Revolution im Büro

Die Arbeitswelt verändert sich rasant und mit ihr die Büros: Zweierzellen waren gestern, offene Raumlandschaften mit verschiedenen Zonen sind die Zukunft. Die Menschen gewöhnen sich daran nur nach und nach. Dieser Artikel ist im Original im Beileger “FOCUS Network – 44 Seiten Karriere-Extra” des aktuellen FOCUS-Magazins (Nr. 23/2015) erschienen. In Kooperation mit XING bietet der Beileger zahlreiche weitere Karriere-Themen, Interviews, Network-Tipps, Termine und Events (zum kostenlosen Download).

Und, warum gehen Sie heute ins Büro?“ Ziemlich skurrile Frage, oder? 95 Prozent aller angestellten Büroarbeiter würden wohl antworten: „Irgendwo muss ich doch arbeiten.“ Für die kommenden Generationen klingt die Frage gar nicht mehr seltsam: Denn in den nächsten Jahren werden sich die Bürowelten verändern. Trendforscher prophezeien, dass der zukünftige Arbeitnehmer zunehmend frei und flexibel entscheiden kann, wie und wann er seine Aufgaben am besten erledigt. Und eben auch, wo. Der Arbeitgeber unterstützt ihn mit allen erdenklichen Arbeitsmitteln, die ihm überall und jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente bieten, sei es im Café um die Ecke, zu Hause oder am Ufer des nahe gelegenen Sees.

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Couch-Potato willkommen: Bei Google in Berlin sollen sich Mitarbeiter während ihrer Arbeit wie zu Hause fühlen

Der Niedergang des klassischen Büros? Mitnichten. Firmengebäude mit vielen Räumen wird es immer geben als Treffpunkt für alle Mitarbeiter und als ein möglicher Arbeitsort unter mehreren. Unbestritten ist jedoch schon jetzt, dass es in Deutschlands Unternehmen dann nicht mehr so aussehen wird wie heute: lange Gänge, von denen kleine Zimmer für ein bis zwei Mitarbeiter abgehen und an deren Ende sich Kabuffs für den Drucker und die Spül- und Kaffeemaschine befinden. Die Revolution in Deutschlands Bürogebäuden kommt nach und nach bei den Unternehmen an.

Gemeinsam ist nahezu allen, dass sie auf sogenannte Open-Space-Räume setzen: also auf Bürolandschaften mit unterschiedlichen Arbeitszonen für Einzelarbeit, Teambesprechungen, längere Telefonate, Meetings oder Videokonferenzen. Zudem gibt es Bereiche, in denen die Beschäftigten zufällig aufeinandertreffen können und sollen, etwa Lounge-Ecken, Pausen und Essensareale.

Astrid Jansen, im Vertrieb bei Microsoft Köln, arbeitet seit gut sechs Jahren in einem Open- Space-Büro ohne fest zugewiesenen Schreibtisch. Vorher saß sie in einem Zweierzimmer. Die Umstellung war „völlig unproblematisch“, betont die Kölnerin. Sie empfindet es als angenehm, dass sie sich nicht mehr auf eine einzelne Person und deren Befindlichkeiten einstellen muss. Das Open-Space-Konzept bietet ihr die entsprechenden Wahlmöglichkeiten. Jansen sucht sich im Kölner Microsoft-Standort dennoch immer wieder dieselben zwei Plätze zum Arbeiten – so wie viele ihrer Kollegen. „Natürlich hat es bei der Umstellung ab und zu gerumpelt, das tut es manchmal immer noch“, erzählt Niederlassungsleiter Johannes Rosenboom. Eine offene Bürolandschaft verlangt eben eine andere Etikette als ein kleines Doppelbüro: Handy leise stellen, bei längeren Gesprächen die Telefonkabine aufsuchen, Rückzugsräume nicht ewig blockieren.

