Entspannter arbeiten

So bewältigen Sie die Email-Flut. Produktiv.

Sie kennen das: Vor lauter Emails kommt man an manchen Tagen kaum noch zum Arbeiten. Da den Überblick zu behalten, ist eine Kunst. Die wir Ihnen gerne verraten.

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Keine wichtige E-Mail übersehen und trotzdem möglichst wenig Zeit mit dem elektronischen Postfach verbringen: Das wünschen sich viele Arbeitnehmer. Zeitmanagement-Experte Gunter Meier aus Schwabach bei Nürnberg gibt Tipps:

E-Mails gebündelt lesen: Schlecht ist, das E-Mail-Postfach den ganzen Tag offen zu haben und die E-Mails parallel zur Arbeit mitzulesen. Das Problem: «Man wird dauernd von außen getriggert, und die Gefahr ist groß, dass man sich ablenken lässt.» An den meisten Arbeitsplätzen sei es ausreichend, die E-Mails drei- oder viermal am Tag anzuschauen und sie dann gebündelt abzuarbeiten.

Kleinere Aufgaben gleich erledigen: Alle E-Mails, die sich in maximal fünf Minuten bearbeiten lassen, erledigen Berufstätige sofort. Gleichzeitig wird alles, was nichts mit den eigenen Aufgaben oder Zielen zu tun hat, kategorisch gelöscht.

Newsletter organisieren: Berufstätige arbeiten effizienter, wenn sie Newsletter in einem Extra-Ordner sammeln. «Diesen Ordner sieht man dann, wenn man Zeit hat, am Stück durch.» Bei Outlook können Nutzer über die Regel-Einstellungen festlegen, dass Newsletter automatisch in so einen Ordner einlaufen. Sie können etwa einstellen, dass alle E-Mails eines bestimmten Absenders in dem Unterordner landen. Diese tauchen dann nicht im Posteingang auf. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter sich nicht davon ablenken lassen, wenn ein neuer Newsletter eintrifft. Überflüssige Newsletter sollte man abbestellen, um Zeit zu sparen.

Langfristige Aufgaben auf Wiedervorlage legen: Manchmal erfordern E-Mails ein Handeln erst in ferner Zukunft. Diese E-Mails legt man sich am besten auf Wiedervorlage. Bei Aufgaben, die zeitnah zu bearbeiten sind, kann man die E-Mails zum Beispiel nach Projekten sortiert in Ordnern ablegen. Diese arbeitet man dann wieder am Stück ab.

Absprachen telefonisch treffen: Um zu vermeiden, dass zur Terminabsprache ein halbes Dutzend E-Mails hin und her geschickt werden, ist es oft schneller, zum Telefonhörer zu greifen. Ähnliches gilt für Absprachen in der Abteilung.

9 Kommentare

Malcolm Funnell

22.03.2016

My tip, People use the „cc“ to keep you informed or mail to cover them so they can say that your „where informed“. The real form for „Carbon Copy“ is For Your Information (FYI) and your not expected to be action anything. Over 50% of my 135 daily emails are „cc“! To have priorities I have Set up in „Rules“ that any email sent to me as a“cc“ are filed in another archeived box which I can read when when I have time or the sender brings it to my attention to read. Not wanting to miss any VIP emails (Boss/Client/Key people) you can set the rule that any „cc“ emails from the VIP’s land in your normal Inbox so that you don’t miss any emails from them, even if your as „cc“

Bhardwaj

22.03.2016

Sehr hilfreiche Vorschläge

Schmidt, Reiner J.

22.03.2016

Hallo zusammen, was früher die „Trommel“ war – um vor Gefahren zu warnen und zu informieren – ist heute zum großen Teil in E-Mails kultiviert, allerdings schneller als der Schall und zugegebenermaßen ist das Einzugsgebiet etwas größer geworden. Zu treffende „Entscheidungen“ können auch auf Grund von E-Mails basieren. Selten sind Entscheidungen aufgrund eines Bierdeckels dokumentiert.(und somit beweisbar) Meistens aufgrund von Vertrauen. Und das ist nun mal eine „Investition ohne jegliche Sicherheit“. Kann also in die „Hose“ gehen.
Eine von vielen möglichen Interpretationen:

Die Anzahl Ihrer Emails gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie viele Menschen Ihnen nicht mehr vertrauen oder vertrauen dürfen, weil sie sich durch interne Prozesse dazu zwingen lassen.

Falls E-Mails warnen sollen – o.k.
Falls E-Mails auf dem Altar der sogenannten „Revisionssicherheit“ geopfert werden müssen, ist das Unternehmen dabei, eine Verwaltung zu werden.

Revisoren können Richter sein.
Sie können auch Co-Unternehmer sein.
Das hätte dann positive Auswirkungen auf die E-Mail Flut.
Entscheiden und Absichern ist ein labiles Gleichgewicht. Take care – further on!

Richter

22.03.2016

Man muss es nur machen.

Hanno

22.03.2016

Manchmal empfiehlt es sich eine Krankheit zu heilen, anstatt ausschließlich Symptome zu behandeln.
Es braucht Regeln für die Verwendung der E-Mail:
1. „allen Antworten“ gibt es nur in seltenen Ausnahmefällen x-mal pro Jahr.
2. wer im „An-Feld“ steht muss etwas tun.
3. wer im „cc-Feld“ steht muss den Inhalt wissen. Die besondere Betonung liegt auf „muss!“.
4. eine E-Mail wird verfasst, wie ein Brief, mit korrekter Anrede und Abschluss-Formel.
Anderes wird per Chat erledigt.
Es hilft!

Tanja Pfeffer-Eckel

22.03.2016

Hallo, alles sehr hilfreich. Ich finde E-Mails sehr gut, sie haben meine tägliche Arbeit erheblich vereinfacht und beschleunigt. Damit habe ich Zeit für andere Aufgaben gewonnen. Ein paar dieser Tricks und Tipps, die hier genannt wurden, täglich angewandt und in den Arbeitstag integriert und alles läuft. Das einzige, was ich noch sagen würde – wenn man gleich ganz klare Angaben zu Terminabsprachen etc. gibt, klappt das auch wunderbar über E-mail. Es gibt für vieles die richtige Technik und diese konsequent angewandt erleichtert das Leben. Es gibt für vieles nach wie vor auch die Menschen, die es können, diese konsequent eingesetzt macht es dann auch wieder einfacher.

Daniel Diwiki

22.03.2016

Hallo, die Tipps sind ja alle schön und gut… Das müsste aus meiner Sicht als Unternehmenskultur gelebt werden … Und wie geht man mit Geschäftspartnern um, die anrufen und fragen „haben Sie es schon gelesen? Habe Ihnen vorhin was geschickt!“

Alex

22.03.2016

Am schlimmsten empfinde ich die Kollegen, die anrufen um mitzuteilen, „ich habe Dir eine E-Mail geschrieben, was denkst/meinst/sagst Du?“

Ewald

17.03.2017

Gute Tipps. das mit der Umleitung in den Newsletter-Ordner mache ich schon länger mit grossem Erfolg. Da sind ständig dutzende Mails drin, die absolut keine Priorität haben. Nicht vergessen auch eine grosszügige Spam-Regel zu pflegen und alle unnötigen Werbe- und sonstige nicht gewollten Mails da hinein zu spedieren.
Lohnt sich echt.