu bewältigenden Kommunikation ist grösser denn je. Insofern mein Appell: überlegen Wer braucht die Information wirklich (cc-Missbrauch) und bis wann muss ich tatsächlich eine Antwort haben. Mehr Verbindlichkeit auf Seiten der Adressaten und generell im Umgang mit Terminen und Zusagen ist auch ein Gebot der Zeit.

Bernd Vermeer

06.12.2016

Innerhalb von 24 Stunden auf jede E-Mail antworten zu können, das ist für mich als Vertriebsmitarbeiter im Aussendienst bereits seit Jahren eine Utopie. Ich erhalte an manchen Tagen bis zu 80 E-Mails. Da muss ich schon priorisieren. Da darf auch ein Kunde mit einer nicht so eiligen Anfrage schon mal 3 Tage auf meine Antwort warten. Und – die Kunden haben Verständnis dafür und greifen ggf dann auch zum Telefon um mich direkt zu erreichen.

Etikette hin oder her. Wir reden hier von Menschen und bei den E-Mails geht es einfach nicht unbegrenzt höher, weiter, schneller. Eine Antwort soll ja auch kompetent und inhaltlich nützlich für den Anfrager sein.

Dieter Barz

06.12.2016

Es ist überhaupt nicht nachvollziehbar, warum ein elektronisch versandtes Schreiben schneller beantwortet sein muss als ein mit der gelben Post zugestellter Brief. Sicherlich ist es angebracht, eine (ggfs. automatische)Antwort-Mail zu generieren, die kurz den Empfang bestätigt und gleichzeitig eine mittlere Reaktionszeit von z.B. 3-5 Tagen enthält.

Mike

06.12.2016

wer Emails als Akquisitions Mittel einsetzt, braucht sich meines Erachtens nicht wundern, wenn er keine Antwort erhält. Ich finde es unhöflich (zuckersüß ausgedrückt), Emailwerbung ungefragt zu schicken.
Auf Emails von Geschäftspartnern MUSS ich innerhalb von 24 Stunden antworten, selbst wenn es die Zwischennachricht ist, dass ich für die angefragte Problemlösung noch etwas Zeit brauche.

Walter Linz

06.12.2016

E-Mail ist inzwischen einer der schlimmsten Zeitfresser überhaupt geworden. Bei mir schlagen täglich zwischen 100-150 Mails auf, 70% von Lieferanten, die per Regel zur späteren Ansicht in die entsprechenden Ordner gehen, 5% übriggebliebener Unsinn/Spam und 15% von Kunden. Der Rest sind z.B. Akquise Mails etc.

Natürlich ist es im Interesse des eigenen Geschäfts, auf Kunden-Mails möglichst kurzfristig zu antworten, wenn man die Kunden behalten will.
Allerdings hat sich inzwischen eine Unsitte breit gemacht, daß immer mehr Kunden am Tag 3-4 und mehr E-Mails wegen jeder noch so kleinen Kleinigkeit schicken. Wenn die alle kurzfristig beantwortet werden sollen, bleibt das eigentliche Kerngeschäft auf der Strecke.
Das gilt insbesondere bei unaufgeforderter E-Mail Akquise. Warum sollte ich da meine kostbare Zeit verschwenden und sie auch noch beantworten?
Gleiches gilt für Akquise über Xing. Ich bekomme hier immer wieder Akquise-Nachrichten z.B. für Outsourcing, obwohl ich im Profil klargestellt habe, daß ich daran nicht interessiert bin. Sowas lösche ich einfach.
@Jürgen Silke Butter: Es geht ja hier um geschäftliche Mails und nicht um private Anbandelungs-Mails (die ich sofort in den Spam Ordner entsorgen würde).

Stephan Klepper

06.12.2016

Ein generelles Antworten auf eine Mail innerhalb von 24 Stunden halte ich für utopisch. Im Beruf des Unternehmensberaters bekomme ich teils weit mehr als 50 Mails am Tag (Spam nicht mit eingerechnet). Da ist es schon sehr von der Art und vom Absender der Mail abhängig wie schnell eine Antwort erfolgt. Geschäftliche Mails mit konkreten Anfragen beantworte ich in der Regel innerhalb weniger Stunden, mindestens aber mit dem Hinweis, dass daran gearbeitet wird. Bei Kaltakquise oder allgemeine Anfragen (z.B. Kontaktaufnahme über XING) sieht es schon anders aus. Diese müssen hinter dem täglichen Geschäft zurück stehen und manchmal reagiere ich tatsächlich gar nicht darauf (@Frank Schäfer: Bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung dafür, ich bemühe mich dennoch zu antworten). Für den Fall der längeren Abwesenheit sollte der Abwesenheitsassistent eingeschaltet sein (@Jürgen Silke Butter: So ist der Absender informiert, dass eine Antwort länger dauern kann). Selbstverständlich sollte in jedem Fall der Ton in einer Mail immer angemessen und höflich sein. Im Übrigen stimme ich mit Herr Vermeer voll überein.

