Einfach besser arbeiten

Flexibilität, Vertrauen, Sinn: So ändern wir die Arbeit

Unsere Arbeitswelt ist in einem radikalen Wandel. Die Frage des Mitmachens stellt sich eigentlich nicht mehr, stattdessen heißt das Motto „Change or Die“ . Nur, wo fangen wir am besten an, wie spielen die ganzen Gewerke zusammen und welche neuen Ziele geben wir uns?

Ein Gastbeitrag von Detlev Artelt

Mit dem technologischen Wandel und den neuen Innovationen, die sich dadurch ergeben, wandelt sich auch die Art und Weise, wie und auch wo wir arbeiten. Im Mittelpunkt dieser Veränderung stehen nicht nur der physische Arbeitsplatz – der Ort an dem wir arbeiten – sondern auch die Werkzeuge, die wir nutzen und die Strategie, mit der wir den Herausforderungen der täglichen Arbeit, den Kollegen und auch Kunden begegnen.

So Nicht! 100% Zeit verbraucht – 10% Ziel erreicht

Die Zeiten, in denen wir morgens um acht das Büro betreten, unseren Platz einnehmen und nachmittags um fünf den Bleistift fallen lassen, sind vorbei. Was zählt oder zählen sollte, ist nicht mehr die Zeit, die wir „auf der Arbeit“ verbringen, sondern die Erfolge, die wir erreichen. Dazu muss aber eine weitreichende Veränderung erfolgen, denn einfach nur Zeitmessung gegen Erfolgsmessung tauschen ist eine Mogelpackung und wird nicht funktionieren.

In vielen Unternehmen hat sich durch den Wandel in der Kommunikation und durch die Möglichkeiten und Werkzeuge, die die Digitalisierung bietet, die Einstellung zur Arbeit gewandelt. Zeit „Absitzen“ ist nicht mehr das, was zählt, sondern vereinbarte und gesteckte Ziele zu erreichen. Ob man diese in seinem Büro, im Homeoffice, in 40 Stunden oder schon in 30 erreicht, ist dabei nicht vorrangig.

Die Voraussetzung, diesen Wandel der Arbeit erfolgreich umzusetzen, liegt allerdings nicht alleine in der Nutzung neuer Technologien und Lösungen, sondern auch in den Mitarbeitern und Führungskräften selber. „Einfach Anders Arbeiten“ steht auch immer im Zusammenhang mit der Akzeptanz neuer Arbeitsplatzkonzepte und dem Willen, wirklich anders arbeiten zu wollen und offen für neue Lösungen und Konzepte zu sein.

Bricks, Bytes und Behaviour – Grundsteine für neues Arbeiten

Das Rückgrat dieses neuen Arbeitskonzepts bilden die Komponenten: Bricks, Bytes und Behavior. Sie können als Grundsteine für ein komplexes neues Arbeitskonzept gesehen werden.

Bricks als Symbol für die neue Gestaltung des Arbeitsplatzes

Zu „Einfach Anders Arbeiten“ gehört auch die Neugestaltung des vorhandenen Arbeitsraums, denn durch die Konzeption von neuen, offenen und flexiblen Räumlichkeiten soll ein neues Gemeinschaftsgefühl etabliert werden. Zudem erhalten die Mitarbeiter deutlich mehr Möglichkeiten, zusammen zu arbeiten. Dabei ist es wichtig, dass die räumliche Gestaltung zu den Mitarbeitern und deren Tätigkeiten passt und sie somit in ihrer Arbeit unterstützt. Die Arbeitsplätze können beispielsweise flexibel als Einzelarbeitsraum, Ruhezone oder Team-Office dienen. Zudem ist es beim neuen Arbeiten wichtig, den Mitarbeitern auch soziale Bereiche, wie zum Beispiel Kaffee-Ecken, zu bieten. Das fördert spontane Ideen und Wissensaustausch. So wird das Wohlbefinden der Mitarbeiter gestärkt und die Produktivität gesteigert.

