Kreativität

Tipps und Tricks: So wird Ihre Präsentation perfekt

Etwa 30 Millionen Präsentationen werden jeden Tag weltweit gehalten. 84 Prozent davon allerdings gelten als langweilig bis einschläfernd, 97 Prozent als verbesserungswürdig. Lediglich drei Prozent begeistern. Mit diesen Tipps unseres Kooperationspartners „Faktor A“ schaffen Sie das auch.

Es dürfte nicht allzu viele Führungskräfte und Unternehmer geben, die noch nie in der Powerpoint-Hölle schmoren mussten. Schließlich wird bei fast jedem wichtigen Meeting, bei fast jedem Vortrag, Branchentreffen oder Termin mit Kunden, bei fast jeder Messe oder Konferenz diese Form der Präsentation genutzt. Und die Redner? Haben oft genug ihr Thema überfrachtet. Vor allem aber ihre Folien. Statt sich darauf zu beschränken, ihre Ideen zu visualisieren und ihre Kernaussagen zu betonen, beamen sie viel zu viel Text in zu vielen verschiedenen Schrifttypen, -größen und -farben auf die Leinwände, zeigen zahllose Diagramme und kleinteilige Charts, klicken sich durch bunte Animationen, verwirrende Multimediaeffekte und langatmige Videoclips.

Doch das Problem dabei ist nicht das Computerprogramm, das mehr optische Möglichkeiten bietet als man inhaltlich nutzen sollte. Das Problem ist: „Die wenigsten Redner fragen sich: ‚Was von dem, was ich über meine Idee, mein Produkt erzählen möchte, ist wirklich relevant für meine Zuhörer?‘“, sagt Präsentationscoach Michael Gerharz. Der interessiere sich nämlich nicht für die exakten technischen Details wie die des Algorithmus, mit dem sich die Batterielaufzeit um 7,3 Prozent steigern lasse. „Der will wissen: ‚Was habe ich davon?‘“ Dieser Perspektivwechsel sei für einen gelungenen Vortrag ebenso entscheidend wie die Konzentration auf die Kernbotschaft, die man fast immer in zwei, drei Sätzen formulieren könne. „Der Vortragende hat alles richtig gemacht, wenn die Zuhörer am nächsten Tag die Veranstaltung genau mit diesen zwei, drei Sätzen für ihre Kollegen oder den Chef zusammenfassen. Ein guter Vortragender versucht nicht, alles zu erzählen, was er weiß, sondern mit seiner Kernbotschaft neugierig auf mehr zu machen.“

Knappe Kernbotschaften kreativ vermitteln

Gerharz, der im Bereich Kommunikationssysteme promoviert und am Fraunhofer Institut im strategischen Marketing gearbeitet hat, coacht Führungskräfte und Mitarbeiter von DAX-Konzernen, Banken und Softwarehäusern ebenso wie von Pharmaunternehmen oder Selbstständige. „In den Workshops geht es dabei immer darum: ‚Wie schaffe ich es, auf den Punkt zu kommen?’ und ‚Wie gelingt es mir, meine Begeisterung für mein Produkt in anderen zu wecken?’“, erklärt der 39-Jährige. Am eindringlichsten glücke dies durch das Erzählen von Geschichten und Analogien. Dadurch ließen sich viel leichter Emotionen erzeugen als durch Daten und Fakten. „Wir alle sind viel weniger Kopfmenschen, als wir vielleicht meinen. Im Gegenteil: Wir sind fühlende Menschen, die auch denken können. Das gilt für den Vorstandsvorsitzenden genauso wie für Softwareentwickler oder die Personalchefin.“

Um spannende Geschichten mit seinen Klienten zu entwickeln, nutzt Gerharz das Prinzip der Heldenreise wie es schon Homers „Odyssee“, aber auch Kinofilmen wie „Star Wars“ zugrunde liegt. „Lässt man sein Publikum durch emotionale Geschichten und Bilder mitfühlen und weckt zuerst das Verlangen nach Informationen, bevor man die Details erklärt, ist es viel eher bereit, sich auf den Redner und seine Ideen einzulassen.“ Das gehe auch mit einer Powerpoint-Präsentation, doch manchmal sei eine Rede ganz ohne Multimediaelemente, stattdessen mit Modellen, einem Flipchart oder ganz frei die bessere Wahl. „Immer sollten Botschaft und Publikum im Vordergrund stehen. Nie die Folien. Die sollen das Gesagte ja nur unterstützen“, betont Gerharz.