Christine Podemski

06.12.2016

Innerhalb von 24 Stunde auf eine E-Mail antworten? Das nenne ich puren Luxus. Ich bin erwerbsunfähig und ehrenamtlich in der Selbsthilfe tätig, wenn es meine Gesundheit zulässt. Täglicher eMail-Eingang 20 bis 30 Stück zzgl. diverser Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und dem eigenen Schriftverkehr mit Ämtern, Behörden und Versicherungen. Da bleibt zwangsläufig vieles liegen. Auf jede E-Mail mit einem „Habe ich erhalten, brauche aber noch Zeit“ reagieren, kostet a) auch nur wieder wertvolle Zeit und treibt b) die Anzahl überflüssiger Mails, die in der Welt versendet werden, in die Höhe. Ich bin schließlich weder eine Behörde noch der Service eines Großunternehmens, sondern eine Privatperson, die trotz schwerer Erkrankung einfach nur nicht die Hände in den Schoß legen möchte.
Im Augenblick erlebe ich es sogar, dass ich einem Versicherer bereits zweimal erklärt habe, dass ich in absehbarer Zeit nicht dazu komme, mir die zugesandten buchdicken Unterlagen anzusehen und werde trotzdem regelmäßig mit Anrufen zu für mich unmöglichen Zeit und mit Mails bombardiert – das empfinde ich als unhöflich.
Umgekehrt benötigt ein Konzern, wie die Deutsche Bahn, mehr als fünf Wochen, um auf eine Nachricht zu reagieren. Nur dort erwarte ich als Kunde eine entsprechend dicke Personaldecke und auf meine schriftliche Beschwerde eine Antwort innerhalb von 14 Tagen.
Alles ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen und es kommt immer auf die Situation an. Aber auf eine E-Mail mit dem Wortlaut „habe Ihre Mail erhalten, antworte später“ von einer Person, die ich direkt angeschrieben habe, verzichte ich liebend gerne und warte einfach, bis derjenige Zeit hat, zu antworten. Notfalls gibt es ja ein Telefon.

Klaus Löfflad

06.12.2016

Hier im Team haben wir jeder eine persönliche E-Mail Adresse, die wir selten rausgeben sowie mehrere funktionale E-Mail Adressen wie unsere hallo@iosxpert.biz. Diese Adresse haben die meisten im Team in Apple Mail abonniert. Das führt dazu, dass Spam sehr schnell von einem von uns herausgelöst wird, wer halt gerade Mails bearbeitet. Dann werden Aufgaben an die jeweiligen Mitarbeiter delegiert, an die die Mail gerichtet ist. Das geht Dank Daylite ja aus Apple Mail heraus direkt.

Wir haben seit Jahren den Anspruch an uns selbst halten können, die meisten E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten.

Logaidi

06.12.2016

Akquise-Mails sind wie Werbung per Post, interessant = dann antworten oder uninteressant = Papierkorb oder löschen. Geschäftliche Mails sollten spätestens am nächsten Tag beantwortet sein, sollen wir gemäß dem Autor Emails, die mitteilen „Ware versendet“ mit „Danke ich hab’s zur Kenntnis genommen“, beantworten, dann habe ich Email-Müll produziert.

Peter Becker

06.12.2016

Ernsthafte E-Mails beantworte ich noch am selben Tag. (Kommen sie unmittelbar vor Feierabend, dann sofort am nächsten Morgen.)
Bei Nachfrageritis bin ich schon unhöflicher: Als ich im Service arbeitete, machte ich einen Vertriebler darauf aufmerksam, dass seine Anfragen Arbeitszeit rauben und darum die Bearbeitung seines Falls länger dauert.
Bei Akquise bin ich rigoros: Wenn ich was brauche, recherchiere ich selbst und/oder frage nach. Kalt-Akquise wird gelöscht, der Absender landet in der SPAM-Liste des Regelassistenten. Telefonische Kalt-Akquise melde ich der Wettbewerbszentrale zur Abmahnung.
•Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und doch dem Menschen das Kostbarste stehlen: die Zeit. (Napoleon I. Bonaparte)

Gert Wagner

06.12.2016

Akquise-Mails sind wie Newsletter: Automatische Umleitung in separaten Ordner und dann mal sehen ob ich mir dafür Zeit nehme oder nicht. Eine Reaktion auf Mails innerhalb von 24 Stunden ist immer wünschenswert, aber ich denke es muss differenziert werden: Im Kundenkontakt unbedingt; sonst sollte man sich die Frage stellen, was die eigenen Aufgaben sind und sich darauf fokussieren – dem Rest bleibt dann halt nur ein kleines Zeitfenster am Tag und ob dann ein paar Mails unbeantwortet bleiben, auch dauerhaft, – so what…

