Teamwork

E-Mail-Etikette: Schluss mit dem CC-Wahn

Faulheit, Unsicherheit oder Prahlen vor dem Chef:  Es gibt viele Gründe, warum viele E-Mails an riesige Kollegenkreise geschickt werden. Dagegen kommt man nur mit festen Regeln an.

Volles Postfach: Viele Arbeitnehmer bekommen zu viele E-Mails - unter anderem, weil ihre Kollegen es mit der CC-Funktion übertreiben. (©Foto: Andrea Warnecke / dpa)

Volles Postfach: Viele Arbeitnehmer bekommen zu viele E-Mails – unter anderem, weil ihre Kollegen es mit der CC-Funktion übertreiben. (©Foto: Andrea Warnecke / dpa)

Es grenzt oft schon an Kommunikations-Overkill: Vor lauter E-Mails kommen manche Berufstätige kaum zum Arbeiten. Noch schlimmer: Viele der Nachrichten sind dabei gar nicht direkt an den Empfänger gerichtet, stattdessen bekommt er über die „CC“-Funktion nur eine Kopie. Die Idee solcher Verteiler ist eigentlich, Kollegen über Prozesse und Veränderungen auf dem Laufenden zu halten. „Grundsätzlich ist CC eine sinnhafte Funktion“, sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Universität Erlangen-Nürnberg. „Zum Problem wird sie, wenn sie viel zu pauschal oder viel zu ungezielt eingesetzt wird.“

Das Resultat sind dann viele, oft ewig lange E-Mail-Ketten, die das Postfach verstopfen. Ursache dafür ist häufig, dass Kollegen die Funktion nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck nutzen. „Etwa wenn man sich absichern möchte“, nennt Soucek ein Beispiel. Gibt es Ärger, könnten die CC-Intensivnutzer dann einfach sagen: „Aber du wusstest doch auch Bescheid.“

E-Mail-Ketten nach Feierabend sollen den Chef beeindrucken

Andere nutzten das auch, um die Kollegen oder den Chef zu beeindrucken, sagt Soucek. Ein klassisches Beispiel dafür seien Massenmails lange nach Feierabend: „Damit wollen sie dann zeigen, wie viel sie arbeiten, wo sie überall involviert sind oder dass sie auch nachts noch arbeiten.“

Einzelne Arbeitnehmer können sich gegen diese Flut kaum wehren. In manchen E-Mail-Programmen gibt es aber wenigstens die Möglichkeit, Filter oder sogenannte Regeln für CC-Mails einzurichten. Damit landen solche Nachrichten automatisch in einem eigenen Ordner. Gefragt beim Kampf gegen die Nachrichtenflut sind aber eher die Unternehmen, sagt Soucek. „Es muss eine gemeinsame Kultur geben, die CC-Funktion sehr zielgerichtet einzusetzen.“

Das bedeutet zum Beispiel, Kopien einer Nachricht nur an die tatsächlich Betroffenen zu schicken, nicht an die ganze Abteilung. „Zudem muss klar sein, was es bedeutet, wenn jemand in CC steht“, so der Experte weiter. Arbeitnehmer müssen also wissen, ob sie CC-Mails wirklich nur lesen müssen oder ob darin auch eine Aufforderung zum Handeln stecken kann.

P.S. Leiden Sie auch unter E-Mail-Massen im Job? Oder haben Sie einen cleveren Weg gefunden, so was in ihrer Firma zu vermeiden? Verraten Sie es uns doch bitte, unten in den Kommentaren.

12 Kommentare

Dirk Perschbacher

23.08.2016

Völlig richtig, was sie schreiben. Ich habe schon seiit Jahren eine Regel eingerichtet welche die cc-Mails in einen eigenen Ordner sendet. Eine cc-Mail kann, nach meiner Ansicht nach, keine persönliche Aufforderung enthalten, sonst wäre die Mail an mich direkt adressiert. Hat bei einigen Kollegen etwas gedauert, aber funktioniert relativ gut mittlerweile. Hat das Volumen und die Bearbeitungszeit signifikant reduziert.

Carmen Fröller

23.08.2016

Ich bin eine Führungskraft und arbeite seit Jahren mit einem CC Ordner und kommuniziere das gegenüber meinen Kollegen und Mitarbeitern meine Vorgehensweise bezüglich den Emails und komme deshalb ganz gut mit den Emails klar.

K.H.Feuerlein

23.08.2016

Der Umgang mit anderen Menschen hat sehr viel mit Kultur zutun. Wie sollen Personen, die mit einem Stück geschmackloser Pizza in der Linken und quakenden Handy in der Rechten durch die Welt geht, auch noch in der irrigen Annahme, sie seien wichtig, über höfliche Umgangsformen verfügen? Zumal wir doch alle wissen, dass die Kultur des Wichtigmachens, Blendens, oder der geschäftlichen Hemmungslosigkeit (Banken u. Manager) die wahren Umgangsformen sind.
Wenn es unsere Gesellschaft nicht schafft, eine umgänglich-humane Lebenskultur, auch in diesem Bereich zu entwickeln, wird diese dermaßen verwahrlosen, wie es heute noch garnicht vorstellbar ist. Doch dazu bracht es keine neuen Gesetzte, sondern eine Änderung der Erziehung-Ideale, denn die Toleranz der Intoleranz führt ins Chaos!

