„Die Anwesenheit im Büro ist irrelevant.“ Elke Frank im Interview

Sie ist ein Fan von Home-Office und Freiräumen für Mitarbeiter: Elke Frank, Personalchefin Microsoft Deutschland, über das Führungskonzept des Software-Giganten und die Anziehungskraft als attraktiver Arbeitgeber. Dieser Artikel ist im Original im Beileger “FOCUS Network – 44 Seiten Karriere-Extra” des aktuellen FOCUS-Magazins (Nr. 41/2015) erschienen. In Kooperation mit XING bietet der Beileger zahlreiche weitere Karriere-Themen, Interviews, Network-Tipps, Termine und Events.

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Visionär und experimentierfreudig: Elke Frank, Personalchefin Microsoft Deutschland, Home-Office-Fan

Frau Frank, 2016 zieht Microsoft in seine neue Firmenzentrale in München. Dort wollen Sie „die Arbeitswelt der Zukunft“ zeigen. Was ist das?
In dem Office führen wir vor, wie Arbeiten in fünf bis zehn Jahren aussehen wird. Dort wird räumlich und auch organisatorisch alles so angelegt, wie es unserer Ansicht nach künftig am sinnvollsten ist.

Und dazu gehört, dass nicht jeder Kollege einen eigenen Platz hat? Es wird in der Tat weniger Arbeitsplätze geben, als wir Mitarbeiter beschäftigen. Das liegt einerseits an der hohen Reisetätigkeit der Vertriebsmitarbeiter. Die sind fast täglich in ganz Deutschland unterwegs. Es gehört aber auch zu unserem Konzept: Bei uns muss niemand mehr im Büro arbeiten.

Wo erledigt der Microsoft-Angestellte dann seine Aufgaben? Zu Hause, beim Kunden, in der Bahn. Jeder kann selbst bestimmen, wann und wo er arbeitet. Die Anwesenheit im Büro ist für uns irrelevant. Wir wollen sicher sein, dass der Mitarbeiter seine Ziele erreicht. Dieses Gespräch zum Beispiel führe ich von zu Hause.

Was bietet die neue Zentrale? Es gibt Ruhebereiche, in denen man allein arbeiten kann. Dort stehen Lounge-Möbel, es gibt Gelegenheiten zur Reflexion. Im Bereich „Share und Discuss“ wollen wir Workshops und Brainstorming unterbringen. Und wir haben Bereiche für Mischarbeitsmethoden.

Gibt es feste Arbeitsplätze? Jeder sucht sich täglich einen Platz, da ist er völlig frei. Allerdings gibt es Unterteilungen, sogenannte Anchor-Areas, in denen die Finanzer, der Betriebsrat oder die Personalabteilung sitzen. Man kann aber auch in einer anderen Abteilung als der eigenen arbeiten – je nach Wunsch oder Projekt.

„Bei Microsoft muss niemand mehr im Büro arbeiten.
Jeder kann bei uns bestimmen, wann und wo er arbeitet“


Und wo sitzen die Chefs?
Die Abteilungsleiter sind direkt bei ihren Mitarbeitern. Wenn man dieses Prinzip einführt, muss man es vorleben. Auch die Geschäftsleitung sitzt im Open Space ohne festen Arbeitsplatz.

Wie regelt die Firma, welche Aufgaben die Leute erledigen sollen? Zum Jahresanfang werden mit jedem Mitarbeiter Ziele vereinbart. Die werden im persönlichen Gespräch viermal pro Jahr überprüft und notfalls angepasst. Weil unser Gebiet, die Informationstechnik, so dynamisch ist, muss man laufend überprüfen, ob die alten Vorgaben noch gültig sind.