Herr Müller und die Arbeit – von Büro, Heim und „Heimbüro“

Neben der Umgestaltung der Arbeitsflächen im Unternehmen bietet das Konzept auch die Option im Homeoffice oder mobil zu arbeiten. Ziel ist aber nicht, alle Wissensarbeiter an viele verschieden Orte zu verteilen oder aus dem Büro ins Homeoffice zu treiben, sondern zu arbeiten, wo und wann die Arbeit am effektivsten erledigt werden kann. Homeoffice oder mobiles Arbeiten sind nur eine Option, die die neuen Konzepte und Werkzeuge bieten.

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Ein Beispiel: Herr Müller ist Wissensarbeiter in einem größeren Unternehmen. Er hat einen Arbeitsplatz in einem Großraumbüro mit seinen Kollegen, mit denen er in einem Projekt zusammenarbeitet. Telefonate und (Video-)Konferenzen erledigt er gerne in einem großen Meetingraum mit der passenden technischen Infrastruktur.
Die täglich anfallenden Planungen und Projektaufgaben tätigt er meist im Büro mit direktem Kontakt zu seinen Kollegen und kurzen internen Wegen. Möchte er konzentriert und ohne Störungen arbeiten, hat Herr Müller auch die Gelegenheit, sich in einen abgeschlossenen Einzelarbeitsraum zurückzuziehen und wird dort weder durch Anrufe, noch durch Umgebungslärm gestört.

Recherchearbeiten oder Textarbeiten macht Herr Müller gerne in seinem Homeoffice. Oft auch nach der „normalen“ Arbeitszeit, denn er ist abends kreativer.
Voraussetzung für diese Art des Arbeitens ist, wie gesagt, nicht nur eine Kommunikationsinfrastruktur, die dies erlaubt. Basis ist auch die Bereitschaft des Unternehmens, der Führungsebene, flexibles Arbeiten zu unterstützen und sich auf das Konzept des „neuen Arbeitens“ bewusst einzulassen – genauso wie die Akzeptanz von Herrn Müller, neue Werkzeuge aktiv zu nutzen.

Bytes als Symbol für neue Technologien

Mit der zunehmenden Veränderung in der physischen Umwelt der Mitarbeiter dürfen neue Technologien natürlich nicht vernachlässigt werden. Bei der Einführung einer neuen oder der Optimierung der vorhandenen Kommunikationsinfrastruktur ist es wichtig darauf zu achten, dass diese das Arbeitsleben der Mitarbeiter erleichtert und nicht verkompliziert. Durch die Verwendung von Cloud Computing kann zum Beispiel immer und von überall auf Geschäftsdaten zugegriffen werden und durch den Einsatz sozialer Netzwerke werden virtuelle Büroräume ermöglicht, die besonders beim Trend zum Homeoffice eine wichtige Rolle spielen. Mit dem erhöhten Einsatz von digitalen Technologien bekommt die IT-Abteilung eine immer größere Bedeutung.

Behavior als Symbol für eine gemeinsame Unternehmensvision

Bei einem Wandel in Unternehmen liegt der Fokus auf der Unternehmenskultur und dem Verhalten von Mitarbeitern und Führungskräften. Die Mitarbeiter sind ein sehr zentraler Faktor, wenn es um die Umgestaltung des Arbeitsplatzes geht, denn schlussendlich müssen sie sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung wohlfühlen.
Konkret meint das, es reicht eben nicht, statt Telefonen Softphones zur Verfügung zu stellen, Unified Communications zu implementieren und trotzdem zu erwarten, dass der Mitarbeiter acht Stunden an seinem Schreibtisch sitzt oder sich im Homeoffice alle halbe Stunde meldet. Anders Arbeiten basiert auf Vertrauensarbeitszeit und dem Messen der Ergebnisse. Der Wandel muss also zu aller erst im Kopf erfolgen, ehe er erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Akzeptanz der Anwender – also der Mitarbeiter im Unternehmen – ist zudem ein entscheidender Faktor, wenn es um anderes und auch einfacheres Arbeiten geht. Oft hört man hier skeptische Einwände, beispielsweise die Angst vor Überwachung durch Präsenzfunktion betreffend. Manchmal fehlt auch der Wille, neue Lösungen einzusetzen, denn das Gewohnte funktionierte ja bisher auch. Verpasst es das Management bei der Einführung einer umfangreichen Kommunikationsplattform – Unified Communications– den Mitarbeitern nicht nur das Unternehmensziel, sondern auch den eigenen Mehrwert zu vermitteln, kann das ein Scheitern des gesamten Projektes zur Folge haben.

