Einfach besser arbeiten

Kommunikationsregeln: So verstehen Sie sich im Team viel besser

Missverständnisse, unklare Anweisungen, Fehler bei Übergaben – wenn Teams nicht richtig untereinander reden, leiden darunter schnell Arbeitsergebnisse und die Stimmung. Mit diesen acht Regeln kommunizieren Sie deutlich besser. 

 

1. Kommunikation braucht Zeit

Sie kennen das: Sie sind eigentlich mit einer ganz anderen Aufgabe beschäftigt und plötzlich klopft Ihr Kollege an die Tür und möchte etwas mit Ihnen besprechen. Kaum ist er wieder aus dem Büro rausgegangen, haben Sie die Einzelheiten des Gespräches schon vergessen. Schließlich haben Sie andere wichtige Dinge im Kopf.

Besonders, wenn Absprachen zwischen Tür und Angel getroffen werden, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Nehmen Sie sich also Zeit für die Kommunikation im Team. Bitten Sie Ihren Kollegen, die Besprechung auf einen späteren Termin zu verschieben, wenn Sie tatsächlich Zeit haben und sich voll und ganz auf die Sache konzentrieren können.

Das Gleiche gilt auch für Gespräche, die von Ihnen ausgehen. Fragen Sie zunächst nach, ob es Ihrem Gegenüber gerade passt oder ob Sie lieber später miteinander reden wollen.

2. Drücken Sie sich deutlich aus

„Vielleicht könnte man“, „möglicherweise ist es sinnvoll“: Vermeiden Sie Konjunktive und sagen Sie stattdessen, was Sie wirklich wollen. Denn wer sich undeutlich ausdrückt, läuft Gefahr, dass die Gesprächspartner abschalten und Gesagtes nicht richtig ankommt. Die Folge sind Konflikte und Missverständnisse. Bringen Sie Ihre Aussagen daher in kurzen Sätzen auf den Punkt und verzichten Sie auf ungenaue Floskeln.

Ganz wichtig: Besonders wenn es darum geht, Zuständigkeiten festzulegen, ist eine präzise Ausdrucksweise wichtig. Dazu gehört es, dass Personen konkret benannt werden und Sie auf ein allgemeines „man“ verzichten.

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3. Hören Sie gewissenhaft zu

Nur wer gut zuhört, versteht, was der Andere sagen möchte. Hören Sie daher aufmerksam zu. Das gilt auch, wenn Sie mit dem Gesagten nicht einverstanden sind. Denn nur, wenn Sie Ihren Gesprächspartner und seinen Standpunkt wirklich verstanden haben, können Sie Gegenargumente finden, um sein Gesagtes gegebenenfalls zu widerlegen.

4. Fragen Sie bei Unsicherheiten nach

Der Teamleiter hat einen Projektplan vorgestellt und Ihnen ist etwas nicht ganz deutlich geworden. Scheuen Sie sich nicht davor, nachzufragen. Wenn Ihnen etwas unklar ist, bringen Sie es stattdessen auf den Punkt und wiederholen Sie das Gesagte so, wie Sie es interpretieren. Auf diese Weise kann der Gesprächspartner Falschverstandenes richtigstellen.

5. Argumentieren Sie sachlich

Auch in einem Team sind nicht immer alle Beteiligten einer Meinung. Und insbesondere wenn verschiedene Standpunkte aufeinandertreffen, kommt es häufig zu Konflikten. Ganz wichtig ist es darum, dass Sie vor allem sachlich argumentieren. Damit Sie auch in emotionsgeladenen Situationen die Ruhe bewahren, hilft es, wenn Sie sich bereits im Vorfeld Argumente überlegen und diese im Gespräch anbringen.

6. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Kollegen aus

Sicherlich gibt es auch in Ihrem Team Kollegen, die eine andere Einstellung haben als Sie. Achten Sie jedoch auch hier darauf, dass Sie immer wertschätzend miteinander sprechen. Sobald Sie in einem Gespräch auf die persönliche Ebene gehen, können Sie häufig nicht mehr zielorientiert miteinander arbeiten. Ein respektvoller und fairer Umgangston ist daher das A und O.

7. Bleiben Sie ständig im Austausch

Ein Projekt wurde angestoßen und jeder arbeitet im stillen Kämmerlein vor sich hin? Ein solches Vorgehen geht nur selten gut. Bedeutsam ist es daher, dass Sie regelmäßig miteinander sprechen. Informieren Sie sich über aktuelle Arbeitsschritte und tauschen Sie sich aus. Etablieren Sie dazu im besten Fall regelmäßig stattfindende Team-Meetings.

8. Halten Sie Absprachen stets schriftlich fest

Wer macht was? Wann sollen die Aufgaben erledigt sein? In Teamsitzungen wird vieles besprochen und beschlossen. Damit alle Beschäftigten einen Überblick über die wichtigsten Punkte haben, auch jene, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, ist ein Ergebnisprotokoll eine gute Lösung. Ein weiterer Vorteil: Anhand des Protokolls können Sie in der nächsten Sitzung nachhalten, welche Aufgaben bereits abgeschlossen wurden und was noch zu tun ist.

Bestimmen Sie als Team daher vor Beginn jeder Sitzung einen Schriftführer, der die Ergebnisse notiert und allen Beteiligten unmittelbar nach dem Meeting zukommen lässt

Text: Daniela Lukaßen

1 Kommentare

Benjamin Schollän

21.06.2018

Danke für diese Übersicht!

Gerade das Nachfragen bei Unsicherheiten stellt leider für viel zu viele Leute ein Problem dar. Da wird die Kommunikation aus Angst, der andere könnte sich vor den Kopf gestoßen fühlen unnötig erschwert.
Das ist auch einer der Gründe warum so viele Leute Probleme dabei haben, sich Namen zu merken. Wenn man nach der Vorstellung einfach nur kurz nachfragen würde und den Namen im Anschluss direkt wiederholt und im laufenden Gespräch noch zweimal anwendet ist er schon so gut wie fest eingespeichert.
Da machen es sich leider viele aus falschem Respekt unnötig schwer.

Nachfragen signalisiert doch immerhin Interesse, nichts ist schlimmer, als ein Gegenüber welches nur lächelt und nickt. ^^