Selbstständigkeit & Gründung

Ratgeber für Freelancer: Selbstorganisation ist alles

Mit Kunden und Jobs zu jonglieren und dabei aufzupassen, dass es auch noch mit Freizeit, Erholung und Familie klappt, ist die große Kunst beim Freelancer-Dasein. Das kann unser Autor Stefan von Gagern aus eigener Erfahrung bestätigen. Hier kommen seine Tipps fürs tägliche Selbstmanagement.

„Selbstständig heißt: selbst und ständig“, der überstrapazierte Freelancer-Witz klingt doof, aber ist ein Horror-Szenario, das schnell wahr werden kann. Als Freelancer und vor allem Einzelkämpfer ist man ständig den Gezeiten ausgesetzt, sprich den Kunden. Manchmal wollen alle etwas und zwar bis gestern, manchmal keiner. Insgesamt klappt der ständige Drahtseilakt bei mir trotzdem, sogar sehr gut. Zu meinen Grundsätzen, die ich mir von Anfang an gesetzt hatte und einhalte, gehört es, immer sauber, pünktlich und zuverlässig zu liefern: Als Freelancer verkaufe ich ein Produkt, meine Arbeit. Pünktliche Lieferung gehört zur Qualität und zum guten Service. Das klingt selbstverständlich, ist aber nicht unbedingt immer so.

Ich kenne gut die andere, die Auftraggeberseite. Früher, als Festangestellter, musste ich oft Freelancer beauftragen und ihre Arbeit einsammeln. Es gab einige, bei denen ich schon einen Termin-Puffer von einer Woche eingebaut habe. Und trotzdem musste ich oft am Stichtag nachhaken und bekam dann, nach diversen Ausreden, die mich nicht interessieren, und mit mehrfacher Verspätung halbfertige Baustellen geliefert. Das Ganze ist ein lästiger, wie unnötiger Kraftakt, mit absehbaren Folgen: Wenn man als Auftraggeber die Möglichkeit hat, einen anstrengenden Freien mit einem Zuverlässigen zu ersetzen, wird man ihn gerne und schnell los. Zuverlässigkeit sichert, dass die Kunden gerne mit Folgeaufträgen kommen, damit immer gut gefüllte Auftragsbücher und am Ende die – eigentlich immer ungewisse – Zukunft.

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Der Schlüssel zum Erfolg ist für mich gutes Selbstmanagement. Organisiert sein, konsequent und motiviert arbeiten, ohne ins Schleudern zu kommen. Oft sind es ganz simple Dinge, die dabei helfen. Sie klingen oft selbstverständlich, sind aber dann doch gern nicht gemacht. Hier sind meine wichtigsten Tipps:

1. Überblick behalten
Wenn man nicht einen, sondern viele Kunden hat, die regelmäßig oder unregelmäßig mit kleinen oder großen Aufträgen aus verschiedenen Bereichen kommen, wird es gern mal spannend, überhaupt noch durchzublicken. Oft weiß ich auch nicht, wo ich gerade anfangen soll, den Berg abzuarbeiten. Vieles habe ich im Kopf, aber das wird gern mal zu viel. Dann kommt die gute alte To-Do Liste ins Spiel. Ich habe mehrere davon, übertreibe es aber nicht. Es sind drei, mit simplen Titeln wie „Aufträge“, „Akquise“ und „To Do“. Die erste enthält die aktuell laufenden Jobs, die zweite alles was gerade in der Pipeline ist und die dritte die vielen Nebenaufgaben wie Rechnungen, Steuerkram oder Büromaterial. In jeder Liste priorisiere ich die Aufgaben. Wenn es einen Termin gibt, packe ich ihn dazu, erledigte Dinge werden abgehakt.

2. Digitale Helfer
To-Do Listen kann man auf Zetteln führen. Ich finde es inzwischen allerdings digital praktischer und nutze einfach die „Erinnerungen“-App auf meinem Mac. Per iCloud landen dann alle Änderungen auf meinem iPad oder iPhone. Unterwegs kann ich auch Aufgaben eintragen, wenn mir etwas auf einem Event oder in der U-Bahn einfällt. Sie können natürlich auch Outlook, Google Kalender, Wunderlist oder was auch immer nutzen. Hauptsache, es geht schnell und einfach und passt zu ihnen. Hier kommt nämlich noch der zweite, wichtige Tipp: Diese Tools und Apps klappen auf Dauer nur, wenn man sie supersimpel nebenbei, ohne großen Aufwand pflegen kann. Workflow-Monstern droht oft das frühe Aus, weil man oft viel zuviel Zeit dafür braucht, seine Zeit damit zu planen. Trotzdem: Digitale Helfer sind an vielen Stellen gut. Auch für meine Notizen zu Briefings, Brainstormings, Honorarverhandlungen & Co. Wichtiges daraus übertrage ich immer in meinen Rechner. Das kann ich irgendwann mal per Suchfunktion wieder hervorzaubern, ohne mich ewig durch Zettel und meine Moleskine-Notizbücher zu wühlen.