Sind diese Ziele aber zu hoch angesetzt, arbeitet der Mitarbeiter vielleicht deutlich mehr als 40 Stunden pro Woche. Wie verhindern Sie, dass sich die Leute überfordern? Dem treten wir mit klaren Regeln entgegen. Die Mitarbeiter sollen lernen, wie sie sich Grenzen setzen. Auch deshalb müssen die Führungskräfte Feedback-Gespräche persönlich führen. Es gehört Disziplin dazu, sich bei diesem Konzept den Feierabend und die Pausen selbst einzurichten. Wir bieten dazu Coachings an.

Warum gibt sich Microsoft so viel Mühe, den Mitarbeitern entgegenzukommen? Unser Ansatz dazu ist unsere Attraktivität als Arbeitgeber. In jedem Vorstellungsgespräch fragen mich Bewerber, wie flexibel sie arbeiten können. Von dieser Frage hängt die Anziehungskraft unseres Unternehmens für gute Mitarbeiter entscheidend ab. Wir gehen intensiv auf die Beschäftigten ein. Deshalb verlassen uns auch nur ein Prozent der Mitarbeiter ungewollt.

Wie aufwendig ist dieses Konzept? Wir können den Leuten einfach entgegenkommen. Warum muss man zur Hauptverkehrszeit ins Büro fahren? Man kann morgens zu Hause die ersten Termine am Telefon wahrnehmen und später dann reinkommen. Bei uns gehen viele früh, um ihre Kinder abzuholen. Dann arbeiten sie einfach abends noch. Wer gute Leute halten und neue gewinnen will, muss ihre Bedürfnisse erfüllen.

Welche technischen Voraussetzungen benötigt dieser Ansatz? Bei uns ist jeder komplett mobil. Alle erhalten Smartphone und Laptop oder Tablet. Wir können mit diesen Geräten von überall arbeiten. Unsere Technik ermöglicht es, Dokumente so abzulegen, dass sie sich immer bearbeiten lassen.

Steigt dadurch die Effizienz? Ich habe vor Microsoft 15 Jahre in der Industrie gearbeitet. In den zwei Jahren hier bin ich wesentlich effizienter in meiner Art zu arbeiten geworden. Das bezieht sich auf die Themen „Wann erledige ich was – im Auto, im Zug, daheim oder im Office“ und „Wie ich digital arbeite“. Ich bin heute viel transparenter in den Abläufen. Wir leben hier eine schnelle, direkte Kommunikation. Bei uns geht eine Information stets an alle raus, die sie betrifft – es herrscht keine Hierarchie.

Was ist typisch für derart flexibel arbeitende Firmen? Es ist die Art, wie wir Technik nutzen. Wir telefonieren nur mobil oder über Skype. Mich hat noch nie jemand gefragt, warum ich um 15 Uhr gehe oder um zwölf Uhr komme. Das kann ich mir frei einteilen. Es ist nicht wichtig, sofort auf eine Mail zu antworten, sondern fokussiert zu arbeiten.

„Ich werde in jedem Vorstellungsgespräch gefragt, wie flexibel der Bewerber bei uns arbeiten kann“


Aber es ist leicht, sich hier wegzuducken und Arbeit zu vermeiden . . .
So ein Verhalten stellen wir in unseren persönlichen Zielprüfungen fest. Natürlich kommt es darauf an, die Zielsetzung engmaschig zu überprüfen. Wir müssen die Waage zwischen klaren Zielen und der Freiheit der Mitarbeiter halten.

Wie wichtig sind Microsoft andere klassische Mitarbeiterthemen, beispielsweise Gesundheit? Bei uns ist Prävention wichtig, daher haben wir ein Gesundheitsmanagement- Programm – vom Fitness-Studio bis zu Ernährungsregeln. Und der Betriebsrat achtet genau drauf, dass wir Belastungsgrenzen einhalten. Wir wollen nicht, dass alle Kollegen 24 Stunden lang erreichbar sind.

