Entspannter arbeiten

Die acht typischen Meeting-Fehler

Viele Meetings sind konzeptlos, ergebnislos, total nervig. Doch vieles, was an Endlos-Besprechungen frustriert, lässt sich leicht ändern. Hier sind acht typische Meetings-Fehler – und Tipps, wie es anders geht.

Fehler 1: Es gibt kein klares Ziel

Entscheidend für den Erfolg eines Meetings ist, dass die Teilnehmer eine Antwort wissen auf Fragen wie diese: Was mache ich hier? Warum dauert das so lange? Warum kommt der nicht zum Punkt? „Wenn den Menschen nicht klar ist, weshalb ein Meeting einberufen wurde, hören sie auch nicht zu“, sagt Kommunikationsberater Michael Gerharz aus Troisdorf. Bevor eine Konferenz angesetzt wird, sollte das Ziel des Treffens klar sein und was jeder einzelne Teilnehmer dazu beiträgt.

Fehler 2: Die Agenda ist überfrachtet

„Wenn die Vorbereitungen gründlich und rechtzeitig erfolgen, wird das Meeting spannend und zielorientiert“, bestätigt Anita Bischof. Die Unternehmensberaterin aus Reinfelden hat ein Ratgeber zum Thema geschrieben. Sie sagt: „Das Ergebnis der Vorbereitung ist eine klare Agenda.“ Dafür sollte zunächst der Zweck des Meetings geklärt werden: Geht es um Information, um Diskussion oder um eine Entscheidung? Als Nächstes erhält jedes Thema ein fixes Zeitbudget.

Fehler 3: Zeiten werden nicht eingehalten

Der beste Zeitplan nutzt nichts, wenn sich keiner daran hält. Karriereexperte Jochen Mai rät daher bei jedem Meeting zu Pünktlichkeit – am Anfang wie am Ende. „Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz.“ Dagegen helfe es, die Türen des Konferenzraums zwei Minuten nach Beginn abzuschließen. Ein anderer simpler Trick: „Einfach die Stühle weglassen. So haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich die Ex-Sitzung unnötig in die Länge zieht.“ Ist die Zeit erstmal begrenzt, müssen sich alle fokussieren.

Fehler 4: Die Teilnehmer sind unvorbereitet

Damit ein Meeting gelingt, müssen sich alle einbringen. Doch daran hapert es oft: „Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab“, sagt Mai. Er rät deshalb zu einem radikalen Schritt: eine schlecht vorbereitete Konferenz sofort abbrechen. Eine Alternative ist die „study hall“: Dabei lesen alle eine halbe Stunde vor dem Meeting gemeinsam die Memos, erläutert Gerharz. „Das soll die Qualität der Diskussion verbessern.“

Fehler 5: Die Präsentation ist sterbenslangweilig

Damit die Präsentation ankommt, sollte man im Wesentlichen zwei Punkte beachten: «Einerseits zum Punkt kommen, andererseits weg von drögen Power-Point-Präsentationen», sagt Gerharz. Die Zuhörer könnten sich ohnehin nur einen Bruchteil davon merken. Wer hinterher über das Meeting berichten soll, wird sich nicht an 30 Folien erinnern. Ohne eine klare Botschaft heißt es dann nur: „Der Meyer hat wieder gelabert.“

Fehler 6: Niemand hört wirklich zu

Auch wer keinen Vortrag hält, sollte sich Gedanken darüber machen, welchen Eindruck er hinterlässt: „Ein Meeting kann Ihre Chance sein, sich mit Ideen zu profilieren“, sagt Berater Mai. „Aber es kann auch eine Stolperfalle werden, die den Chef an Ihren Fähigkeiten zweifeln lässt.“ Mit den Sitznachbarn tuscheln, den anderen Teilnehmern ins Wort fallen und Kollegen bloßstellen, macht keinen guten Eindruck. Auch wer zwischendurch auf dem Smartphone Mails beantwortet oder gar Anrufe annimmt, macht sich keine Freunde.

Fehler 7: Der Chef redet, der Rest schweigt

Gerade bei großen Gruppen besteht immer auch ein Hierarchie-Gefälle. „Wenn die Teilnehmer dann sehr zurückhaltend sind, kann man zu Tricks greifen“, erklärt Bischof. So muss nicht immer der Chef die Konferenz leiten. Einzelne Punkte der Agenda können auch von verschiedenen Kollegen moderiert werden. „Eine andere Möglichkeit besteht darin, Arbeitsgruppen zu bilden und ein Problem im kleinen Kreis zu diskutieren.“ Außerdem gehört es zu einer offenen Diskussion, dass Ideen nicht gleich schlechtgemacht werden.