Microsoft Köln hat für seine 420 Mitarbeiter nur noch 150 Arbeitsplätze. „Aber dass hier jemand ‚Reise nach Jerusalem‘ spielen musste, habe ich noch nie erlebt“, sagt Rosenboom, der selbst auch keinen festen Schreibtisch beansprucht. „Das muss man vorleben!“

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Team-Arbeitsplätze, Einzelschreibtische, Rückzugsräume und ein zentraler Lounge- Bereich – ein typisches Open-Space-Büro

Der Niederlassungsleiter und seine Mitarbeiter kennen inzwischen auch die Vorteile solch einer Bürolandschaft: „Sie ermöglicht spontane Gespräche, daraus entwickeln sich neue Ideen und Produkte“, sagt Rosenboom. Bestes Beispiel: ein Projekt für die Bundeswehr, das über Teamgrenzen hinweg entstand. „Das hätte es vorher nicht gegeben.“ Auch die Einsparpotenziale lassen die Firmen von den neuen Bürowelten schwärmen: Die Kosten reduzieren sich durchschnittlich um 30 Prozent, wenn sich die Firmen von den 2-Mann-Zimmern trennen und Großraumbüros einrichten. Und das selbst dann noch, wenn sie ihre offene Bürolandschaft eher wie einen Kindergartenraum für Große einrichten: mit Tischtennis-, Sandsack- oder Couch-Ecken zum Toben und Entspannen.

„Es geht heute darum, gute Mitarbeiter zu gewinnen und an die Firma zu binden“, beobachtet Stefan Rief. Der Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer- Institut IAO forscht an der Zukunft der Büroarbeit. „Die Unternehmen machen ihre Büros so unwiderstehlich, dass die Leute gern reinkommen – dass sie ein Kommunikations- und Produktivitätserlebnis haben.“

Was sich so positiv anhört, birgt allerdings auch Tücken: Firmen richten ihren Mitarbeitern natürlich nicht aus purer Nächstenliebe schicke Abenteuerspielplätze als Büros ein. Vielmehr versprechen sie sich neben der Mitarbeiterbindung auch mehr Leistung. Die digitale Revolution macht es Beschäftigten ohnehin schon schwer, Arbeit und Privatleben klar voneinander zu trennen. Dank Handy und Laptop sind sie rund um die Uhr erreichbar. Ein Büro, das dem Wohnzimmer oder Essbereich daheim gleicht, erschwert die Abgrenzung zwischen Job und Freizeit zusätzlich. Die Grenzen verschwimmen – ob zum Vor- oder Nachteil der Arbeitnehmer, bleibt noch abzuwarten.

Google treibt die Idee des Büros als Lebensraum ins Extreme. Besprechungsräume im Design von U-Bahn-Waggons, kostenloses Essen, Fitnessraum mit Trainer oder Spielezimmer sollen den Mitarbeitern ihren Arbeitstag so verschönern, dass sie nicht mehr nach Hause wollen. Trotz Open-Space- Büros bietet Google jedem Mitarbeiter einen eigenen festen Schreibtisch. Heimarbeit ist auf Dauer nicht erwünscht, Kreativität entsteht durch Zusammensein. Ob mit oder ohne eigenen Schreibtisch: Anders als das Thema Großraumbüro suggeriert, kann das Konzept offener Bürolandschaften eines der größten Probleme in Deutschlands

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Kuschelecken, Café- Atmosphäre oder ein Schreibtisch to go im Eingangsflur: Deutschlands Büros verändern sich immens

Hauptverwaltungen und Niederlassungen lösen: den immensen Lärmpegel. „Das große Thema aller Büroarbeiter ist die Reduktion des Lärms“, sagt Philipp Müller, Marketingleiter bei den Vereinigten Spezialmöbelfabriken im baden-württembergischen Tauberbischofsheim. „Was hilft mir mein Zweierbüro, wenn mein Kollege dauernd telefoniert? Da habe ich doch weniger Ruhe als in der Rückzugszone eines Open Space-Büros“, betont er.

Das Büro der Zukunft bietet für Schwierigkeiten wie diese jede Menge intelligentes Inventar: Schrankfronten absorbieren Schall, abgerundete Schreibtischkanten schonen die Handgelenke, antimikrobiell beschichtete Materialien vermindern das Ansteckungsrisiko. Akustik-Segel an der Decke können die hohen Frequenzen herausfiltern, gelochte Kunststoffschichten mit Absorptionsmatte unter dem Teppich die tiefen. Sogenannte Soundmasker spielen eine Art Natur-Rauschen in den Raum und erzeugen damit ein angenehmes Ruhegefühl.