Lässt sich dieses Prinzip auch in anderen Branchen anwenden? In den nächsten fünf Jahren wird das eines der wichtigsten Themen der Personalarbeit in der Wirtschaft. Und es kann überall umgesetzt werden. Vielleicht nicht so leicht in der Produktion, dafür aber im Marketing oder im Vertrieb. Ich stelle das Konzept häufig bei Firmen aus verschiedensten Branchen vor. Sie erkennen, wie wichtig es für ihre Attraktivität als Arbeitgeber ist.

Gibt es ein generelles Vorgehen bei der Umsetzung? Jede Firma muss eine eigene Lösung finden. Dazu benötigt man eine bestimmte Unternehmenskultur. Der Chef kann ja nicht einfach eine Mail verschicken und mitteilen, dass ab morgen flexibel gearbeitet wird. Auch die technische Ausrüstung ist wichtig.

Vorbereitung ist also das A und O? Sie müssen sich vorab Gedanken über die Abläufe machen. Die Vertrauenskultur ist wichtig, der Ort und die Technik. Wenn diese Elemente bearbeitet werden, kann das Prinzip in anderen Firmen funktionieren.

Microsoft verkauft IT-Produkte, mit denen ein solcher Arbeitsstil möglich wird . . . Diese Produkte sind für uns tatsächlich eine Motivation. Wer soll sie testen, wenn nicht wir? Wir haben selbst viel dazugelernt. Wenn man die Mitarbeiter nicht täglich sieht, sind andere Führungsantennen nötig. Man muss seine Leute dann genau kennen. Wenn mir einer immer nachts Mails schickt, dann ist er vielleicht gar nicht überfordert. Er kann einfach zu dieser Zeit am besten arbeiten.

Und der menschliche Aspekt? Für uns ist wichtig, dass es persönliche Meetings gibt. Wir investieren viel in Events und Treffen, damit sich die Leute nicht aus den Augen verlieren.

Und was gilt für den Mittelstand? Der Trend ist ein ICE, der gerade durchrauscht – man muss aufspringen. Andernfalls findet man bald keine guten Mitarbeiter mehr.

Text: Susanne Frank / Fotos: Microsoft Deutschland


focus_titel4 x jährlich erscheint das “FOCUS Network – 44 Seiten Karriere-Extra” als Beileger des FOCUS-Magazins. In Kooperation mit XING informiert der Beileger über Job & Karriere, die neue Arbeitswelt, mit Interviews, Reportagen, Network-Tipps, Terminen und Events. Die aktuelle Ausgabe „Die Job-Welt von Morgen“ war in der Woche vom 03. Oktober bis 09. Oktober 2015 am Kiosk erhältlich. Hier können Sie den Beileger nochmals ansehen.

 

 


 

14 Kommentare

Karsten

09.10.2015

Danke für das Interview und die Microsoft-„Innovation“.

Viele der Antworten und Phrasen hat man jetzt schon sehr oft gehört und vieles wird auch schon in vielen anderen Firmen so gelebt. Es gehört definitiv Mut und auch Vertrauen in seine Mitarbeiter dazu. Den Ansatz die Zielerreichung durch regelmässige Feedbackrunden offen zu prüfen, halte ich für essentiell. Dies unterschätzen viele Unternehmen, denke ich.

Am Interview und den Ansätzen stört mich aber noch immer die Vermischung von Privat und Beruf. Im Interview wird gesagt, dass die Verantwortung hierbei voll und ganz dem Mitarbeiter obliegt. Sicherlich wird er/sie bei Bedarf durch Coaching darin „geschult“ es richtig abzuwägen. Aber der Arbeitgeber wird dadurch Teil der Familie, und dass sogar zum Nutzen der Firma. Dieses Thema wird uns mehr und mehr beschäftigen, vorallem aber werden „betroffene“ Arbeitnehmer diesen Sachverhalt gar nicht mal selbst bemerken.
Wichtig ist hierbei, die gesamte Familie zu coachen, denn meist bemerkt der Mitarbeiter sein neues Familienmitglied den Job gar nicht, sondern ehr die anderen Familienmitglieder. Hier ist ebenso regelmässiges und ehrliches Feedback in der Familie notwendig. Inwiefern sich hier der Arbeitgeber einmischen soll, halte ich für fragwürdig.