Michael Bartel

23.08.2016

Liebe E-Mail-Geschädigte,
es sind Experten dabei, die nichts anderes können, als E-Mails zu verteilen. Diese Möchte-Gern-Chefs sind der typische kommunikationsunfähige Manager von heute, Verteidigung des ()-Lochs, in dem sie stecken und schlaue Sprüche. Die Mail soll dazu dienen, Arbeit wegzuschieben und indirekt andere zu belasten, Hauptsache man tut so, als hätte man was getan.
Mein altes Unternehmen hatte klare Regeln: Mehr als 3 Empfänger (inkl. cc) waren verboten, bzw, nur der GL erlaubt. Dies führte zum Effekt, das interne Mail-Aufkommen um zwei Drittel zu reduzieren. Und Gespräche zwischen den Mitarbeitern fanden auch wieder statt. Denn so macht es weniger Arbeit, eine Tür weiter zu gehen als dieser eine Mail zu schicken.

Pinbal ACE

23.08.2016

Der Gedanke, dass jemand CC Kopien versendet um der Belegschaft zu sagen: „Sie mal, wie toll und wie prima ich meine Aufgabe erledigt habe. Bin ich nicht Euer bester Mitarbeiter?“ ist nicht von der Hand zu weisen. Wenn er im Betrieb nach vorne kommen will, wird er das in diesem System der Dinge wohl so tun müssen. Er muss sich bei jemandem einschmeicheln; sich anbiedern.

In vielen Betrieben geht die Kameradschaft den Bach hinunter. Gerade deshalb müssen Mitarbeiter möglichst vielen Kollegen aufzeigen, auf welche Art und Weise sie ihren Auftrag erledigt haben.

Bei Konflikten kann es helfen, dass mehrere Kollegen die Ursachen eines ernsthaften Konflikts erfahren und der Chef informiert wurde. So kann sich der Chef nicht aus seiner Verantwortung stehlen.

Ich finde es auch nicht gut, dass wir wahllos das E-Mail-Adressenfeld „cc“ mit Adressen von Kollegen ausfüllen, die mit dem Vorgang nur wenig zu tu haben.

Was sagte Jesus über unsere Zeit? (Matthäus 24:3-14).

Andrea Blust, HR Business Partnerin

23.08.2016

Leider zeigt dieser Artikel die Realität. Unsichere Mitarbeitende wollen sich durch cc Kommunikation vermeintlich absichern. Im Grunde genommen zeigt dies jedoch nur die Schwäche der Führungskraft des jeweiligen Bereiches. Ist es doch im ersten Schritt ein leichtes dieses irrsinnige Verhalten durch Weisung zu unterbinden.
Im zweiten Schritt sollte die Führungskraft die eigene Haltung und das Verhalten in der Rolle als Vorgesetzten überprüfen, denn das sichtbare cc agieren dieser verunsichteren Mitarbeitenden mit Absicherungskorrespondenz zeigt eine mangelnde offene Kommunikation und fehlendes Vertrauen innerhalb des Bereiches. Das Beispiel lässt die Betroffenheit mehrerer Bereiche erahnen und führt uns schlussendlich zu einer desolaten Unternehmenskultur.
Schade eigentlich, dadurch geht viel Motivation, Zeit und somit Profit verloren.

Marcus Böhnisch

23.08.2016

Das Problem ist mir hinlänglich bekannt. Dagegen habe ich einen Email-Leitfaden geschrieben und an meine Abteilung (und andere Abteilungsleiter) geschickt. Es hat eine geringe bis mäßige Verbesserung gebracht, aber nichts weiter. Die Geschäftsleitung hat die email-Flut in den unteren Ebenen der Hierarchie noch nicht als Problem erkannt.