An technischen Finessen für die Arbeitsgeräte wird es im Büro von morgen ebenfalls nicht mangeln: Büroplaner und Technikexperten haben bereits Lösungen parat, wie sich Laptop & Co. aufladen und die Daten darauf mit anderen teilen lassen. „Das Laden per Induktion, also durch bloßes Auflegen etwa auf eine Schreibtischfläche, ist ein Trend“, sagt Fachmann Müller von den Vereinigten Spezialmöbelfabriken. „Technisch ist das schon möglich, aber die Gerätehersteller haben sich noch nicht auf einen gemeinsamen Standard geeinigt.“

Martin Rohde vom Lichtspezialisten Trilux geht noch einen Schritt weiter: „Eines Tages werden wir unsere Wunschparameter an Beleuchtung, Temperatur oder Sauerstoffzufuhr per App an jeden Ort eines Open-Space-Büros mitnehmen.“ Schon jetzt kann Bürobeleuchtung je nach Farbspektrum Konzentration und Aktivität oder Entspannung fördern oder sich selbsttätig aus- und einschalten, wenn niemand im Raum ist oder das Tageslicht nachlässt.

zitat2Selbst das ausgeklügeltste Bürokonzept gelingt jedoch nur dann, wenn die Unternehmen ihre Mitarbeiter gezielt mit einbinden. Unabhängig davon, ob es um offene Bürolandschaften mit oder ohne eigenen Schreibtisch geht – Arbeitsgruppen und Pilotphasen mit einigen Freiwilligen oder einzelnen Abteilungen sind für Ralf Freter, Büroplaner beim Rosenheimer Einrichtungskonzern Steelcase, unerlässlich: „Ruhig auch mit den Bedenkenträgern. Und das Ganze muss unter Last laufen, also mindestens drei Monate.“ Zu Beginn einer Planung stellen Freter und seine Kollegen daher den Chefs und ihren Mitarbeitern viele Fragen: Was will das Unternehmen erreichen? Wie arbeiten die Angestellten jetzt? Tabu ist hingegen die Frage, wie der zukünftige Arbeitsplatz aussehen soll. Aus Erfahrung wissen die Steelcase- Experten, dass sich viele Menschen mit Veränderungen extrem schwertun.

Unternehmen, die auf die Bürowelt von morgen setzen wollen, müssen daher viel Überzeugungsarbeit leisten: Die meisten Arbeitnehmer wünschen sich noch ein „normales“ Büro, das sie mit einem Kollegen teilen. Selbst unter den angeblich so flexiblen „Digital Natives“, also den 18- bis 25-Jährigen, bevorzugen 70 Prozent einen fest zugewiesenen Schreibtisch gegenüber einem Büro, in dem sie wie ein Nomade von hier nach dort ziehen.

Michael Kastner, Leiter des Instituts für Arbeitspsychologie und Arbeitsmedizin in Herdecke, überrascht das nicht: „Wir sind Höhlentiere und brauchen eine Heimat, einen festen Platz, an dem wir ungestört arbeiten können.“ Sein Traum- Bürohaus hätte zwei Arbeitsplätze für jeden Büroarbeiter: ein Zimmer, in dem er morgens konzentriert arbeitet und einen zweiten Schreibtisch im Open Space für die kommunikative Arbeit nachmittags. Ein teurer Vorschlag, bei dem viele Unternehmen abwinkten.

Um ihre Mitarbeiter an die neue Bürowelt heranzuführen, gehen Unternehmen auch Kompromisse ein: Bernd Fels vom Beratungsunternehmen if5 in Wolfsburg zum Beispiel zieht auf Wunsch in Open-Space-Büros wieder mehr Wände ein. Er schafft so Kojen, die an zwei Seiten abgeschlossen sind und mehr Konzentration ermöglichen sollen.

Eine weitere Alternative: Co-Working-Spaces – große Lofts, in denen jeder einen Arbeitsplatz auf Zeit mieten kann. Sie bieten Firmen die Möglichkeit, mit der neuen Bürokultur zu experimentieren. Die TUI hat als erster deutscher Konzern vor vier Jahren in Hannover einen Co-Working-Space gegründet: das Modul 57 mit 22 Arbeitsplätzen. Erklärtes Ziel war der Zugang zur Kreativszene und zu anderen Netzwerken.

„Die Atmosphäre hier ist offen und kommunikativ. Mittlerweile waren schon viele hundert Kollegen hier“, sagt TUI-Vertriebsspezialist Fabian Heuer, der auch für das Modul 57 verantwortlich ist. Er selbst arbeitet etwa einmal wöchentlich dort, manchmal auch einige Wochen am Stück. Der 33-Jährige glaubt, dass ihn das Modul 57 produktiver gemacht hat. „Aber vor allem zufriedener. Der Wechsel zwischen den Arbeitsplätzen macht Spaß und hilft, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren.“

Text: Iris Röll / Fotos: SoundCloud/Skulptur: Us, Robert Brands, Frank Schinski/Ostkreuz, Presse 


cover4 x jährlich erscheint das “FOCUS Network – 44 Seiten Karriere-Extra” als Beileger des  FOCUS-Magazins. In Kooperation mit XING informiert der Beileger über Job & Karriere, die neue Arbeitswelt, mit Interviews, Reportagen, Network-Tipps, Terminen und Events. Die aktuelle Ausgabe „Die Anders-Macher“ ist in der Woche vom  30. Mai bis 5. Juni 2015 am Kiosk erhältlich.

