Einfach besser arbeiten

Die sieben größten Zeitfresser im Büro - und wie man sie besiegt

Ein kurzer Chat mit dem Liebsten, eine spannende Online-Story, gefolgt von einem überflüssigen Meeting – es gibt viel Zeitfresser, die uns bei der Arbeit stören. Aber genauso viele Möglichkeiten, sie auszuschalten.

1. Das Internet

Eines vorweg: Das Internet ist natürlich eine der großartigsten Erfindungen der Menschheit. Es hilft uns dabei, schnell an gewünschte Informationen zu gelangen, schnell zu reagieren und letztlich auch, schnell zu arbeiten. Aber es ist auch einer der größten Zeitfresser im Büroalltag. Mal kurz ein Video anschauen, eben in den eigenen Profilen der Social-Media-Plattformen vorbeischnuppern und dann, wenn man schon einmal dabei ist, auch noch rasch ein Geburtstagsgeschenk für die nette Kollegin bestellen: Im Nullkommanichts ist so eine halbe Stunde um, in der Sie auch hätten arbeiten können.

Ein Tipp: Surfen Sie nur dann im Netz, wenn Sie gerade einen Leerlauf haben. Und damit Sie die Zeit nicht aus dem Blick verlieren, stellen Sie sich eine Eieruhr. Ob diese nach 15, 20 oder 30 Minuten klingelt und Sie daran erinnert, dass Sie nun weiterarbeiten sollten, bleibt Ihnen überlassen.

2. Der Plausch mit Kollegen

„Hast du schon gehört?“, „Und was macht Ihr am Wochenende?“ Ein Schwätzchen mit den Kollegen gehört zum Büroalltag selbstverständlich dazu. Und es ist wichtig, schließlich verbringen wir einen Großteil unserer Lebenszeit mit unseren Büronachbarn und Teammitgliedern. Schnell gerät beim Plausch mit der Lieblingskollegin aber die Uhrzeit aus dem Blick. Und im Gespräch mit dem Büronachbarn vergessen wir häufig, was wir eigentlich noch alles erledigen müssen und geraten so unter Zeitdruck.

Damit das nicht passiert und Sie sich dennoch mit ihren Kollegen austauschen können, ist es sinnvoll, gemeinsame Pausen zu machen. Verzichten Sie auf den alleinigen Gang in die Kantine und verabreden Sie sich mit den Kollegen, um gemeinsam zu essen und sich zu unterhalten.

3. Whatsapp, SMS und Co.

Wer kennt diese Situation nicht? Das Handy liegt auf dem Schreibtisch und bei jeder Whatsapp-Nachricht oder SMS-Benachrichtigung schreckt uns der entsprechende Ton auf und lässt uns einen Blick auf das Smartphone werfen. Schließlich wollen wir keine Nachricht verpassen. Da wir uns allerdings auch dazu gezwungen sehen, gleich zu antworten, der Andere wartet ja schließlich, verlieren wir unsere eigentliche Arbeit erst einmal aus den Augen.

Wenn Sie diesen Zeiträuber loswerden möchten, hilft nur eins: Schalten Sie den Ton aus und lassen Sie das Smartphone in der Tasche. So kommen Sie gar nicht erst in die Versuchung, bei einem Piepsen oder Blinken die neu eingegangenen Nachrichten zu lesen. In der Mittagspause und nach der Arbeit bleibt Ihnen immer noch genug Zeit, diese zu beantworten. Wenn Sie möchten, dass Sie für Ihre Familie im Notfall erreichbar sind, geben Sie lieber Ihre Büronummer weiter. Doch wichtig: Lassen Sie sich auch wirklich nur im Notfall anrufen.

4. Unterbrechungen durch Telefonanrufe

Sie stecken gerade mitten in einer wichtigen Aufgabe und Ihr Telefon klingelt. Was tun? Natürlich gehen Sie ran, es könnte ja wichtig sein. Allerdings merken Sie während des Gespräches schnell: Das Telefonat hätte auch warten können. Nun aber müssen Sie sich nach der Unterhaltung erst einmal wieder mühsam in Ihr Thema einarbeiten.