Sibylle1969

09.10.2015

Das ist ja alles schön und gut, aber was man so hört, ist eher, dass mit solch flexiblen Arbeitsmodellen (Mitarbeiter entscheidet selbst, wann und wo er arbeitet, muss nur seine Ziele erreichen) die tatsächliche Arbeitsbelastung deutlich höher ist als bei traditionellen Arbeitsmodellen. In Firmen, in denen solche Modelle gelebt werden, sind 60-70 Wochenstunden normal, ohne das seien die Ziele auch meist nicht zu schaffen, hört man von Mitarbeitern, die aktuell bei solchen Unternehmen arbeiten oder dort gearbeitet haben. Ich habe in meinem gesamten Berufsleben äußerst selten nur 40 Stunden pro Woche gearbeitet, aber mehr als 50 Stunden waren es nur selten. Und da war ich auch froh, dass das kein Dauerzustand war.

Volker Tristram

09.10.2015

Was mir – auf einen Punkt gebracht – an dem Konzept nicht gefällt, ist, daß es offenbar keine Vorkehrungen gegen Mißbrauch durch Vorgesetzte gibt. Weder bei der Zielvergabe, noch der Zielbeurteilung, noch gegen Überforderung der MA. Habe ich alles erlebt, persönlich und bei Kollegen/Kolleginnen. Man soll sich nicht darauf verlassen, daß alle Beteiligten, insbesondere die Vorgesetzten, ihre Macht nicht mißbrauchen! Meine Erfahrung ist: Intelligente Menschen können jedes gutgemeinte System pervertieren, wenn man sie nicht überwacht.

Claudia

09.10.2015

Ich bin seit 8 Jahre für eine Firma tätig und habe seit dieser Zeit mein Home Office neben den üblichen Reisetätigkeiten. Das Home Office verhält sich wie ein Arbeitsplatz in der Firma. Ich habe mein Arbeitzplatz/Zimmer. Morgens: Tür auf und los geht es mit der Arbeit. Tür zu und Freizeit beginnt. Mit Selbstdiziplin funktioniert es.
Vorteile: flexiblere Arbeitszeiten; keine Fahrzeiten mit stundenlangen Staus, keine Fahrtkosten. Volle Konzentration auf die Arbeit.
Nachteil: Soziales Umfeld (Kollegen) kann fehlen. Würde gerne immer wieder Home Office nehmen.

Peter Schuett

09.10.2015

So sonderlich innovativ ist das nicht, was Microsoft hier plant. Das ist bei IBM seit 1990 (kein Tippfehler) – also seit 25 Jahren – gelebte Praxis. Und letztlich beruht das Prinzip auf die schon 1954 von Peter Drucker vorgeschlagenen Prinzipien einer „zielorientierte Führung“, also der Abkehr von „Command & Control“ hin zu einer gewissen Selbststeuerung auf Vertrauensbasis. Wie positiv motivierend das wirkt erlebe ich in meinem täglichen Arbeitsumfeld.

Alexander H.

09.10.2015

Solch eine Einstellung bei einer Führungskraft ist eine der wenigen Ausnahmen auf dem deutschen Arbeitgebermarkt. Die Regel lautet immer noch so, dass die Mitarbeiter möglichst von morgens bis abends spuren müssen und KEIN Chef in Deutschland ist fähig dazu zum Mitarbeiter hinzugehen und zu sagen: „jetzt machen Sie mal langsam Feierabend! Wir haben schon 17(!) Uhr und Sie sind schon seit 10 Stunden da“. Viel schlimmer ist, dass die eigene Kollegen noch sich Sprüche gönen wenn sie einen um 15:00 gehen sehen, wie z.B.: „wo willst du den hin? Hast du Urlaub?“
Damit hier eine deutliche Veränderung eintritt, muss die heutige Generation der Chefs erst aussterben. Und dazu brauchen wir etwas länger zu warten als 10 Jahre.
Solche Einstellung, wie hier bei Microsoft, bleibt für die meisten von uns ein Wunschdenken.