3. Den eigenen Rhythmus finden
„Ich bin frei und kann arbeiten, wann ich will“. Den Spruch hab ich schon öfter gehört und er stimmt auch. Oft kommt er aber von den Kollegen, die nie am Wochenende Zeit für die Kneipe haben, weil noch etwas nicht fertig geworden ist. Ich nutze auch gern die Freiheiten, die man als Freelancer hat. Trotzdem halte ich wenig davon, das Wochenende, freie Abende und Feiertage per Standard abzuschaffen, nur weil man frei ist. Ich denke, es ist cleverer acht Stunden am Tag effizient zu arbeiten, als täglich den halben Tag zu überlegen, ob man heute arbeitet oder nicht. Dann geht der freie Abend flöten und man schafft auch nicht mehr, als wenn man früh zur festen Startzeit loslegt. Ich habe festgestellt, dass morgens meine kreativste Zeit ist. Bevor die ersten Kundenmails kommen, wenn ich noch frisch bin, und nicht das Nachmittags-Koma einsetzt. Also mache ich mich in der Frühe gern an kreative Arbeiten, wo Ideen gefragt sind. Wenn ich etwas abarbeiten muss, dann eher am Nachmittag. So spießig wie es klingt: In den normalen Kernarbeitszeiten geht einfach am meisten voran, weil man Kunden und Kollegen erreicht, Antworten bekommt. Weil die auch gerade arbeiten. Und weil ich unter der Woche vorankomme, bleiben meine Abende und die Wochenenden meistens frei. Klar, in Stoßzeiten arbeite ich auch mal abends und am Wochenende. Aber nur in Ausnahmen, denn die Erholung am freien Wochenende ist Grundlage für die nächste produktive Woche.

4. Störungsfreie Phasen schaffen
Man ist täglich im Kreuzfeuer von E-Mails, Telefon, Messenger-Nachrichten über WhatsApp, XING, Facebook, Twitter & Co. Dann klingelt noch das Telefon und Handy. Das ständige Rausgerissenwerden und wieder Reindenken kann manchmal anstrengender sein, als die Arbeit selbst. Für manche sehr kreative Arbeiten, wo ungestörte Ruhe wichtig ist, gibt es nichts besseres als abends oder am Samstag ungestört und ohne Unterbrechungen ranzugehen – zum Beispiel für Konzepte. Auch eine lange Fahrt im ICE, bei der man offline ist, kann da Wunder wirken. Manchmal wirkt es auch Wunder, eine Pause zu machen. Einfach eine Runde laufen zu gehen und sich in der Natur die zündende Idee abzuholen, als sich vor dem Rechner das Hirn zu zermartern.

5. Flauten produktiv gestalten
Flauten sind im Freelancer-Dasein normal und sogar sehr wichtig. Schon mal um aufzuatmen und den Kopf wieder frei für Neues zu räumen. Wenn gar nichts los ist, fällt es schwer, in solchen Zeiten cool zu bleiben. Aber es ist auf jeden Fall besser, den Leerlauf produktiv zu nutzen, als sich graue Haare dabei wachsen zu lassen. Es gibt immer Aufgaben, die gerade dann gut passen: neue Ideen sammeln, mehr Netzwerken, sich bei potenziellen Neukunden endlich mal melden, lang Aufgeschobenes endlich lostreten, neu orientieren, sich über etwas schlau machen, das Büro entrümpeln, Rechner oder den eigenen Webauftritt auf Vordermann bringen und und und…

6. Die Kunst des Nein-Sagens
Das ist eigentlich ein Witz, dass ich das sage, denn ich bin als Ja-Sager bekannt. Es gibt wenig, was mich nicht interessiert. Wenn mir jemand einen Info-Termin anbietet, einen Event oder ein Meeting, sage ich gern zu. Kann ja nicht schaden. Und besonders bei Aufträgen, die gut klingen, ist Nein zu sagen noch schwieriger. Aber ich meine gar nicht unbedingt Aufträge, bei denen man tatsächlich oft einfach auch Ja sagen will und muss, gerade bei treuen, guten Kunden. Irgendwann musste ich aber lernen, dass die Zeit knapp und begrenzt ist. Also gilt es in Zeiten wo viel los ist, die Zeitfresser zu identifizieren, die mich bei den Jobs, die gerade auf dem Zettel stehen und wichtig für mein Geschäft sind, unnötig aufhalten. Das kann alles Mögliche sein: Ein verzichtbarer Business-Trip, lange Meetings, bei denen man doch nicht dabei sein muss, oder ein Termin, der nur eine Stunde dauert – mich aber mit Anreise einen ganzen Tag kostet. Und oft muss man gar nicht komplett Nein sagen. Warum den Termin nicht per Telefonkonferenz trotzdem machen und Zeit gewinnen?