Das bedeutet für die Führungsetage, den Mitarbeitern frühzeitig die Vorteile aufzuzeigen, die gemeinsame Vision vorzuleben und sie in die Umgestaltung mit einzubinden. Nicht jeder kann gut mit Veränderungen umgehen, manche brauchen auch ein gewisses Maß an Struktur und Kontrolle, um vernünftig arbeiten zu können. Mit einem neuen Arbeitsplatzkonzept geht mehr Freiraum einher, was unter anderem gutes Selbstmanagement, Selbstdisziplin und Verantwortung verlangt. Es ist die Aufgabe der Führungskräfte, die Mitarbeiter, die damit eventuell Probleme haben, aufzufangen und zu unterstützen. Durch den großen Freiraum muss der Arbeitgeber den Mitarbeitern ein ebenso großes Vertrauen entgegenbringen, denn nur so kann die neue Strategie funktionieren und nur so kann sich der Wandel in allen Unternehmensebenen durchsetzen und dafür sorgen, dass der Wandel von allen Parteien akzeptiert wird.

Kommunikation mit den Mitarbeitern ist das A und O, denn für eine kontinuierliche Entwicklung des Unternehmens ist es notwendig, mit ihnen im Dialog zu bleiben. So kann zum Beispiel ein System eingeführt werden, mit dem die Mitarbeiter regelmäßig Feedback geben können. Auf diese Weise kann in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern weiterhin an der Entwicklung des Arbeitsplatzes gefeilt werden. Die Verankerung einer neuen, modernen und digitalen Arbeitsplatzstrategie hat auch Auswirkungen auf die Unternehmensmarke. So wird das Unternehmen für die aktuellen als auch zukünftigen Mitarbeiter deutlich attraktiver, denn ein moderner Arbeitsplatz mit Zugang zu neuester Technik, die die Arbeit erleichtert, werden heute immer wichtiger bei der Arbeitsplatzauswahl.

Zu guter Letzt

Auch wenn Bricks, Bytes und Behaviour die Grundsteine eines neuen und flexiblen Arbeitskonzepts sind, so sind die Komponenten nicht in Stein gemeißelt und es bedeutet auch nicht, dass gleichzeitig alle Komponenten umgesetzt werden müssen. Eine komplette Umsetzung ist ein herausforderndes Projekt, in dem viele Komponenten zu beachten sind. Unternehmen sollten daher in Erwägung ziehen, spezialisierte Mitarbeiter hinzuzuziehen, die sich nur um die Verankerung der Veränderung und alles was damit in Verbindung steht, kümmern. Einen Wandel in einem Unternehmen durchzuführen und die Komponenten Bricks, Bytes und Behavior zusammenzubringen, ist keine einfache und schnell erledigte Aufgabe. Die Umgestaltung dauert lange und bringt viele Veränderungen mit sich, die nicht von jedem Mitarbeiter positiv aufgenommen werden.
Aber auch wenn nur ein Teil des Konzepts oder einzelne Komponenten umgesetzt werden, ist dies ein Gewinn für Unternehmen und Mitarbeiter. Denn eine Sache ist klar: Vieles ist in Veränderung, aber auch kleine Schritte führen langfristig zum Erfolg.

detlev-arteltZur Person: Detlev Artelt ist Geschäftsführer des Beratungsunternehmens aixvox GmbH, das sich unter anderem auf die Entwicklung neuer Arbeitskonzepte spezialisiert hat.  Die Publikation „Einfach Anders Arbeiten“ bietet Informationen zu neuem und anderen Arbeiten, zahlreichen Praxisbeispielen, Hintergrundinfos und Experten Know-How.

9 Kommentare

Tobias Wenninger

27.11.2016

Toller Artikel und trifft den Zahn der Zeit! Einige Unternehmen müssen ihre Kultur selbstkritisch hinterfragen 👍

Susanne Hagemann

27.11.2016

Super Artikel Herr Artelt. Ich arbeite heute nach dieser Vorgehensweise, stelle aber auch fest, dass es leider noch nicht so viele Unternehmen in Deutschland gibt, die dies ihren Mitarbeitern anbieten und moeglich machen.