Mario Bönicke

06.12.2016

Die Frage, die zum Ziel führt, ist nicht die „Wann beantworte ich eine Mail?“, sondern „Welche Mail beantworte ich?“. Daraus ergeben sich Prioritäten der Mails und Freiräume zur Beantwortung derer. Ungeforderte Werbe-Mails von unbekannten Lieferanten werden genau so nicht beantwortet, wie ungebetene Aquiseanrufe von irgendwelchen Callcentern abgewimmelt werden. Werbebriefe mit Umschlag und Briefmarke erleiden das gleiche Schicksal. Ausserdem reden wir auch darüber, ob in den internen Mails die Verteiler immer die richtige Größe haben. Lenins „An Alle, An Alle!“ wird im Mailverkehr gern genommen (ist ja so einfach und man kann immer sagen „ich habe ja informiert“), ist aber ein Arbeitszeitdieb allererster Güte. Einfach fragen: Hätte ich den Adressatenkreis auch gewählt, wenn ich jedem einen Brief schreiben oder mit jedem einzeln 5 Minuten reden müsste. Das schafft Freiräume um in angemessener Zeit die wirkliche und richtige Kommunikation (mit allen Mitteln und alle Ebenen) zu bewerkstelligen. Höflichkeit ist nicht nur von dem gefordert, der empfängt und antwortet soll, sondern auch von dem der sendet.

Matthias

06.12.2016

Es stellt sich meiner Meinung nach die Frage, ob das Medium „Email“ generell für schnell zu beantwortende oder zu klärende Dringlichkeiten genutzt werden sollte. Es ist und bleibt nunmal kein „schneller Kanal“ – weder in Sachen Vertrieb, noch zur Abwicklung schneller Entscheidungen. Zur Information Beteiligter JA, dann aber bitte auch nur Ausgewählte bzw. bei Klarstellungen, Entscheidungen oder Resumes. Es wird aus meiner Sicht immer mehr dazu missbraucht, zu viele Mitarbeiter von Ihrer eigentlichen Arbeit abzuhalten. Man stelle sich vor, es hätte vor dem Zeitalter des Internets und Email jeder sein Anliegen per Brief oder Fax übermittelt!? Viele vergessen (scheuen) mittlerweile das Telefon und den persönlichen Kontakt…

Tom

07.12.2016

Es gibt Computerviren, die sogenannten Hoaxes, deren einziger Sinn es ist per E-Mail eine falsche Aussage zu treffen und in der Folge letztlich damit Schaden anzurichten, dass sich jeder um diese Mail kümmert und diese weiterleitet und davor warnt oder dazu aufklärt. Insgesamt kann so ein Hoax einen enormen Volkswirtschaftlichen Schaden durch unnötige Bindung von Arbeitszeit hervorrufen. Wenn so eine Hoax-Mail nur an 100.000 Leute geht und jeder nur eine Minute durch diese Mail abgelenkt ist, dann entstehen dadurch 100.000 Minuten oder 1667 Stunden oder 69 Tage oder fast 10 Wochen an verschwendeter Arbeitszeit.

Mit „Pseudo-geschäftlichen“ Mails ist es nicht anders. Nur dass diese viel mehr im Umlauf sind als die oben genannten Viren. Eine Studie, bei der für 2 Wochen der E-Mailverkehr komplett abgestellt wurde hat ergeben, dass in dieser Zeit effektiver und gleichzeitig wesentlich stressfreier und entspannter gearbeitet wurde. Auch persönliche die Interaktion zwischen den Mitarbeitern nahm wieder zu. Warum? Weil unnötiger E-Mail-Kram entfallen ist und man sich wieder auf das wesentliche Konzentriert hat. Nicht umsonst gibt es bereits Firmen, die mailfreie Tage einführen. Da gibt es dann auch keine Antwort binnen 24 Stunden mehr…
Problematisch sind grundsätzlich die Mails mit Papierkorbqualität, die in Papierform nie das Licht der Welt gesehen hätten, sowie unaufgeforderte Aquisemails und ähnliches. Hier gilt das gleiche wie für den heimischen Briefkasten – Papiertonne ist auch eine Antwort. Um der Zustellung solcher Mails vorzubeugen ist der Aufkleber „Werbung unerwünscht“ hier leider elektronisch nicht möglich.
Nur weil es Leute gibt die immer und überall nach Mr. Wichtig manier erreichbar sein müssen, bedeutet das noch lange nicht, dass das für jeden gilt. Ein Mobiltelefon ist genauso unnötig, wie E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten (sofern diese nicht sowieso in der Tonne landen).

Befreit euch endlich aus eurer selbst gewählten Sklavenhaltung