7. Deligieren lernen
Viele Freelancer steuern Richtung Burn-out, weil sie alles selbst machen – und selbst machen müssen. Und tatsächlich ist es in vielen Freelancer-Jobs sehr schwierig bis unmöglich, überhaupt etwas rauszugeben. Ich schreibe natürlich auch alle Texte, unter denen mein Name steht selbst. Aber wenn ich ganze Hefte oder Online-Portale füllen soll, hole ich Verstärkung. Und auch neben dem eigentlichen Hauptjob gibt es Möglichkeiten: Der Steuerberater kann die Buchführung und Steuererklärung einfacher machen, Kollegen können bei Teilaufgaben wie zeitaufwändigen Recherchen unterstützen, Babysitter bei der Kinderbetreuung, ein IT-Crack bei schweren Rechnerproblemen helfen und vieles mehr. Jede Entlastung hilft, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren, die am Ende die Qualität der Arbeit ausmachen.

(Aufmacherbild: Freelancer-Arbeitsplatz „Betahaus“ (in Hamburg) / Foto: flikr / Betahaus under CC-Licence)

4 Kommentare

V. Nagata

10.04.2015

Im Großen und Ganzen stimme ich Ihnen zu.
„Selbstständig“ heißt, dass man sich und sein Zeitbudget + Arbeitspensum ständig im Auge behalten und den im Hintergrund maulenden Schweinehund immer wieder zur Ruhe bringen muss. Das erfordert dauerhaft ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Um so mehr, wenn noch eigene Kinder ins Spiel kommen. Da sind Unterbrechungen vorprogrammiert, wenn man nicht einen Lebensgefährten hat, der mitspielt und einem den Rücken freihält. Oder sich eine Haushaltshilfe / Nanny leisten kann.
Größten Respekt verdienen daher meiner Ansicht nach alleinerziehende Selbstständige, die es schaffen, Job, Familie und Freizeit unter einen Hut zu bringen – und ganz nebenbei auch noch ihre Gesundheit im Auge zu behalten!
Für Selbstständige mit Kindern sind daher die Punkte 4, 6 und 7 besonders wichtig, sonst droht der Burnout.

Andreas

10.04.2015

Selbstorganisation ist sicherlich ein Schlüsselfaktor, um längere Zeit als Freelancer überleben zu können. Und so kann man das dann bis zum Ruhestand irgendwie durchhalten.

Auf die Dauer würde ich aber jedem Freelancer raten, zu versuchen, aus der Zeit-gegen-Geld-Mühle rauszukommen.

Das heißt z. B., eigene Produkte zu entwickeln oder zunehmend mehr zu delegieren bzw. abzugeben. Nie zuvor gab es mehr Möglichkeiten, dank Internet auch dann zu verkaufen, während man am Strand Cocktails schlürft.

Margit S.

13.04.2015

Die Tipps sind gut und es schadet auch nicht, in diesem Zusammenhang auch wieder an Selbstverständlichkeiten wie z.B. Zuverlässigkeit zu erinnern. Zu einer professionellen Arbeit und Präsentation v.a. im Textbereich gehört aber auch korrekte Rechtschreibung. Bei diesem Artikel fehlt es leider vor allem bei der Interpunktion und beim Stil in der Formulierung. Da fehlen Kommata an vielen zwingend notwendigen Stellen, z.B. bei Relativsätzen. Und mit dem Satz „Ich habe festgestellt, dass früh meine kreativste Zeit ist.“ ist wohl gemeint, dass „in der Früh“ eine gute Zeit zum Arbeiten ist.

Ralf Klassen

13.04.2015

Liebe Margit S., danke für Ihren „Korrektur“-Kommentar. Da ist tatsächlich aus Versehen eine nur teilweise bearbeitete Textversion in unser Publishingsystem gerutscht. Wir haben das geändert. Vielen Dank nochmal.
Beste Grüße aus der spielraum-Redaktion,.