Peggy

09.10.2015

Ich würde gerne mehr im Home-Office arbeiten. Die Technik ist meistens nicht das Problem, sondern eher das mangelnde Vertrauen vieler Führungskräfte. Selbstdisziplin gehört schon dazu und auch, dass man sich Grenzen setzt, was die Erreichbarkeit angeht. Aber zu Hause kann ich mich besser konzentrieren als in einem Open Office. Außerdem muss ich nicht jeden Tag 2 Stunden Lebenszeit für den Arbeitsweg opfern. Aber ich verstehe auch, dass Home-Office nicht für jeden geeignet ist. Deshalb sollten Mitarbeiter die Wahl haben.

Josef K.

09.10.2015

Also ich arbeite seit 1992 im Homeoffice, früher im Vertrieb, mittlerweile im IT-Consulting.
Der Vorteil ist, dass man zuhause ungestörter arbeiten kann, als im Büro, zumal die Kollegen einen nicht durch zu lautes Telefonieren nerven.
Der Nachteil ist, dass die sozialen Kontakte zu den Kollegen, also der Smalltalk bei einem gemeinsamen Kaffee, fehlt und man dadurch manche Veränderungen im Unternehmen und der Abteilung nur bei den Firmenfesten mit bekommt.
Dennoch bevorzuge ich mein Homeoffice, denn ich kann mich auch mal um meine Enkel kümmern, und bin nicht an feste Bürozeiten gebunden.
Das fängt schon damit an, dass ich im Homeoffice erst gegen 9:00 Uhr in der Jogginghose anfangen kann. Ob ich dann bis 17:00 Uhr oder bis 20:00 Uhr arbeite entscheide ich in der Regel selbstständig.

Michael Dolatschek

09.10.2015

Mal kritisch gesagt: Vielleicht ist das der Grund, warum die Microsoft – Produkte nur halbfertig daherkommen. Das erste Update schon vor dem Verkauf. Konzentration auf das Wesentliche wär in meinen Augen sinnvoller.

Nightowl

10.10.2015

Meine Erfahrung mit Home Office ist:
es wird permanent unterstellt von den Chefs, dass man nichts tut. Deshalb automatisch vom System überwacht werden muss und zusätzlich Kontrollanrufe zweimal am Tag erhält.
Das führt zu Stress, 16-Stunden-Tagen und Arbeiten wird zur zentralen Lebensaufgabe.
Home Office ist Ausbeutung.Egal wie elegant das amerikanische Gefasel daherkommt. Von dort kann ja auch nichts Anderes kommen. Habe bei einem ähnlichen Unternehmen wie MS gearbeitet. Schlimmste Zeit meines Lebens.
Jetzt habe ich ein normales Büro mit 39 Stundenwoche ,auch kein lautes Grossraumbüro oder ein Sitzplatzsuchbüro. Feierabend ist, wenn ich gehe. Dann bleibt auch Das Handy aus. Mir geht es jetzt wieder richtig gut. So viel zu den modernen Ideen.