Wyss Hugo

23.08.2016

Cc-Mails sehe ich als reine Information die für mich keine Aufforderung sind, etwas zu unternehmen. Seit bald einem Jahr wandern solche Mails meist ungelesen im Papierkorb. Cc-Massenmails betrachte ich wie die Werbung im Briefkasten. Ich kann diese durchblättern oder ungesehen ins Altpapier werfen. Ich habe dies auch klar kommuniziert und es wirkt. Grundsätzlich bin ich sowieso der Meinung, dass man im persönlichen Gespräch, am Tisch, beim Kaffeautomaten oder am Telefon viel schneller zum Ziel kommt und sich vielfach auch Missverständnisse gar nicht einstellen. Oft kann mit einem 10-minütigen persönlichen Gespräch, ein 60- oder mehr minütiger Schreib-, Lese und Verstehen-Aufwand vermieden werden. Wir sollten wieder sprechen miteinander. Zum eigenen Wohl und dem des Arbeitgebers. Und vielleicht erfahre ich dann auch noch so nebenbei, dass mein Arbeitskollege oder meine Arbeitskollegin geheiratet hat oder mit den ähnlichen Sorgen und Nöten hadert wie ich selber. Vielleicht entsteht dadurch wieder Verständnis für andere, erfahre ich Wertschätzung oder gebe diese persönlich weiter. „Ich habe es dir aber geschrieben…..“ den Satz kenne ich auch, habe diesen auch missbraucht und was nützt es dem Unternehmen, dem Kunden. Nichts, rein gar nichts, denn die Arbeit ist nicht erledigt. Mails sind ein Hilfsmittel in der Kommunikation, doch darf dabei das Gespräch nicht untergehen. Ehrliche, sachliche, persönliche Gespräche sind für mich der wahre Schlüssel um erfolgreich zu sein. Privat, im Betrieb, im Verein, überall.

Dario

23.08.2016

Es ist eigentlich ganz einfach;
– ist die Mail an mich gerichtet (ich im ‚To‘, dann habe ich was zu tun.
– bin ich im ‚CC‘, ist die Information ‚zur Kenntnis‘ – also lese ich das wenn es passt (low prio).
Umgekehrt setze ich alle die in meinen Mails um Aktion gebeten werden ins ‚To‘ und nur so wnig wie nötig ins ‚CC‘.
Ist die halbe Welt im CC kürze ich dies bei Antworten auf die Relevanten (und amüsiere mich über die Kollegen die beim Rückschlag wieder ‚Aufrüsten‘).
Aber zugegeben; eMail-Regeln und Handling bleibt ein Kernproblem der Informationsgesellschaft – ähnlich dem Problem der Informations-Organisation / Filestruktur. Auch da können sich Unternehmen (bzw. die Federführenden Individuen) nichtvdurchringen Regeln zu definieren und durchzusetzen.
Wahrscheinlich können wir darauf so lange warten wie auf Weltfrieden…

Urs

24.08.2016

Ich kenne diese CC-Flut zu gut und verwende Auto-Filter mit Unterordner die ich dann etwa ein- bis zweimal pro Tag anschaue. Ich habe sogar schon überlegt, AN-Mails wo meine Anrede fehlt auch dort reinzupacken. Es ist wahnsinnig effektiv, denn wenn ich da reinschaue, haben sich die meisten Probleme schon erledigt :-)

Grundsätzlich verwende ich die Funktion als Projektleiter um informiert zu sein. Dann weise ich die Mitarbeiter an, mich auf CC zu nehmen, wenn sie nicht direkt etwas von mir einfordern. Als Info reicht mir das und ich werde nicht unnötig belästigt, da es ja im Unterordner landet.

Selber nehme ich Leute nie auf CC, ausser sie verlangen es. Wenn ich eine Info von mehreren Personen benötige, kommen die alle ins AN-Feld und werden in der Mail explizit angeredet und zusätzlich mit @Paul vermerkt. Somit weiss jeder, was er zu tun hat und es kommt auch nicht zur Situation, dass sich alle ein bisschen drum kümmern aber niemand richtig.

Inge Hanel

31.08.2016

Probleme entstehen nicht nur durch die Länge der Mailketten. Inhaltliche Themenwechsel (ohne Änderungen des Betreffs) oder die Nutzung des Postfachs als indirekte Dateiablage schaffen ebenfalls Probleme – insbesondere bei der Suche nach Informationen oder Dateien.
Neben organisatorischen Regelungen hilft es, parallel zur E-Mail zeitgemäße Kommunikations-Tools einzusetzen: Via Business-Chat werden im Team schnell Informationen verteilt, per Video-Telefonie findet eine direkte Kommunikation statt, gemeinsame Kalender und Listen erleichtern die Abstimmung, relevante Dateien sind in einer zentralen, projektorientierten Dateiablage zu finden.

Rolf

10.01.2017

Ein Kunde (Manager), der ein europaweites Team von Verkäufern führt, erklärte mir bereits vor Jahren, wie er die Flut von Emails eindämmt: „Ich habe meine Mitarbeiter angewiesen, mich nur dann in CC oder BCC zu setzen, wenn sie meine Hilfe benötigen und wollen daß ich aktiv werde. Ansonsten gehe ich davon aus, daß die Mitarbeiter selbständig arbeiten und Probleme lösen „.
Da nur wenige Mitarbeiter zugeben möchten, daß sie alleine nicht weiterkommen, funktioniert diese Regel wohl recht gut. Wie gesagt, das ist nicht meine eigene Erfahrung.