Fehler 8: Die Ergebnisse werden nicht umgesetzt

Erst die richtige Nachbereitung stellt sicher, dass die erfolgreiche Besprechung keine Eintagsfliege bleibt: „Um langfristig befriedigende Meetings zu haben, müssen Entscheidungen dokumentiert werden“, sagt Bischof. Außer bei besonders strittigen Themen reicht ein kurzes Ergebnisprotokoll dafür völlig aus. Kommunikationsprofi Gerharz empfiehlt, das Ergebnis gleich im Anschluss per Rundmail zu verschicken – am besten mit konkreten „action points“. Die sollten dann möglichst rasch umgesetzt werden.

Text: Peter Neitzsch

8 Kommentare

Michael Joos

26.04.2016

Ich denke jeder, der an vielen Meetings teilnehmen (muss) findet sich bei dem ein oder anderen Punkt auch wieder. Allerdings ist es auch schwierig, eine Meeting-Kultur in einem Unternehmen zu etablieren. Wir haben im Kundenauftrag eine Cloud-Applikation entwickelt, um Meetingaufgaben effektiver und effizienter online zu gestalten.

Roland Trauner

26.04.2016

Es gibt überhaupt zu viele Meetings. Um etwas in einer kleinen Gruppe abzustimmen ist es viel effektiver, wenn der Chef/Projektleiter einzelne 1:1 Gespräche/Telefonate mit den Teammitgliedern führt. Ein Beispiel dafür sind wöchentliche Statusmeetings.

Eugen Rodin

26.04.2016

Solche Meetings habe ich auch erlebt. Es wird viel geredet, aber die Ideen werden später nicht umgesetzt. Es kann zur Unzufriedenheit mit der Arbeitsstelle führen.

Michael Mäschke

26.04.2016

Fest eingeplante Meetings sind nur effizient wenn klare Ziele definiert wurden, die für die Realisierung der im Raum stehenden Maßnahme verantwortlichen Personen anwesend sind.
Alle besprochenen Punkte müssen notiert und am Ende der Besprechung ein Protokoll erstellt
werden. Klar vorgegebene Zeiten für durchzuführende Maßnahmen mit Nennen der zu beteiligen Personen festgehalten werden. Der Termin für den Abschluss der Maßnahme muß allen Beteiligten bekannt sein.

Annette Becker

26.04.2016

So einfache und auch altbekannte Regeln. Die Frage ist, warum ist es so viel „interessanter“ , zu viele Meetings mit zu vielen Teilnehmern, mit rudimentärer Agenda, ohne Beschlüsse, ohne Verantwortliche, ohne Spielregeln zu machen? Warum ist „Schaulaufen“ so viel beliebter als Herausforderungen und Aufgaben vom Tisch zu bekommen?
Eine alte Antwort lautet: Der Fisch stinkt vom Kopf. Leider ist es für unsere Unternehmens-Könige aus der Mode gekommen sich „Hofnarren“ zu halten. Somit ist keiner da, der Ihnen einen Spiegel vorhalten kann.

Regulus Loew

26.04.2016

Wer kennt nicht die weit verbreitete These:
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und schon sitzen wir in einem Meeting oder Brainstorming, egal was unter dem Strich dabei herauskommt. Weiterhin viel Spaß beim diskutieren.

chartflipper.de

10.05.2016

Wodurch ich meinen Kunden helfe, Missverständnisse, aneinander-Vorbeireden und im-Kreis-Drehen in Meetings zu vermeiden, ist das sichtbare Festhalten von Ergebnissen und Standpunkten. Diese Art der Begleitung kann dann grafisch gestützt aber auch rein in Textform geschehen. Wichtig ist, dass man mit ihr – anders als mit einem Protokoll – direkt während dem Meeting gearbeitet wird. Eine Investition in einen Moderator der das leistet, spart spätestens auf mittlere Sicht eine Menge Zeit, Geld und Nerven.

Steffen Mühlbach - ism consulting & engineering

04.04.2017

Das beste Meeting im Workflow ist eines dass gar nicht stattfinden muss ,
weil alle geplanten Teilnehmer zeitnah die Agenda gelesen haben
und allein durch die Vorbereitung das oder die Probleme schon gelöst haben .
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Ausnahmen : Brainstorming , Innovation , Vertragsabschlüsse
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Protokoll ist immer nötig .
Selbst bei Videokonferenzen sollte ein Moderator und ein Schriftführer vorher bestimmt werden .