Annelie

12.10.2015

Unsere Firma bietet auch Homeoffice an.
Zumindest ein paar Tage im Monat sind möglich. Ich habe den Antrag gestellt, weil ich mir dadurch ein wenig mehr Flexibilität erhoffte. Habe nach mehreren Monaten Wartezeit ein 12,5“ Laptop bekommen! Für meine Art Job (Textverarbeitung im A4-Format) sieht der Gesetzgeber eigentlich einen 15“-Monitor als absolutes Minimum vor …
Darauf angesprochen, sagte man mir, ich könne mir ja noch einen separaten Monitor dazustellen. (Hätte die Firma zur Verfügung gestellt, es sind noch einige Altgeräte da.)
Ich habe aber zu Hause keine Loft, sondern Familie. D.h. der Platz, den ich zum Arbeiten erübrigen kann, ist durchaus begrenzt.
Mit vernünftiger Technik halte ich Homeoffice durchaus für eine gute Möglichkeit, Job und Familie besser unter einen Hut zu bekommen.
Aber so, wie es mir angeboten wurde, ist es nur Augenwischerei. Firmen sollen ihren Mitarbeitern gefälligst anständige Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, die ein gesundheitsgerechtes Arbeiten möglich machen. Jedenfalls, wenn sie wirklich Leistung wollen. Und die sollte, bitteschön, auch so bezahlt werden, dass es auch für eine Familie reicht.

Jürgen T. Knauf

12.10.2015

..ich finde den Ansatz toll, zumal er Individualität erlaubt. Alles kann, nichts muss – und jeder Mensch ist unterschiedlich und hat andere Wünsche und Bedürfnisse. Dem wird bei Microsoft Rechnung getragen – klasse!

Aber es müssen auch weitere Aspekte berücksichtig werden, wenn man in den Mitarbeiter den entscheidenden Erfolgsfaktor sieht. Aus meiner Sicht geht es darum, den Menschen als Ganzes zu sehen – er muss körperlich gesund, motiviert und glücklich, aber auch kreativ und innovativ sein – Körper, Geist und Seele. Und ein Unternehmen muss die entsprechenden Rahmenbedingungen dafür schaffen.

Microsoft scheint auf einem sehr guten Weg zu sein – weiter so!

Hier mein Literaturtipp zu dem Thema. Das „Kaleidoskop der Scherben“ ist ein Roman der mit dem Leser spricht, wie eine Leserin schreibt und skizziert ein ganzheitliches Konzept zur Mitarbeiterorientierung: http://www.amazon.de/Kaleidoskop-Scherben-Ein-ungewöhnlicher-Wirtschaftsthriller/dp/3981656504

Heiner Hansmann

04.02.2016

Immer wieder lustig zu lesen, wie microsoft sich die Menschlichkeit auf die Fahnen schreibt. Alle mir bekannten microsoft-Angestellten berichten das komplette Gegenteil. Da wird die Zitrone ausgepresst, bis nichts mehr kommt. Und dann: Weg damit. Eine schöne Personalchefin mit Ihrer Idee von menschlichen home-office-Bedingungen ist leider nur die eine Seite der Realität. Ein Hochglanz-Marketing-Köder ohne wirklichen Inhalt.

Jens Thomas Hoffmann

08.08.2016

Das Prinzip lehne ich kategorisch ab. Ich denke, dass sich die konservativen Arbeitszeitmethoden bewährt haben. Beruf ist Beruf und Privat ist Privat. Schließlich hat auf dem Diensthandy auch nichts Privates zu suchen, auf dem Dienstrechner nichts Privates und und und….. Familie und Beruf werden über flex@work ganz sicher derart intensiv vermischt, dass ich tatsächlich die Gefahr sehe, dass vor allem der Arbeitgeber auf Kosten der Mitarbeiter profitiert (Personalfolgekosten wie Büromieten samt Nebenkosten, Einsparung Job-Tickets etc.) und Mitarbeiter „gefangen werden, sich der Mitarbeiter immer mehr seiner Familie erklären muss. Szenario: „Kann nicht mit ins Theater – muss schnell was für den Chef fertig machen“. Warum sage ich das der Familie? Weil derChef weiß, dass das Büro immer da ist. Überall und ständig. Ein furchtbarer Gedanke………ich möchte am Ende des Tages, mal 14 Uhr, mal 16 Uhr, mal 18 Uhr….. nach Hause gehen und abschalten. „Self-Care“ ist m. E. das wahre Verantwortungsbewusstsein, ein letzter organisierter Selbstschutz gegen eine Arbeitswelt, die das Private „auffrisst“.