Alexei Kapterev: "Es sollen schon Menschen in Meetings gestorben sein"

Legendäre Anti-Powerpoint-Präsentation von
Alexei Kapterev: „Es sollen schon Menschen in Meetings gestorben sein“

Eine gute Präsentation ist authentisch und strukturiert

Das bestätigt auch Katrin Markworth. Die 40-Jährige gestaltet als Interface-Designerin bei der digitalen Kommunikationsagentur Interone Benutzungsoberflächen von Webseiten und Apps für Kunden wie BMW, Lufthansa Technik, N24 und für Banken. Vor denen hält die Hamburgerin auch regelmäßig Powerpoint-Präsentationen, um Konzepte vorzustellen, die Arbeitsweise ihres Teams oder den Projektstand. „Eine Präsentation wird immer dann richtig gut, wenn man voll und ganz von seinem Thema überzeugt und authentisch ist“, so ihre Erfahrung. „Die Leidenschaft, die hineinfließt, macht den Unterschied.“ Speziell für Kunden gäbe es als Ausgangsmaterial eine Standardstruktur, von der aber natürlich auch abgewichen werden könne. Sie folgt den Empfehlungen der wohl weltweit bekanntesten Präsentation über Präsentationen: Unter dem Titel „Death by powerpoint (and how to fight it)“ („Tod durch Powerpoint, und wie man ihn vermeiden kann“) hatte der Moskauer Berater Alexei Kapterev sie 2007 bei Slideshare.net eingestellt. Knapp 4,5 Millionen Male wurde sie dort bislang geklickt.

Bevor Markworth das Computerprogramm überhaupt öffnet, um die ersten Folien zu erstellen, entwickelt sie handschriftlich auf einem großen Zettel einen groben Plan: Was ist das Ziel der Präsentation – und was sind die Bausteine auf dem Weg dahin? „Zu Beginn werden die Aufgabe, das Problem und das Thema kurz umrissen“, beschreibt sie das Strukturprinzip, dem jede Interone-Präsentation folgt. „Anschließend wird ein Lösungsvorschlag vorgestellt mit drei, vier stützenden Argumenten, mehr kann man sich ohnehin nicht merken, eventuell werden noch mögliche Alternativen genannt samt ihrer Vor- und Nachteile, und zum Schluss gibt es ein überzeugendes Fazit sowie einen Ausblick auf die nächsten Schritte.“ Zwischendurch dürfe die Kernaussage als roter Faden immer wieder mal aufblitzen, müsse aber spätestens am Ende plakativ genannt werden.

Folien inhaltlich stark und einfach formulieren

„Eine richtig gute Präsentation zu bauen, dauert schon ein paar Tage“, sagt Markworth. Gute Vorbereitung ist wichtig. Regeln, wie viele Folien die dann enthalten dürfe oder solle, gebe es bei Interone keine. Nur die, dass jede inhaltlich stark sein müsse. „Und grundsätzlich gilt natürlich, dass pro Folie nur ein Thema, ein Argument oder Problem behandelt wird. Dass alles so einfach wie möglich formuliert wird. Und auch, dass die Standardschriftgröße von 18 Punkt unverändert bleibt.“ Durch die intensive Vorbereitung arbeitet sich Markworth so tief in ihr Thema ein, dass sie es ohne Stichwortzettel sowohl in 45 als auch in zehn Minuten präsentieren kann und in der Lage ist, jede Frage zu beantworten. „Trotzdem“, sagt sie: „Wenn es ein sehr wichtiger Termin ist, übe ich den Vortrag mindestens ein-, zweimal vorher – am liebsten laut und im Beisein von Kollegen.“

Apple-Chef Steve Jobs bei Präsentation:

Apple-Chef Steve Jobs bei Präsentation: Wochenlanges Üben für den Auftritt (©Foto: Wikimedia)

Mit Leidenschaft erfolgreich präsentieren

Wie wichtig selbst erfahrene Redner das Üben nähmen, lasse sich unter anderem am Beispiel des verstorbenen Apple-Gründers Steve Jobs zeigen, sagt Michael Gerharz. „Der hat sich monatelang auf eine Konferenz vorbereitet. Zwei Tage vorher hat er dann ausschließlich die Keynote geübt – und das als Chef eines Weltkonzerns.“ Jobs Präsentationen sahen zwar alle locker aus. Doch jede Demonstration, jeder Videoclip, jede Folie wurde genauestens geplant, ihre Abfolge intensiv geprobt. In all dem zeigt sich zugleich auch Jobs leidenschaftlicher Enthusiasmus für die eigenen Produkte – nach Ansicht von Gerharz „die Grundbedingung dafür, mitreißend erzählen zu können. Und jeder, der fest an das glaubt, was er hat oder tut, kann an sich und seinen Präsentationen arbeiten und andere damit begeistern und überzeugen.