Sebastian Heyl

27.11.2016

„Und Mittags geh ich heim“ von Detlef Lohmann ist ein interessantes Buch, das zu diesem Artikel passen kann.
Insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern entdecke ich häufiger, dass die Frage nach Identifikation und Vertrauen mit und im Unternehmen die wichtigste ist. Die Kunst ist, unterscheiden zu können, welche Mitarbeiter klare Strukturen und Vorgaben (auch mit dem Ort des Arbeitsplatzes) brauchen und welche deutlich besser projektbezogen und flexibel arbeiten können

Felix Gronau

27.11.2016

Mein Büro ist die Welt, ich denke ich habe den Change geschafft. Ich stimme ihnen zu, dass sich die Leader anpassen müssen. Sicherlich ist das nichts für jedermann. Auch hier stellt sich die Frage der High Potentials und Right Potentials. Interessant finde ich den Vuca Ansatz und die Work Learn Balance. Ich denke da müssen wir hin. In einer so globalisierten und dynamischen Welt ist ein festes Büro meiner Meinung nach nicht mehr angemessen. Die Technik ist vorhanden, man muss sie nur nutzen.

Allet Thomas

27.11.2016

Ein sehr spannender Ansatz, bei dem es sich lohnt, weiter darüber zu diskutieren. Mir stellen sich Fragen wie z. B. welche Leadership-Kultur unterstützt bzw. hemmt diesen Change, welchen Anforderungen und Rahmenbedingungen ist der anstehende Wandel unterstellt und welchen Einfluss nimmt die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens auf diese Entwicklung.

O.Peters

27.11.2016

Guten Morgen, ich finde den Beitrag sehr ansprechend und sollte von vielen Human Ressource Managern sowie Unternehmensführern beherzigt werden. Ich war selber jahrelang sehr viel mobil unterwegs und habe vielen Arbeiten von unterwegs aus erledigt. Alle Planungs- oder konzeptionellen Ausarbeitung wurden dann in einem Homeoffice erledigt. Zum Schluß wurden dann alle Ergebnisse oder auch Erfolge in der Firmen Zentrale besprochen und vorstellt. So konnte ich flexibel und erfolgreich Arbeiten, da man schnell und effektiv vor Ort entscheiden konnte und das Unternehmen sich sehr schnell den Markt Gegebenheiten anpassen. Persönlich konnte ich dadurch meine Familie sowie privaten Belange mit einbinden und man hat das Gefühl für Zeiten verloren. Es stand das Ergebnis im Mittelpunkt und nicht die Zeit. Deshalb kann ich aus eigener Erfahrung nur Herrn Ardelt zustimmen. Oliver Peters, Köln

Bodo sallmann

27.11.2016

Keine Büros – sondern wohnungscommunen … D.h Wohneinheiten mit Besprechungsräumen und der sozialen Verknüpfung … Lässt sich arbeiten und Freizeit tatsächlich trennen oder beeinflusst das eine nicht schon jetzt das andere?

Thomas Gürntke

09.12.2016

Ein interessanter Artikel, der auch die Realität des Berufslebens nicht außer Acht lässt. Allerdings sehe ich für die Realisierung dieser Arbeitswelt eher schwarz. Das Problem wird sein, dass keine IT-Abteilung dieser Welt für ausreichende Datensicherheit sorgen kann. Bei ThyssenKrupp hat ein 18-Mann/Frau starkes Team über Monate versucht einen Cyberangriff abzuwehren. Der Angriff wurde nur zufällig entdeckt. Was schließt ein mittelständischer Unternehmer daraus? Flexiblerer Einsatz von mobilen, digitalen Arbeitsinstrumenten? Homeoffice mit Zugriff von außen auf die betriebliche Serverwelt? Wohl eher nicht!

Eve Hoyer

05.01.2017

Selbstbestimmt, selbständig, selbstreflexiv, selbstverantwortlich, selbstbewusst… nicht jeder Mensch, nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Beruf eignen sich für die neuen Möglichkeiten. Aber schön, dass die Arbeitswelt dank moderner Kommunikations- und Informationstechnologien weitere neue Optionen bereit hält. Für eine Chance im immer härter werdenden Wettbewerb um Fachkräfte müssen Unternehmen, klein wie groß, hier dringend weiterdenken und handeln.