7 Kommentare

Oliver Tacke

31.05.2015

Ich war im vergangenen Jahr zu Gast bei Google in Dublin und war begeistert. Bei meinem Arbeitgeber in Deutschland — ich arbeite im Öffentlichen Dienst — wird sich wohl aber auch in den nächsten 20 Jahren nichts tun und die Flure mit 2-Personenbüros an der Tagesordnung bleiben.

Rengifo

01.06.2015

Probably the one writting this article never reads the guardian :) http://www.theguardian.com/news/2013/nov/18/open-plan-offices-bad-harvard-business-review

RalfLippold

01.06.2015

A hybrid of open and semi-„closed“ work space within an office landscape is key.

People are very differently conditioned to what they like/dislike of their work environment (especially in the setting).

People who deal with numbers certainly don’t appreciate the open office atmosphere. Whereas people who are dependent on their colleagues, especially other departments, to solve together daily uprising challenges and improve running processes can very much benefit from open office landscape.

Personally I have been through very different open office landscape (flood crisis call center and a new automotive plant).

There is no one silver bullet, rather various paths in the evolution of #Arbeit40 #Work40 (from a most often seen current state of 2-person cubicles/offices).

Laura Bennesse

01.06.2015

Wir sind vor Jahren mit der Firma umgezogen, vorher Einzelbüro, jetzt open space (zwischen 4 und 12 Plätze), angeblich weil es ja so toll die Kommunikation verbessert. Meiner Ansicht nach verbessert es die Kommunikation NICHT, dafür kann man sich deutlich schlechter konzentrieren, weil immer einer am telefonieren ist und man ständig aus seiner Arbeit gerissen wird, wegen der Geräuschkulisse. Wenn ich mich richtig konzentrieren will (muss), muss ich Homeoffice machen. Vielleicht ist das ja von den Firmen gewollt, denn damit spart man natürlich langfristig physische Arbeitsplätze. 2er Büro ist allerdings genauso schlecht wie open space, je nach dem wieviel der Zimmergenosse redet und telefoniert. Ich will mein Einzelbüro zurück!

Alexandra

01.06.2015

Laura, das kann ich voll und ganz nachfühlen. Ich kann auch nur etwas leisten wenn ich in Ruhe arbeiten kann.

Britta Aufermann

02.06.2015

Ich denke, dass diese Ideen bezüglich neuer Räumlichkeiten nach den verschiedenen Arbeitspräferenzen der Mitarbeiter Sinn machen. Beispiele:Jemand, der kreativ sein möchte und Austausch und Inspirationen braucht, sollte auf jeden Fall ein Idea-Lab oder einen Co-Working-place zur Verfügung haben, während Umsetzer Raum für Konzentration benötigen. DA sich das Verständnis von Arbeit in den nächsten Jahren sehr verändern wird, wird es auch Räume für Gamification am Arbeitsplatz, Chill-out-Areas und ähnliches geben. Über Kopfhörer mit binaural-beats wird die Konzentration erhöht werden und in weiter Zukunft wird es auch Kuschelräume für Mitarbeiter geben, um den Cortisolspiegel abzubauen. Es wird nicht mehr so bleiben wie es zur Zeit noch ist. Und das wird richtig Klasse, denn dadurch wandelt sich die gesamte Arbeitswelt und Menschen werden viel offener für Innovationen und Kreativität. Schon jetzt zeichnen sich Entwicklungen ab, die auf immer mehr Selbstbestimmung und Mitbestimmung von Mitarbeitern verweisen. Warum sollten wir da noch Hierarchien haben oder in den herkömmlichen Büros arbeiten?

Ruth Blunier

02.06.2015

Wichtig im Workplace-Management ist der effiziente Einsatz der Ressourcen Mensch und Infrastruktur. Es sollte eine hohe Passung der Aufgaben mit der Arbeitsumgebung erzielt werden, funktional, sensorisch und emotional. Dabei spielen die Haupttätigkeiten, Strategie, Unternehmenskultur und Image wichtige Rollen in der Arbeitsweltgestaltung.