CHECKLIST:  Last-Minute-Tipps für einen erfolgreichen Vortrag

Mehrere Tage mit Üben für eine Präsentation verbringen? Dafür fehlt im Betriebsalltag oft die Zeit. Doch schon mit kleinem Aufwand machen Sie aus Ihrem Vortrag ein spannendes Werk. Prüfen Sie mit folgenden fünf Tipps Ihre Präsentation, bevor Sie vor Publikum loslegen:

  1. Der Relevanz-Check: Ist alles, was Sie vortragen, für den Zuhörer bedeutsam? Details haben nur dann Berechtigung, wenn sie die Relevanz untermauern. Streichen Sie, was den Zuhörer nicht unmittelbar weiterbringt.
  2. Die Dreisatz-Methode: Zwingen Sie sich, die gesamte Präsentation in drei Sätzen zusammenzufassen. Gelingt Ihnen das nicht, haben Sie das Thema noch nicht durchdrungen.
  3. Die Märchenstunde: Verpacken Sie Ihre Botschaften in eine große oder zwei kleinere Geschichten, die als Rahmenhandlung fungieren. Die prägen sich ein und machen das Erinnern leichter.
  4. Der Malkurs: Skizzieren sie auf einem weißen Papier handschriftlich die Zwischenschritte und das Ziel Ihrer Präsentation – noch bevor Sie Powerpoint überhaupt öffnen.
  5. Der Laien-Test: Wenn noch etwas mehr Zeit ist, halten Sie die Präsentation vorab vor Kollegen oder Freunden, die vom Thema keine Ahnung haben. Nehmen Sie deren Fragen ernst!

Mehr zum Thema:  Ein Video mit Sprecherzieherin Simone Dorenburg finden Sie hier auf faktor-a.info. Unser neuer Kooperationspartner „Faktor A“ ist das E-Journal der Bundesagentur für Arbeit und richtet sich an Arbeitgeber und Führungskräfte. Mit hochwertigen Reportagen, aktuellen Analysen und pointierten Kommentaren liefert es alles, was Unternehmer heute wissen müssen. Die Themenpalette reicht dabei von Ausbildung über Personal bis hin zu Mitarbeiterführung.

7 Kommentare

Daniel Peck

14.07.2016

Sehr zutreffend geschrieben! Story Telling gehört zum wichtigsten Teil einer Präsentation. Kombiniert mit der Leidenschaft des Trägers dieser Botschaft. Zusammengefasst gilt der Slogan: In Dir muss brennen, was Du anderen entzünden möchtest! So springt der berühmte Funken!

Thomas Krecker

14.07.2016

Toller Artikel. Alles Richtig. Bleibt nur noch die Frage, warum ich diesen Artikel in der Form seit 25 Jahren lese, ohne dass sich offensichtlich viel ändert? Ja, einiges verschlechtert sich sogar.
In meiner Arbeit mit Führungskräften habe ich im Wesentlichen vier Kräfte wahrgenommen, die einer guten Präsentation entgegenwirken.

Druck
Kosten und Zeitdruck ist immer das erste Argument, dass man hört, wenn es um kreative und ästhetische Ausgestaltung von Präsentationen aber auch intensiven Proben geht. Einen Konferenzraum einen Tag früher buchen, um sich in Proben nicht nur mit der Präsentation, sondern auch mit dem Setting (Raum, Licht, Ton etc.) vertraut zu machen gilt als Verschwendung oder „Old School“. Hier hat sich eine Gegenüberstellung der Vollkosten eines Meetings zzgl. einer Schätzung der Folgekosten eines Misserfolgs als hilfreich erwiesen. Das gilt vor allem für die großen Meilensteine und auch Steve Jobs hat den beschriebenen Aufwand ja nur einmal im Jahr betrieben. Kleine Meetings sahen da ganz anders aus.

Innere Haltung
Man muss ehrlich sein: ein Teil schlechter Präsentationen entsteht, weil einige Führungskräfte glauben, Proben oder Hilfe in der Kreation nicht nötig zu haben. Üben und sich verbessern lassen widerspricht ihrem Selbstverständnis. Manchmal – gerade bei Mitarbeitern – ist es auch eine Geringschätzung der Zielgruppe. „Für die reicht das“. Interessanter Weise habe ich nach Veränderungen in der Unternehmenskultur und damit verbundenen Coachings plötzlich angenehmere Präsentationen gesehen, ohne dass das Thema selbst je behandelt wurde.

Digitale Revolution
Das „Jeder kann alles selbst“, das „alles geht schnell“ und das „eben getippt gleich gelöscht“ unserer digitalen Kommunikation verführt nicht nur Manager dazu, wenig Sorgfalt auf Präsentationen und ihren persönlichen Auftritt zu verwenden. Effekt geht nicht selten vor Substanz. An dieser Stelle lohnt es sich wirklich sich eine Steve Jobs Präsentation anzuschauen. Jeder Effekt hat ein didaktisches Fundament, Tonalität, Kleidung, Timing etc. Nichts davon geht schnell und außer dem Konzept, dem Rolli und der Jeans hat Steve Jobs daran nichts selbst gemacht.

