Entspannter arbeiten

Herrlich entspannend: Email-Stopp und "stille Stunde"

Permanent erreichbar sein und stets eine Flut an Mails bewältigen – bei so einer Arbeitshaltung ist Stress vorprogrammiert. Doch Vorgesetze können gegensteuern, indem sie selbst öfter mal Kommunikationspausen einlegen.

Vorgesetzte sollten versuchen, regelmäßig eine «Stille Stunde» einzulegen. In dieser Zeit sind sie für Mitarbeiter nicht erreichbar und arbeiten Projekte und Aufgaben konzentriert ohne Unterbrechungen ab.

Leben Vorgesetzte die «Stille Stunde» vor, fällt es Mitarbeitern leichter, diese ebenfalls einzuführen und konsequent umzusetzen. Darauf weist das Projekt Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt (psyGA) in einer Broschüre hin. Ständige Unterbrechungen im Arbeitsalltag führen dazu, dass Arbeiten, die zum Beispiel eigentlich nur ein paar Minuten dauern, sich über den ganzen Nachmittag hinziehen.

Ein anderer typischer Zeitfresser ist für viele Mitarbeiter, dass sie eine Flut von E-Mails bekommen. Auch hier können Vorgesetzte gegensteuern, indem sie im Team klare Absprachen treffen. Welche Rundmails und Protokolle soll wer bekommen? Wie kann der Austausch innerhalb der Abteilung aussehen? Gibt es hier klare Regeln, verhindert das zumindest, dass jemand unnötigerweise E-Mails bekommt. Projektleiter von psyGA ist der BKK Dachverband, der die Interessen der Betriebskrankenkassen organisiert.

12 Kommentare

Siegfried Raichle

28.01.2016

Der Text ist Lothar Seiwerts „1×1 des Zeitmanagement“ nachempfunden, also keine neue Erkenntnis.

Markus

28.01.2016

Das ist ja ein sehr guter Gedanke, doch leider besteht die Arbeitswelt nicht nur aus Mitarbeitern. Deutlich mehr Kommunikation wird doch in den meisten Fällen von anderen Abteilungen oder Extern eingesteuert.

Martin Andenmatten

28.01.2016

Meine stillen Stunden sind von 02:00 bis 05:00.

Harald Lederer

28.01.2016

Warum sollen sie nur für Mitarbeiter nicht erreichbar sein – für andere Diaolgpartner schon?

Ulla Niemann

28.01.2016

Funktioniert nur, wenn man die andere Zeit für Mitarbeiter erreichbar und nicht ständig auf Achse ist. Sonst geht das nach hinten los und die Mitarbeiter haben das Gefühl alles andere sei wichtiger als sie.

Fabian Baumheuer

28.01.2016

Es geht bei E-Mails oft gar nicht mehr um Kommunikation, sondern um Dokumentation. Das Ziel ist, eine Botschaft als gesendet festzuhalten. Der Sender sichert sich damit ab im Sinne von „hab‘ ich dir doch mitgeteilt“ – der Empfang an sich ist nicht wirklich relevant bzw. nicht vorrangiges Ziel. Hinzu kommen die vielen Cc-Mails aus gleichem Grund. Letztlich sind wir alle selbst schuld an Mailflut und Dauererreichbarkeitsterror: Wir missbrauchen ein Kommunikationsmittel als Rechtfertigungs- und Dokumentationsinstrument. Anstatt einfach wieder zu kommunizieren.

Mike

28.01.2016

Wer weniger an jede Mistveranstaltung und jedes Blahblah-Meeting geht und den Mut hat, solche abzulehnen, braucht solche Binsenwahrheiten gar nicht erst zur Führungsmaxime erheben…

J. Gieske

28.01.2016

„Open Door“ und „Stille Zeit“ sind beides Sehnsüchte, die in ihrer Umsetzung von MA und Vorgesetzten gelebt werden können und sollen. Dazu gehört eine gehörige Position Standing aller Beteiligten und eine Umsetzung ohne Pathos und Tamtam.

Teschner

28.01.2016

Auch ich werde meine Zeit neu ein- und verteilen lernen müssen. Der erste Schritt ist zu lernen und verstehen, dass das wenigste einen Anspruch auf ein sofort besitzt. „Open Door“ und „Stille Zeit“ sind real umsetzbar , wenn Regeln hierzu bekannt sind und diszipliniert umgesetzt werden, dann stehen Mitarbeiter, Kollegen und Kunden dazu und respektieren dieses……. Ja sogar Vorgesetzte können damit leben , da eine gewonnene Effektivität gerne gesehen wird.

Johannes Scherer

28.01.2016

Email Flut und Informationsverteilung mit der Gießkanne haben aus meiner Erfahrung zum größten Teil mit unklaren Strukturen im Unternehmen und fehlendem Verantwortungsbewustsein einzelner zu tun. Einer wird es schon erledigen… Oder ich habe es doch allen mitgeteilt, ich bin nicht schuld, daß es kein anderer erledigt hat. Durch Email Pausen wird es da nicht besser, die Berge dazwischen werden höher. Am besten klare Strukturen schaffen und Verantwortung eindeutig festlegen.

Stefan

28.01.2016

Email-Ethik sollte in jedem Kommunikationsprozess definiert sein. Entgegen der Regel „Schweigen bedeutet Zustimmung“ in Präsenzbesprechungen, bedeutet cc/ kein Handlungs- und Verantwortungsbedarf. Jedoch bei direkter Adressierung ist eine hohe „Schlagrate“ gewünscht. Hier ist m.E. Innerhalb von Minuten zu reagieren, auch wenn nicht adhoc eine Lösung greifbar ist.

Torsten Röcher

29.01.2016

Telefon nicht vergessen! Eine „Stille Stunde“ funktioniert nur, wenn auch hier keine Störungen erfolgen. Allerdings: Denkt auch an den Kunden, den wichtigen Anruf. Der sollte nicht unter derartigen Effizienzsteigerungsprogrammen leiden. Wir kümmern uns darum. Versprochen.