Auch wenn ein Anruf wichtig sein könnte: Lassen Sie es klingeln, wenn Sie sich gerade auf eine Sache konzentrieren müssen. Bitten Sie eventuell einen Kollegen, das Gespräch entgegen zu nehmen. Ist das nicht möglich, schalten Sie einen Anrufbeantworter ein. Auf diese Weise können Sie zurückrufen, sobald Sie mit Ihrer Aufgabe fertig sind und es Ihnen besser passt.

5. Die Geräuschkulisse in Großraumbüros

Einen Text konzentriert lesen oder ein aufwendiges Schreiben verfassen: In Großraumbüros ist es um die Konzentration häufig nicht so gut bestellt. Die Kollegen reden miteinander, Telefone klingeln und viele andere Dinge sorgen für eine lebhafte Geräuschkulisse. Nicht jedem fällt es da leicht, produktiv zu arbeiten.

Wenn Sie sich durch einen höheren Lautstärkepegel schnell ablenken lassen, können Ihnen verschiedene Maßnahmen helfen. Probieren Sie, ob Ohrstöpsel eine Lösung für Sie sind. Auch Kopfhörer, über die Sie Ihre eigene Musik hören können, helfen häufig dabei, eine für Sie angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

6. Meetings und Besprechungen 

Der Austausch mit Kollegen und Absprachen sind wichtig und nur so ist eine gute Zusammenarbeit möglich. Problematisch wird es aber, wenn überflüssige Besprechungen stattfinden, die wenig Effizienz haben, Ihnen jedoch viel Zeit rauben.

Um dem entgegen zu wirken, helfen nur offene Worte. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten, dem Meeting fernbleiben zu dürfen, wenn Sie wichtige Arbeiten zu erledigen haben. Eine gute Argumentation wirkt hier oft Wunder. Und Ihrem Chef ist sicherlich daran gelegen, dass Sie Ihre Arbeit schaffen.

7. Jasagen

Ihr Kollege bittet Sie, eine Aufgabe zu übernehmen? Wer hier immer Ja sagt, gerät schnell in die Zeitfresser-Falle. Die Folge: Für Ihre eigentliche Arbeit haben Sie kaum noch Kapazitäten übrig.

Sagen Sie darum auch mal Nein. Das kann freundlich, aber in jedem Fall bestimmt geschehen. Machen Sie Ihren Kollegen klar, dass Sie gerne helfen, aber dass Sie aktuell keine Möglichkeit sehen, weitere Arbeiten zu übernehmen.

Text: Daniela Lukaßen

3 Kommentare

Hartmut Dernedde

25.11.2016

Zu diesen Zeitfressern gehört auch dieser Newsletter. Deshalb beende ich meinen Kommentar an dieser Stelle ganz schnell!

Annette Peter

21.04.2017

Ich wundere mich ein wenig, mit welchen privaten Internet-Issues sich offenbar viele Arbeitnehmer beschäftigen können während der Arbeitszeit …

Dr. Jos Schaefers

21.09.2017

Eines der wichtigsten generischen Zeitfresser fehlt in dieser Liste. Dieser gilt besonders für Menschen, welche an Projekten arbeiten.
Dieser Zeitfresser heisst „Multitasking“, d.h. von einer nicht vollendeten Aufgabe zu einer anderen springen. Wir brauchen ungefähr das 4 fache an Zeit, wenn wir versuchen 4 Aufgaben gleichzeitig zu lösen, als wenn wir eine nach der anderen abarbeiten. Übrigens eine der fundamentalen Ursachen, wieso Projekte weltweit zu 80% zu spät (gemessen am ersten geplanten Termin, erstes Engagement gegenüber dem Kunden oder Sponsoren) fertig werden, das Budget überschreiten (2tes Engagement) und nicht einmal, was den Inhalt angeht, umsetzen, was sie versprochen haben (3tes Engagement).