Faktor Mensch
Nicht jeder ist eine „natural born Rampensau“ und an der Stelle hilft eben kein Artikel, kein „so macht man das“ und nicht mal Proben, obwohl das immer gut ist. Wer sich vor Gruppen im Licht nicht wohl fühlt, wird sich immer an der Powerpoint festhalten, hinter dem Rednerpult verstecken oder versuchen, den Inhalt möglichst auswendig zu können, was dann auch so klingt. Da hilft nur gemeinsam das Setting zu finden, dass es der Führungskraft ermöglicht, sich wohl zu fühlen. Und da habe ich schon die wunderbarsten Sachen erlebt.

Marcel Dräger

14.07.2016

Nach der Überschrift war ich skeptisch, aber nach der Lektüre kann ich dem Artikel zustimmen. Die im Artikel erwähnten Rednerinnen gehen einen richtigen Weg – allerdings, wie Herr Krecker anmerkt, gibt es solche Artikel schon lange und sie bewirken wenig. Warum sind die erwähnten Präsentationen gut? Weil die Menschen sich Zeit für die Vorbereitung nehmen, Ihr Thema durchdenken und es auf das Publikum ausrichten. Diese Vorschläge gab es allerdings schon in der Antike. Was mich an diesem Artikel und an Vielem stört, was mit Rhetorik zu tun hat, ist das Wort „perfekt“. Ich bezweifle, dass unser Publikum dieses perfekt verlangt oder gar gut findet. Selbst im Artikel wird es relativiert, wenn es heißt man müsse authentisch sein. Menschen sind nicht perfekt, weshalb perfekte Menschen wohl kaum authentisch wirken können. Was tun wir also? Wir erklären einem Menschen, der in privaten Situationen absolut authentisch und begeisternd erzählen kann, er soll für seinen Vortrag eine Geschichte entsprechend der Heldenreise konzipieren. Wie authentisch und begeisternd vermag er nun diese Heldenreise zu erzählen? Also muss er sich weiter perfektionieren, indem er das Erzählen neu lernt, obwohl er es eigentlich schon vorher gut konnte. An diesem Umweg verdienen wir Trainer und Coaches unser Geld. Und der Kreis der Topreferenten wird auch immer klein bleiben, weil es nur wenige schaffen – alleine aus zeitlichen und finanziellen Gründen -, das Erzählen so neu zu lernen, dass es authentisch wirkt. Schließen möchte ich daher mit einem Vorschlag: Lasst uns die natürlichen kommunikativen Kompetenzen stärken, dann wirken wir authentisch. Schließlich sind Menschen ja nicht von Natur aus langweilig und einschläfernd. Dazu gehört es, erzählen zu können, dazu gehört es zu erkennen, was für unser Gegenüber relevant ist, dazu gehört es unser Gegenüber als Gesprächspartner wahrzunehmen (alles auch Positionen aus dem Artikel). Und wenn wir diese Werte wieder in unserer Kommunikation finden, dann schauen wir ob es unbedingt perfekte Visualisierungen und Heldenreisen braucht, um begeisternd und überzeugend vortragen zu können.

Florian Umstaetter

14.07.2016

@ Thomas Krecker: sehr gute Stellungnahme! Ausgezeichnet beobachtet und gut dargestellt!

Elisabeth Benedik

19.07.2016

Vielen Dank für diesen guten Artikel.
Besonders brauchbar ist die Checkliste…

i114993

06.07.2017

Kosten und Zeitdruck ist immer das erste Argument, dass man hört, wenn es um kreative und ästhetische Ausgestaltung von Präsentationen, aber auch intensiven Proben geht. Einen Konferenzraum einen Tag früher buchen, um sich in Proben nicht nur mit der Präsentation, sondern auch mit dem Setting (Raum, Licht, Ton etc.) vertraut zu machen, gilt als Verschwendung oder „Old School“. Hier hat sich eine Gegenüberstellung der Vollkosten eines Meetings zzgl. einer Schätzung der Folgekosten eines Misserfolgs als hilfreich erwiesen. Das gilt vor allem für die großen Meilensteine und auch Steve Jobs hat den beschriebenen Aufwand ja nur einmal im Jahr betrieben. Kleine Meetings sahen da ganz anders aus.

Melanie

09.07.2017

Danke für die wunderbare Zusammenfassung. Als Lehrerin werde ich ständig mit den PPP`s der Schüler konfrontiert. Sie bereiten ihre PPP vor, um dann oft vieles Abzulesen. Trotz mehrmaliger Wiederholung, was eine gute Präsentation ausmacht.